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Le service central de prêt de l’hôpital Heilig Hart de Lierre utilise Workflower pour la gestion du matériel infirmier

CAS D’UTILISATION DE WORKFLOWER

Un nouveau patient arrive dans le service d’orthopédie. Le patient a besoin d’un fauteuil roulant, mais il n’y en a pas de disponible dans le service. L’infirmière de service commence à appeler ses collègues des autres unités et parvient à obtenir un fauteuil roulant dans le service de radiologie. Après que le patient a quitté l’hôpital, le fauteuil roulant est laissé en orthopédie. Au final, personne ne sait exactement d’où vient ce fauteuil roulant.

 

 


Solution

Afin d’utiliser efficacement le matériel disponible et d’éviter de le perdre, l’hôpital Heilig Hart de Lierre travaille avec un service central de prêt. Chaque service dispose toujours de son propre stock de base de matériel infirmier courant, mais lorsque ce stock est épuisé, il peut faire appel au service central de prêt.

Un processus Workflower lié à la plateforme de gestion des actifs Ultimo et au système d’information hospitalier (SIH) permet de gérer efficacement la gestion des demandes de ressources supplémentaires. Les services peuvent facilement trouver l’équipement dont ils ont besoin pour leurs patients, et le service des prêts a une parfaite vue d’ensemble de l’emplacement de chaque équipement.

Qu’en pensent les utilisateurs ?

« Avec ce projet, nous voulons d’une part réduire les coûts en fournissant de manière centralisée un certain nombre d’appareils et de matériels pour l’ensemble de l’hôpital. Cela signifie que les départements n’ont plus besoin d’avoir leur propre stock. D’autre part, nous pouvons désormais mieux contrôler l’état et la maintenance des équipements. En numérisant et en automatisant en grande partie ce processus, nous pouvons également retracer les équipements que nous avons en stock, ceux qui sont utilisés et l’endroit où ils se trouvent à tout moment. »

Raf Jacobs, coordinateur transport de patients / morgue / assistants alimentaires

 

 

 

Quel est le déroulé du processus ?

  • Lorsqu’un nouveau patient est admis, l’infirmière remplit un formulaire Workflower pour demander un fauteuil roulant supplémentaire (ou une paire de béquilles…) au service central de prêt. La demande est directement liée aux données du patient provenant du système d’information hospitalier.
  • Un membre du service de prêt sélectionne l’équipement le plus approprié pour le patient et le met à disposition pour la collecte. Certains contrôles sont effectués préalablement. Par exemple, s’il s’agit d’un équipement qui doit faire l’objet d’une maintenance ou d’une inspection dans un avenir proche, l’employé recevra une notification.
  • L’employé de la logistique qui amène le matériel sait lequel est prêt à être enlevé, sur la base d’une liste de travail claire.
  • Lorsqu’un service reçoit un appareil, le code à barres de l’appareil est scanné en même temps que le code à barres du service. Si un lecteur de code-barres n’est pas disponible, le code unique de l’appareil peut également être saisi manuellement.
  • Si un patient est transféré dans un autre service au cours de son séjour à l’hôpital, cela est également enregistré automatiquement via le SIH dans le système de gestion des actifs Ultimo, qui centralise le stock de tous les appareils.
  • Si un appareil est défectueux, le prêt est arrêté et une nouvelle demande est soumise. Il n’est pas nécessaire de réintroduire les données relatives au type de matériel et de données du patient.
  • Lorsque le patient quitte l’hôpital, l’équipement est à nouveau libéré. S’il doit être nettoyé, le service reçoit une tâche à cet effet.
  • Un jour plus tard, la logistique sait, grâce à sa liste de travail, qu’elle peut aller chercher l’appareil.

Quelles intégrations ?

  • Workflower reçoit les données des patients via le système d’information hospitalier.
  • Une interface bidirectionnelle avec le système de gestion des actifs Ultimo gère le stock de matériel. Chaque article a un code unique. Workflower récupère les données du matériel auprès d’Ultimo et, à son tour, informe Ultimo de l’emplacement de l’appareil.

    Conseil :

    Pour les clients qui ne disposent pas encore d’un outil de gestion des actifs distinct pour gérer ce stock de matériel, nous pouvons le configurer dans Workflower via les données de base.

Vous envisagez de mettre en œuvre un processus Workflower dans votre hôpital ? Avez-vous des questions ? 
N’hésitez pas à nous contacter (info@amaron.be ou tél. au +32 51 62 73 20).