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Workflower automatise l’enregistrement des admissions à l’hôpital Heilig Hart de Lierre

WORKFLOWER USE CASE

L’enregistrement et le suivi corrects des admissions à l’hôpital constituent une problématique administrative assez complexe. Le processus commence lorsque le médecin traitant prend un rendez-vous pour une admission, une intervention chirurgicale ou un traitement et se termine lorsque le patient arrive à l’hôpital et que son admission est enregistrée. Si un rendez-vous est reporté ou annulé, vous obtenez un puzzle encore plus compliqué. Peut-être devez-vous ajuster la planification dans le bloc opératoire ou la planification des lits n’est plus correcte…
Afin de tout organiser et de faire circuler l’information entre les différents services, vous commencez à téléphoner un peu partout. Vous et vos collègues aurez bientôt perdu une partie de votre journée.

 

 


Solution

L’hôpital Heilig Hart de Lierre, qui utilisait jusqu’à récemment un formulaire d’admission papier, a cartographié l’ensemble du processus d’admission en collaboration avec Amaron. Désormais, tous les services concernés – service des admissions, unités de soins, médecins, etc. – utilisent un formulaire numérique pour enregistrer les admissions. L’échange de données se fait en temps réel. De cette façon, tout le monde est toujours au courant de l’état actuel et de tout changement éventuel. Le risque d’erreurs est réduit et le patient peut vivre une meilleure expérience.

Qu’en pensent les utilisateurs ?

« Workflower nous apporte bien plus qu’un simple bon d’admission. Avec Workflower, nous disposons d’un guide électronique qui nous accompagne tout au long du processus d’admission et qui garantit que les données pertinentes sont échangées en temps réel entre les services concernés. Nos employés auraient du mal à se passer de cette solution. Et une admission en douceur est certainement aussi un premier pas vers un patient satisfait. »

Johan Engels, Gestion des applications, Hôpital Heilig Hart, Lierre

« Avec le nouveau système, nous gagnons 50 % de temps dans le service pour chaque admission. Nous travaillons désormais avec un formulaire standardisé, qui contient, par exemple, une liste fixe d’interventions. La présentation des informations est beaucoup plus claire et structurée qu’auparavant. Le système vous demande également de remplir toutes les informations nécessaires. Ces informations sont ensuite disponibles au bon moment pour toute personne qui en a besoin. Pour notre part, nous recevons beaucoup moins d’appels téléphoniques. »

Jos Pauwels, Responsable des admissions et de la réception, Hôpital Heilig Hart, Lierre

 

 


Comment ça marche ?

  • Le médecin enregistre l’admission et les données associées, par exemple, le motif de l’admission ou les données médicales. Il/elle récupère les données du patient dans le SIH (Système d’information hospitalier), ou auprès du gouvernement, en utilisant le numéro de registre national et une interface avec la plate-forme eSanté.
  • Le patient reçoit un résumé imprimé des détails de l’admission.
  • Si le patient n’est pas encore connu dans le SIH, le service des admissions créera un dossier administratif pour le patient. Si les données ont changé depuis sa dernière visite, ce service se chargera des modifications correspondantes.
  • Pour les admissions d’une journée, le préenregistrement est réservé directement. Pour les patients hospitalisés, cela se fait seulement quelques jours avant l’admission ou l’intervention.
  • Pour les patients devant subir une intervention chirurgicale, les données sont également transférées vers la plateforme préopératoire. La plateforme préopératoire est informée des interventions prévues.
  • En cas de prothèse totale de la hanche ou du genou, un parcours de soins complémentaire pour le suivi des examens préopératoires sera établi.
  • Le bloc opératoire utilise les tickets d’admission électroniques enregistrés comme base pour la planification dans le service.

Technologies utilisées

  • Flux ADT HL7 pour l’échange des dernières informations sur le patient et l’enregistrement de l’admission.
  • Service eHealth consultRN pour la consultation des données des patients.
  • Interface avec la plateforme preop.be pour le suivi de l’anamnèse avant les interventions.
  • Solution de connectivité pour la réception (et la transformation éventuelle) des données qui alimentent les processus.
  • Workflower agissant en tant que centre de contrôle se charge de l’exécution et du suivi des activités (tâches, messages, compteurs).

Avantages

  • 50 % de gain de temps par admission
  • Informations disponibles en temps réel pour toutes les parties prenantes
  • Moins d’allers-retours et moins de risques d’erreurs
  • Une meilleure expérience pour les patients

Désirez vous plus d’informations ?

N’hésitez pas à nous contacter (info@amaron.be ou tél. au +32 51 62 73 20).