Op de HR-afdeling breekt een drukke periode aan. Uw collega’s smeden vakantieplannen en u moet ervoor zorgen dat er continu handen genoeg zijn om al het werk te verrichten. Gelukkig zijn er jobstudenten die een aantal taken op zich kunnen nemen. Maar hoe krijgt u de vakantieregeling vlot ingevuld, zonder dat u zelf in tijdnood raakt?  

KANT-EN-KLAAR WORKFLOWERPROCES HELPT OM AANVRAGEN VAKANTIEJOBS EFFICIËNT EN SNEL TE VERWERKEN

Amaron heeft met Workflower het standaardproces ‘Jobstudent gezocht’ ontwikkeld, dat in elke zorgorganisatie ingezet kan worden. Workflower stuurt alle stappen in het proces automatisch aan en zorgt ervoor dat alle betrokkenen de informatie krijgen die ze nodig hebben.

Voor 2.000 euro per jaar (prijs excl. btw) kan ook uw zorginstelling gebruik maken van dit kant-en-klare proces (actie geldig van 1 februari tot 30 september 2019).

---

HOE VERLOOPT HET PROCES JOBSTUDENT GEZOCHT?

• Via een link op de website van uw zorgorganisatie krijgen de studenten die zich kandidaat stellen voor een vakantiejob toegang tot een webformulier.
• Ze vullen dit formulier in, drukken op de verzendknop en ontvangen via e-mail een bevestiging dat hun kandidatuur goed is aangekomen.
• Op basis van de ingegeven data wordt er op de HR-afdeling een takenlijst gecreëerd zodat de HR-medewerkers precies weten welke kandidaten ze moeten evalueren.
• De HR-medewerkers koppelen de kandidaturen aan een bepaalde categorie van werk (zorg, niet-zorg); ze bepalen of er al dan niet een interview vereist is en aanvaarden de kandidatuur of wijzen die af.
• De jobstudenten ontvangen een automatisch gegenereerde e-mail die hen op de hoogte brengt van het eerste evaluatieresultaat en van de volgende stappen in het aanwervingsproces.
• Op basis van de gegevens van de afgehandelde taken kunnen de HR-medewerkers overzichtslijsten genereren, bijvoorbeeld van alle aanvaarde jobstudenten, van alle studenten waarvoor een interview geregeld moet worden of van alle jobstudenten die in een niet-zorgafdeling gaan werken.

VOORDELEN

Voor de HR-afdeling:

• Het volledige proces is taakgebaseerd en de takenlijst is altijd actueel.
• Uw medewerkers hoeven slechts een minimum aan gegevens zelf te registreren en e-mails worden automatisch gegenereerd.
• U vermijdt dat er twee personen met dezelfde kandidatuur bezig zijn of dat er kandidaten vergeten worden.
• De gegevens kunnen geëxporteerd worden naar Excel voor verdere acties of verwerking.

Voor de studenten:

• Ze kunnen snel en eenvoudig hun gegevens delen.
• Hun kandidatuur raakt niet verloren.
• Ze krijgen bevestiging van ontvangst van hun kandidatuur en worden op de hoogte gehouden van het eerste evaluatieresultaat.

CLOUD EN GDPR

• Het volledige proces ‘Jobstudent gezocht’ draait op een Amaron-server in de cloud.
• Voor het cloudplatform gebruiken we een Azure GDPR-compliant blueprint: https://docs.microsoft.com/en-us/azure/security/blueprints/gdpr-paaswa-overview.
• Uw zorginstelling is en blijft te allen tijde de eigenaar van de gegevens die via dit proces worden verzameld en uitgewisseld.
• Meer informatie hierover vindt u in het document Data Protection Impact Assessment (DPIA) voor het proces jobstudent gezocht.

PRAKTISCH

• Het basispakket Jobstudent gezocht kost 2.000 euro per jaar (excl. btw 21%). Deze actie is geldig van 1 februari tot 30 september 2019.
• Dit pakket omvat het kant-en-klare basisproces, het aanvraagformulier voor de student, e-mails en overzichtslijsten (zie Bouwstenen).
• Het aanvraagformulier en de e-mails die uitgewisseld worden, zijn gepersonaliseerd met het logo en de contactgegevens van uw organisatie en ze vermelden de verantwoordelijken die het proces opvolgen.
• Als u dit wenst, kunnen we het hele proces verder afstemmen op uw specifieke werkwijze. Hiervoor kunnen we u een afzonderlijke offerte bezorgen.

INTERESSE?

• Neem contact met ons op via e-mail naar info@amaron.be of telefonisch op het nummer 0495 79 00 24. Samen met u overleggen we dan graag over de verdere stappen.
• Binnen de twee weken na uw bestelling kunt u aan de slag met het proces ‘Jobstudenten gezocht’. Implementatie start vanaf 15 maart 2019.