WORKFLOWER USE CASE

Votre ordinateur portable va tomber en panne et il est nécessaire de le remplacer très rapidement. Le stock de pompes à insuline est presque épuisé. Le réfrigérateur pour les médicaments a besoin d’être changé. Il faut prévoir des jouets pour la fête de Saint-Nicolas. La liste des références qu’un hôpital est potentiellement amené à commander est presque infinie… Et une demande d’achat peut être assez complexe, en particulier quand elle se fait sur papier. Elle débute par un circuit de validation qui peut déjà s’avérer long avant que la commande puisse être passée, sans compter que les formulaires peuvent être égarés ou mal aiguillés. Et lorsqu’une demande reste bloquée, il est impossible de savoir à quelle étape ni de suivre les statuts des différentes validations.

 

 


Solution

Il existe une alternative à ce fonctionnement. L’hôpital AZ Nikolas, à Sint-Niklaas (Belgique), en collaboration avec Amaron, a mis au point une solution utilisant Workflower permettant d’automatiser le processus de commande pour les produits et services courants. Au cours de la première année après son déploiement, l’hôpital a procédé à quelques 2200 achats grâce à ce nouvel outil.

Qu’en pensent les utilisateurs ?

« Avec Workflower, nous pouvons gérer nos achats ponctuels, à savoir ceux qui ne relèvent pas de notre système d’approvisionnent habituel, de façon bien plus efficace. Via une série de tâches qui s’enchaînent, sous forme de courriels, ces achats sont réalisés bien plus rapidement et les utilisateurs sont très satisfaits de ce gain de temps. »

Geert Meganck, responsable Logistique, Hôpital AZ Nikolaas

 

 


How it works

  • L’employé de l’hôpital crée une demande en utilisant un formulaire spécifique conçu dans Workflower. Les étapes suivantes du processus s’enchaînent alors automatiquement.
  • En fonction de la catégorie de produit, la commande est attribuée à un administrateur produit qui peut donner un retour sur les détails techniques de la commande, choisir un fournisseur et, pour les références au-delà d’un certain coût, demander un devis.
  • Selon le montant global, la commande suit alors un circuit spécifique. Pour les commandes de 1000 euros et plus, l’avis du département des achats est demandé. Cette étape est sautée pour les commandes d’un montant inférieur.
  • Quatre départements support sont ensuite consultés, en parallèle afin de ne pas allonger les délais. Une table de décision permet de s’assurer qu’en fonction du groupe de produit sélectionné, seuls les services concernés sont avisés. Elle permet également d’effectuer un suivi, en indiquant quels retours sont faits et par qui.
  • La phase de validation commence ensuite : l’administrateur produit consulte les avis émis et gère l’approbation finale ou le rejet. Pour les petites commandes, seule la validation du responsable de département est nécessaire. Les commandes plus importantes doivent également être soumises à l’approbation du directeur général et de l’administrateur. Quant aux très grosses commandes, elles doivent être validées par le comité de direction. Il est possible de paramétrer les personnes habilitées à valider en fonction du montant des commandes.
  • Une fois approuvée, la commande est envoyé au département comptabilité où un employé produit alors un formulaire de commande externe dans la solution SAP d’après les informations contenues dans le formulaire Workflower.
  • Dans une éventuelle étape finale, une tâche est créée pour enregistrer la commande dans l’application de gestion de stocks de façon à ce que le service technique puisse disposer d’une vision complète des équipements dont dispose l’hôpital.