AZ Sint-Lucas Brugge: meer dan tien jaar ervaring met Workflower

AZ Sint-Lucas Brugge is een van de eerste ziekenhuizen die met Workflower aan de slag gingen. Inmiddels is Workflower er uitgegroeid tot een vaste waarde. Aanvankelijk werkte AZ Sint-Lucas voor het digitaliseren van processen vaak samen met Amaron, maar al snel is het gestart met eigen ontwikkelingen.

“We kennen Workflower al heel lang; ons allereerste proces is live gegaan in 2014; vandaag hebben we maar liefst 35 actieve processen lopen. Het platform sluit goed aan bij wat we nodig hebben, en er zijn in ons team verschillende mensen die er vlot mee kunnen werken.”
Kristof Duthoy, Directeur ICT & aankoop bij AZ Sint-Lucas Brugge

Naadloze integratie als grote troef

Een van de redenen waarom AZ Sint-Lucas Workflower zo breed inzet, is de sterke integratie met de overige systemen: “Workflower integreert goed met andere omgevingen en producten, uiteraard ook naar Mirth® Connect toe. Webservice calls toevoegen bijvoorbeeld is heel gemakkelijk om te doen,” vervolgt Kristof Duthoy.

Breed inzetbaar

AZ Sint-Lucas maakt bij het digitaliseren van werkprocessen een duidelijke keuze. “Het EPD moet maximaal de master blijven van de zorgprocessen. Dat belet niet dat ik het persoonlijk wel een meerwaarde zou vinden om bepaalde processen waarvoor het EPD zelf geen functionaliteit voorziet, te automatiseren met Workflower,” stelt Kristof Duthoy.

Voor alle overige domeinen zet het ziekenhuis Workflower volop in: HR, aankoop, en tal van andere ondersteunende processen.

De eerste stappen met Workflower lagen in HR. Het ziekenhuis digitaliseerde zowat alles rond:

• Thematische verloven
• Wijzigingen van werktijden
• Tewerkstelling van studenten (vakantiejobs) en interims
• Opleiding en vorming: van aanvragen, over opvolging tot de terugbetaling van kosten

Ook in de andere domeinen is er heel wat werk verzet en komen er nog geregeld nieuwe processen bij, zoals de flow voor investeringsaanvragen, -uitvoeringen en -budgetten die het ziekenhuis momenteel aan het opzetten is.

Starten met eenvoudige processen

“Het was heel complex om in HR met de processen voor thematische verloven te starten, onder meer omdat er bij die processen heel wat wetgeving komt kijken. Ik zou eerder adviseren om te beginnen met eenvoudige, overzichtelijke processen die wat administratie vergen, maar makkelijk in kaart te brengen zijn,” aldus Kristof Duthoy.

Een goed voorbeeld hiervan is het aanvraagproces voor e-steps dat werd opgezet tijdens verbouwingen zodat medewerkers vlot de langere afstanden zouden kunnen overbruggen.

“Ook al is het een eenvoudig proces, toch heeft het flink wat voordelen: je kan goed opvolgen wie een aanvraag heeft ingediend, wanneer dat was, wat er nu effectief is toegekend etc. Je bespaart heel wat manueel werk, waardoor zo’n proces een aanzienlijke return heeft.” Kristof Duthoy

Extern gebruik en mogelijkheden

AZ Sint-Lucas kijkt ook buiten de muren van het ziekenhuis. Zo hebben ze een proces ingericht rond aanvragen voor vakantiejobs (inclusief Itsme authenticatie) dat nu volledig via Workflower verloopt. Mogelijke uitbreidingen naar andere profielen, zoals stagiairs, worden onderzocht.

Andere ideeën die op tafel liggen:

• Extern userbeheer en automatische accountaanmaak, eventueel zelfs zonder menselijke tussenkomst.
• Patiëntenflows, zoals aanvragen van toegang tot het medisch dossier door patiënten of hun vertegenwoordigers.

Workflower als vanzelfsprekendheid

Binnen het ziekenhuis wordt bij automatisering vaak spontaan aan Workflower gedacht. Wij krijgen van onze collega’s tal van relevante suggesties en verzoeken. Een concreet voorbeeld is een proces dat vroeger in Sharepoint liep. Door de migratie naar de cloud gaf dit problemen, waardoor we de vraag kregen om het naar Workflower om te zetten.

“Zolang je een flow hebt die je wil automatiseren, en er is een interactie met een gebruiker nodig, is Workflower voor ons de ideale tool.” Kristof Duthoy

Site-licentie: een groeipad

AZ Sint-Lucas werkt intussen met een Workflower site-licentie, waardoor er geen beperkingen zijn op het aantal processen.

“Je hoeft niet meteen met een site-licentie te starten, het is een groeipad.  Maar als je veel processen hebt, loont een site-licentie al snel. Zodra de bal aan het rollen gaat, begin je automatisch nieuwe workflows te bedenken. Je streeft ernaar om de tool maximaal te benutten.” Kristof Duthoy

Voordelen van Workflower

Kristof Duthoy ziet duidelijke voordelen zowel voor het IT-team als voor de eindgebruikers.

Voor IT:

• Eén platform voor uiteenlopende processen, groot en klein.
• Naadloze integratie met andere omgevingen en systemen.
• Relatief eenvoudig en intuïtief om processen uit te tekenen, al vraagt het opzetten van complexe formulieren met veel interactie een steilere leercurve.

Voor eindgebruikers:

• Eén centrale toegangspoort tot alle workflows.
• Een herkenbare look & feel, ongeacht het type proces.
• Tijdswinst: medewerkers kunnen zich focussen op hun kerntaken en taken met een grotere meerwaarde.

Tips voor andere ziekenhuizen

Tot slot deelt Kristof Duthoy graag enkele tips:

1. Breng je proces goed in kaart voor je begint en maak dat het goed in elkaar zit.
   Een proces dat bij de basis niet goed is, wordt niet beter door het om te zetten naar Workflower.
2. Stel diverse projectteams samen.
   Combineer programmeerkennis met procesanalyse en BPM-ervaring.
3. Wees flexibel.
   Houd rekening met voorkeuren van gebruikers (bv. artsen die liever via e-mail goedkeuren, dan in te loggen op Workflower om een formulier in te vullen).
4. Werk met authentieke databronnen.
   Vermijd duplicatie, zodat de data altijd accuraat en juist is.
5. Start met eenvoudige processen.
   Kleine, overzichtelijke workflows, die makkelijk in kaart te brengen zijn of al goed lopen, met een duidelijke administratieve winst, zorgen voor een snelle return.

Vragen over Workflower?

Neem dan zeker contact op met connect@amaron.be.