AZ Sint-Lucas Bruges, un pionnier dans l’utilisation de Workflower

L’hôpital Sint-Lucas à Bruges est l’un des premiers établissements à avoir utilisé Workflower qui y est aujourd’hui devenu un outil incontournable. Après une collaboration initiale avec Amaron pour la numérisation de flux de travail, AZ Sint-Lucas a très rapidement pris en charge ses propres développements.

« Nous connaissons Workflower de longue date, notre tout premier processus ayant été mis en œuvre en 2014. Aujourd’hui, nous comptons près de 35 processus actifs. La solution répond pleinement à nos besoins et plusieurs de nos collaborateurs au sein de l’équipe maîtrisent son utilisation. »
Kristof Duthoy, Directeur ICT & Achats chez AZ Sint-Lucas Bruges

Une intégration transparente : un atout majeur

Si l’hôpital AZ Sint-Lucas exploite si largement Workflower dans son établissement, c’est notamment que la solution offre d’excellentes capacités d’intégration avec les autres systèmes en place : « Workflower s’intègre bien avec d’autres environnements et produits, notamment Mirth® Connect. Il est par exemple très simple d’ajouter des appels Webservice », poursuit Kristof Duthoy.

Une utilisation polyvalente

Dans sa stratégie de numérisation des processus de travail, le parti pris de l’hôpital AZ Sint-Lucas est très clair : « Le DPI doit rester autant que possible le maître des processus de soins, même si je trouve personnellement intéressant d’automatiser avec Workflower certains processus pour lesquels le DPI ne propose pas de fonctionnalité », explique Kristof Duthoy.

Workflower est pleinement exploité par l’hôpital dans les autres domaines tels que RH, achats et pour de nombreux autres processus de support.

C’est d’ailleurs au sein du département RH qu’ont été fait les premiers pas avec la solution Workflower. L’hôpital y a numérisé quasiment l’ensemble des flux pour les opérations suivantes :

• Congés thématiques
• Modifications d’horaires de travail
• Emploi des étudiants (jobs de vacances) et des intérimaires
• Formation : de la demande au suivi et jusqu’au remboursement des frais

La numérisation poursuit également sa progression dans les autres départements et de nombreux nouveaux processus voient le jour tel que le workflow concernant les demandes, la réalisation et le budget des investissements en cours de lancement par l’hôpital.

Démarrer par des processus simples

« Commencer avec les processus de congés thématiques au sein des RH s’est avéré complexe, notamment à cause de la législation. Je conseillerais plutôt de débuter par des processus simples et clairs, pour des flux qu’il faut gérer mais qui sont faciles à cartographier », souligne Kristof Duthoy.

Le processus de demande de trottinettes électriques, mis en place lors des rénovations, en est un bon exemple. « Ce processus est simple mais il présente de nombreux avantages : vous pouvez savoir qui a soumis une demande et quand, suivre ce qui a été effectivement accordé, etc. C’est une économie sur le travail manuel et le processus créé génère un retour sur investissement considérable », explique Kristof Duthoy.

Usage externe et perspectives

La stratégie de numérisation de l’AZ Sint-Lucas dépasse également les murs de l’établissement. Un processus a été mis en place pour les demandes de jobs de vacances (avec authentification Itsme), entièrement géré via Workflower. Des extensions possibles pour d’autres profils, comme celui des stagiaires, sont à l’étude.

Des développements supplémentaires sont également envisagées :

• Gestion externe des utilisateurs et création automatique de comptes, éventuellement sans intervention humaine.
• Des flux destinés aux patients, par exemple pour les demandes d’accès au dossier médical par les patients eux-mêmes ou leurs représentants.

Workflower comme une évidence

Au sein de l’hôpital, la solution Workflower vient souvent spontanément à l’esprit lorsqu’on évoque l’automatisation. « De nombreuses suggestions et demandes pertinentes de la part de nos collègues nous sont ainsi transmises. Nous pouvons citer l’exemple concret d’un processus qui fonctionnait auparavant dans Sharepoint. La migration vers le cloud a posé des problèmes, et nous avons reçu la demande de le transférer vers Workflower. »

« Pour l’automatisation d’un processus de travail et lorsqu’une interaction avec l’utilisateur est nécessaire, Workflower est pour nous l’outil idéal. »
Kristof Duthoy, Directeur ICT & Achats chez AZ Sint-Lucas

Licence site : une voie de croissance

L’hôpital Sint-Lucas utilise désormais une licence site Workflower, ce qui exclut toute limitation sur le nombre de processus.

« C’est un parcours de croissance. Il n’est pas nécessaire de commencer immédiatement avec une licence site, mais elle devient rapidement intéressante si vous avez un grand nombre de processus. Une fois les premières étapes passées, vous commencez automatiquement à concevoir de nouveaux flux et cherchez à exploiter la plateforme au maximum. » Kristof Duthoy

Les bénéfices de Workflower

Kristof Duthoy identifie des avantages tangibles tant pour l’équipe informatique que pour les utilisateurs finaux.

Pour le département informatique :

• Une plateforme pour une grande variété de processus, des plus simples aux plus complexes
• Une intégration transparente avec d’autres environnements et systèmes
• Une conception relativement simple et intuitive des processus, même si la création de formulaires complexes avec beaucoup d’interactions demande un apprentissage plus poussé

Pour les utilisateurs finaux :

• Un point d’accès central pour tous les flux de travail
• Une interface cohérente, quel que soit le type de processus
• Un gain de temps : les employés peuvent se concentrer sur leurs tâches principales et à celles à plus forte valeur ajoutée

Recommandations pour d’autres hôpitaux

Enfin, Kristof Duthoy partage quelques conseils :

1. Cartographiez rigoureusement votre processus avant de commencer et assurez-vous de sa robustesse.
   Un processus mal conçu à la base ne s’améliorera pas en le transférant sur Workflower.
2. Constituez des équipes projet diversifiées.
   Associez les connaissances en programmation, en analyse des processus et une expérience en BPM.
3. Soyez flexible.
   Tenez compte des préférences des utilisateurs (par exemple, les médecins préférant approuver par e-mail plutôt que de se connecter à Workflower).
4. Utilisez des sources de données authentiques.
   Évitez les duplications pour garantir la fiabilité des données dans le temps.
5. Commencez par des processus simples.
   De petits flux de travail clairs, faciles à cartographier ou déjà bien établis, avec un gain net sur l’administratif, apportent un retour rapide sur investissement.

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