Emplois saisonniers
Les étudiants peuvent postuler à des emplois saisonniers via un formulaire en ligne sur le site internet de l’hôpital. L’application les guide via les différentes étapes à suivre et les garde informés de l’avancée du processus.
Réduction du temps de travail (6 processus différents)
Via un portail, les collaborateurs de l’hôpital ont la possibilité de modifier leur planning de travail pour différents motifs : crédit d’heures, congés parental, congés pour soins palliatifs, etc. Le service RH gère les différentes étapes, à partir de l’approbation des modifications du contrat et effectue les ajustements nécessaires dans les systèmes d’information.
Création d’un nouvel utilisateur
L’automatisation des processus assiste les services administratifs tout au long des différentes étapes du recrutement de nouveaux collaborateurs : création de compte utilisateur, modifications dans les systèmes informatiques, notifications aux services logistiques (par exemple, gestion des badges, téléphone, formation, communication).
Arrivée / départ d’un collaborateur
Workflower coordonne et gère toutes les tâches (administratives, informatique, etc.) des services concernés lors du recrutement d’un nouveau collaborateur, d’un changement de fonction ou de service, ou pour un départ.
Ce processus coïncide en partie avec le processus de création d’un utilisateur (étapes administratives et informatique) mais couvre un périmètre plus étendu. Il peut par exemple aussi être utilisé pour la commande des tenues de travail et s’assure que le service communication est informé. Le processus Workflower se prolonge au-delà de l’étape initiale : les étapes suivantes, dans le cas d’un changement ou d’un départ, font également l’objet d’un suivi.
Procédure de qualité de vie au travail
Arrivée d’un nouveau praticien
Workflower assure le suivi des étapes administratives du parcours de recrutement des nouveaux médecins : collecte des documents nécessaires, vérification des sources, enregistrement des données de facturation, création des comptes utilisateur, suivi des formations « e-learning », signatures des contrats et documents d’accompagnement, communication sur la mission, etc.
Des actions spécifiques complètent le processus en fonction du service d’affectation : matériel médical nécessaire, communication avec le service, etc. La fonction de suivi lorsque le praticien quitte l’hôpital, de même que celle de la mise à jour de documents durant la mission du praticien dans l’établissement, seront prochainement intégrées à Workflower.
Gestion des codes IFIC
Chaque collaborateur est associé à une description de fonction (dans une liste de 218) correspondant à une nouvelle proposition de rémunération. Ces fonctions sont découpées en 20 classifications, chacune avec un nouveau barème salarial. Workflower fluidifie la communication avec les collaborateurs et informe le service RH de la décision des collaborateurs d’adhérer ou pas au système.
Demande d’absence et de formation
Ce processus gère les demandes de congés et de formations, intégrant pour ces dernières l’option d’évaluation des sessions suivies.
Suivi du statut de vaccination (grippe, Covid)
Avec Workflower, l’hôpital a mis en œuvre une plateforme centrale de traçage et de suivi du statut de vaccination de tous ses collaborateurs sur les différents sites. Les données personnelles sont extraites de la base de données des praticiens et du personnel hospitalier via des interfaces existantes, et sont automatiquement saisies dans le formulaire d’inscription. Un fichier contenant une vue d’ensemble de toutes les données relatives aux vaccinations peut être généré grâce à la fonctionnalité de production de rapports de l’application. Les données peuvent ensuite être importées dans l’application dédiée à la médecine du travail de l’hôpital.