Indienen en opvolgen van aanvragen vakantiejobs
Via een formulier op de website van een ziekenhuis kunnen studenten een aanvraag indienen voor een vakantiejob. De applicatie loodst de studenten door de verschillende stappen en zorgt ervoor dat ze op de hoogte gehouden worden van de progressie van hun aanvraag.
Verwerking aanvragen tijdsduurverkorting en verloven (6 verschillende processen)
De medewerkers van het ziekenhuis kunnen via de portaalsite van het ziekenhuis een aanvraag indienen voor de verschillende types tijdsduurverkorting (o.a. tijdskrediet, palliatief verlof, ouderschapsverlof). De personeelsdienst beheert de verschillende stappen, van goedkeuring tot contractwijzigingen, en zorgt voor de nodige aanpassingen in de informatiesystemen.
Administratie bij indiensttreding nieuwe medewerker
Deze procesautomatisatie ondersteunt de administratieve stappen bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers: het aanmaken van gebruikersaccounts, de aanpassing in de IT-systemen, de verwittiging van administratieve diensten (bv. badgebeheer, telefoon, opleidingen, communicatie).
Coördinatie alle taken rond onboarding – offboarding
Workflower coördineert alle taken (administratief, IT, …) die de verschillende departementen moeten uitvoeren bij de aanstelling van nieuwe medewerkers, en volgt deze taken op. Workflower doet dit ook voor wijzigingen van functie of afdeling, en bij de uitdiensttreding van een medewerker.
Registratie en opvolging van klachten rond welzijn op het werk
Wanneer een medewerker een klacht in het kader van welzijn op het werk indient, kan dit op naam, maar ook anoniem. Op basis van een aantal criteria wordt aan de klacht automatisch een prioriteit toegekend. Naargelang het type klacht, wordt deze toegewezen aan de correcte persoon in de cel welzijn. Deze kan beslissen over te gaan tot begeleiding of om de klacht af te sluiten. De cel welzijn behoudt steeds het overzicht van alle cases die lopen en afgesloten zijn. Je kan de lijst o.a. filteren op prioriteit en op persoon die de case onder zijn hoede heeft.
> Lees hoe AZ Jan Palfijn in Gent gewerkt heeft om dit proces tot stand te brengen.
Opvolging administratie bij indiensttreding nieuwe arts
Deze Workflower procesimplementatie ondersteunt de administratieve stappen bij de indiensttreding van nieuwe artsen: het opvolgen van de nodige documenten, de verificatie van de bronnen, het aanvullen van de facturatiegegevens, het aanmaken van gebruikersaccounts, het volgen van e-learnings, de contractondertekening en bijbehorende documenten, de communicatie over de aanstelling, enz.
Dit proces zal uitgebreid worden met specifieke acties naargelang de medische dienst waarvan de arts deel uitmaakt: het regelen van medisch materiaal, de communicatie op de dienst, enz. Ook het uitdiensttreden van artsen, net als de opvolging van documenten die tijdens de loopbaan vervallen en vernieuwd moeten worden, staan nog op het programma.
> Lees hoe Ziekenhuis Oost-Limburg dit proces in goede banen leidt.
Beheer van IFIC-codes
De medewerkers krijgen een functiebeschrijving toegewezen (gekozen uit een lijst van 218 functies) samen met een nieuw voorstel van verloning. Deze 218 functies werden in 20 klassen ingedeeld en van nieuwe barema’s voorzien. Workflower zorgt voor de communicatie naar de medewerkers en koppelt hun keuze om al dan niet in te stappen in het systeem terug naar de personeelsdienst.
Aanvragen verlof & opleiding
Deze implementatie ondersteunt de verlof- en opleidingsaanvragen. Voor opleidingen voorziet de applicatie ook de mogelijkheid om de opleiding te evalueren.
Opvolging van griepvaccinatiestatus medewerkers
Het ziekenhuis creëerde met Workflower een centraal platform om de griepvaccinatiestatus bij te houden voor alle medewerkers op de verschillende sites. De persoonsgegevens van de medewerkers worden met bestaande koppelingen opgehaald in het artsen- en personeelsbestand en automatisch ingevuld in het registratieformulier. Via de rapportagefunctionaliteit van de applicatie kan je een bestand genereren met het overzicht van alle vaccinatiegegevens. Die data kan op zijn beurt geïmporteerd worden in de tool voor arbeidsgeneeskunde van het ziekenhuis.