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L’hôpital AZ Sint-Lucas de Bruges automatise le suivi des demandes d’accès par les patients à leur dossier médical

WORKFLOWER USE CASE

Les patients disposent d’un droit légal de consulter leur dossier médical et d’en recevoir une copie. Cette demande peut être faite en remplissant un formulaire disponible auprès du médiateur de l’hôpital ou sur le site internet de l’établissement, puis en adressant simplement ce formulaire complété à l’hôpital.

Mais comment l’hôpital peut-il s’assurer que la réponse aboutit bien au bon demandeur ? Le traitement effectué répond-il bien à toutes les règles et obligations réglementaires ? Qu’en est-il de la protection de la vie privée des patients et de la conformité à la nouvelle réglementation RGPD ? Et comment l’hôpital gère-t-il le nombre croissant de demandes patients, de plus en plus impliqués directement dans le suivi de leur santé ?  En apparence, un simple processus devrait suffire mais ce n’est pas si évident…

 

 


Solution

L’hôpital AZ Sint-Lucas à Bruges n’a pas eu à chercher très longtemps une solution : utilisant déjà Workflower pour l’automatisation de plusieurs flux RH, l’établissement a choisi d’exploiter le même outil pour gérer les demandes d’accès des patients à leurs données médicales. Le département informatique de l’hôpital, qui maîtrisait déjà la solution et son approche orientée processus, a ainsi pu réaliser en interne les développements nécessaires.

Qu’en pensent les utilisateurs ?

« Dans les années à venir, nous nous attendons à recevoir un grand nombre de demandes de consultation ou de réception de leurs dossiers médicaux de la part des patients. Nous devons être prêts. Nos patients ont déjà la possibilité d’accéder à leurs dossiers sur le site internet. Mais s’ils demandent à consulter des informations plus anciennes conservées sur papier, un suivi électronique de ce processus est indispensable. Nous nous devons de donner correctement une suite à toutes les demandes, de respecter les délais légaux ainsi que la vie privée de nos patients. De plus, aucune demande ne doit être perdue et toutes les questions doivent être traitées. »

Kristof Duthoy, Responsable TIC, Hôpital AZ Sint-Lucas, Bruges

 

 


Comment ça marche ?

  • Le patient complète le formulaire disponible sur le site internet de l’hôpital.
  • Le formulaire est réceptionné par le juriste de l’hôpital qui s’assure que tout est complet et conforme à la réglementation :
    Les données d’un patient décédé ne peuvent être consultées que par les ayants-droits. Si le patient est mineur, les parents demandeurs doivent joindre un certificat de composition de famille, etc.
  • Si le juriste n’est pas disponible, une procédure d’escalade est mise en œuvre afin de respecter les délais légaux. Dans ce cas, la demande est transmise au directeur médical ou, en son absence, au directeur général.
  • Le patient est informé si son dossier est incomplet ou si lui-même n’est pas enregistré dans l’hôpital en tant que patient.
  • Si le dossier est complet, la demande est transmise et gérée par l’unité responsable des dossiers de soins infirmiers. Si celle-ci manque de temps pour la traiter, la demande est envoyée à l’administrateur des DPI pour le suivi.
  • Les patients désirant obtenir une copie de leur dossier médical le recevront par courrier. S’ils souhaitent consulter leur dossier médical à l’hôpital, ils sont contactés par téléphone pour convenir d’un rendez-vous.
  • Une notification automatique est envoyée lorsque le délai légal est sur le point d’expirer.
  • Le processus est considéré terminé lorsque le patient a reçu un retour.
  • Des documents standard sont disponibles pour chaque type de retour.  Ils sont envoyés au patient par voie électronique ou par courrier postal (si l’adresse courriel n’est pas connue).