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La région nord des Pays-Bas construit une plateforme numérique de consultation pluridisciplinaire (CPD) avec Workflower

MDO-portaal Noord-Nederland

Aux Pays-Bas, une partie des cas de patients en oncologie sont discutés dans des CPD régionaux, une consultation à laquelle participent des professionnels de santé de différents hôpitaux. Pour soutenir ce processus complexe, une plateforme CPD a été mise en place avec Workflower dans le nord des Pays-Bas. Un projet pilote mené dans trois hôpitaux a montré qu’avec cette solution d’automatisation des processus d’Amaron, il est possible de mettre en place une plateforme performante en relativement peu de temps, sans développement approfondi.

Un défi complexe

La préparation et la mise en œuvre d’une consultation multidisciplinaire régionale (CPD) est souvent un processus chronophage :

  • Les spécialistes des hôpitaux participants doivent savoir quels sont les patients à l’ordre du jour.
  • Avant, pendant et après la consultation, ils doivent avoir accès aux mêmes données-patient partagées à partir des différents dossiers patients informatisés (DPI).
  • Les conclusions et les recommandations doivent également être clairement enregistrés et accessibles à tous.

Une plateforme qui soutient le processus de travail de ces consultations et minimise l’enregistrement des données est dans ce cas indispensable. C’est pourquoi les réseaux régionaux d’oncologie du programme national Citrien, auxquels participent tous les centres médicaux universitaires des Pays-Bas, ont décidé de développer trois bonnes pratiques pour le soutien des CPD, si possible avec un produit générique existant.

Trois réseaux régionaux ont déjà réalisé un pilote avec chacun une plateforme CPD différente. La région du nord des Pays-Bas a choisi de mettre en place cette plateforme en collaboration avec Amaron. Maarten de Ruiter, chef de projet au CMU Groningen et ambassadeur des échanges numériques dans le cadre du programme des réseaux régionaux d’oncologie, explique le déroulement de ce projet avec la région.

Plan des besoins

« Il y a deux ans, nous avons établi le cahier des charges pour la  plateforme CPD. Sur cette base, nous avons recherché un certain nombre de fournisseurs et Amaron est entré en scène. Plusieurs critères ont joué un rôle important en sa faveur. D’une part, la large applicabilité de la solution Workflower : nous pouvions l’utiliser pour mettre en œuvre le vaste aspect de la coopération inter-hôpitaux. D’autre part, en tant que région, nous voulions assumer nous-mêmes une grande part de responsabilité dans la configuration de la plateforme et la mise en place des formulaires. De cette façon, vous êtes moins dépendant du fournisseur. C’était un avantage majeur de la solution flexible d’Amaron. »

“Dans un premier temps, nous avons défini précisément le processus avec les utilisateurs. Cela a permis à Amaron de le mettre en place très rapidement. Peu d’itérations ont été nécessaires pour arriver à la conception de base du processus.”
Maarten de Ruiter, chef de projet au CMU Groningen et ambassadeur de l’échange numérique dans le cadre du programme des réseaux régionaux d’oncologie

Un pilote pour soutenir le processus complexe de la CPD

Après la validation d’une preuve de concept, la région est passée au pilote pour la CPD d’oncologie gynécologique auquel participent trois hôpitaux : Centre médical universitaire de Groningue (CMUG), hôpital Martini et hôpital Ommelander de Groningue (OZG).

Globalement, le processus comporte les étapes suivantes :

  • Deux hôpitaux, OZG et Martini, peuvent enregistrer des patients pour la CPD. Le CMUG participe en tant qu’expert, mais ne partage aucun patient lui-même.
  • Le secrétariat enregistre d’abord les patients qui seront évalués dans leur propre DPI.
  • Les gynécologues de l’OZG et de Martini complètent les données de leurs patients.
  • Le secrétariat médical vérifie que tout est complet. Le patient est ensuite enregistré dans la plateforme commune CPD (mise en place avec Workflower). OZG le fait manuellement. Pour Martini, l’enregistrement se fait automatiquement au moyen de messages HL7 ORM. Dans le même temps, les données nécessaires sur les antécédents médicaux et sociaux ainsi que les résultats des tests pertinents (laboratoire, imagerie médicale, etc.) sont récupérés dans le dossier médical (HiX de Chipsoft) via un lien FHIR
  • La veille de la CPD, la gynécologue de l’UMCG se connecte à la plateforme. Elle voit la liste de tous les patients dont les cas seront discutés. Elle passe en revue les données de chaque patient et prend des notes dans le formulaire. Le patient passe alors au statut « à évaluer ».
  • Pendant la CPD, la gynécologue utilise la même liste. Les hôpitaux participants présentent leurs patients à partir de leur propre DPI, et non à partir de la plateforme CPD.
  • Les conclusions des discussions et les recommandations de traitement sont toujours enregistrées dans le DPI de la personne qui a signalé le patient. À l’avenir, le réseau souhaite effectuer cette opération de manière centralisée dans la plateforme CPD, et de là, transférer le rapport CPD au DPI de l’hôpital déclarant.
  • Dans la plateforme elle-même, seuls le type de tumeur et les options de traitement, par exemple la radiothérapie ou la chimiothérapie, sont enregistrés pour l’instant, à titre d’information de contrôle.

Principaux avantages :

Pour le secrétariat :

  • Grâce au lien avec le DPI, le secrétariat de l’hôpital Martini ne doit plus générer un PDF séparé et l’envoyer au CMUG par e-mail. Il suffit d’enregistrer le patient dans leur propre DPI ; les données médicales pertinentes sont immédiatement transmises. Si des informations supplémentaires sont disponibles alors que le patient est déjà inscrit pour la CPD, les informations relatives au patient sont automatiquement mises à jour sur la plateforme. Dans l’ancienne situation, un e-mail séparé devait être envoyé.
  • Le secrétariat du CMUG n’a plus besoin de collecter les données de l’OZG et de Martini. En fait, plus aucune action supplémentaire n’est nécessaire pour se préparer à une CPD.
  • Une autre caractéristique intéressante est que le secrétariat de gynécologie du CMUG peut voir sur la plateforme ce qui a été convenu pour le patient. Si un patient est signalé pour une CPD spécialisée dans le CMUG, ils peuvent préparer le patient à l’orientation. Maintenant que le secrétariat a accès à la plateforme, ce processus se déroule également mieux.

Pour les gynécologues :

  • Pour les gynécologues du CMUG, l’avantage majeur consiste à pouvoir consulter tous les cas patients en un seul endroit. Ils disposent toujours de toutes les informations en temps voulu, y compris les derniers résultats.

Statistiques :

  • L’équipe projet a utilisé le pilote pour démontrer que les statistiques qui peuvent être générées fournissent des données suffisantes pour contribuer aux décisions stratégiques.
  • Vous pouvez à tout moment exporter de manière anonyme les données saisies sur la plateforme.

Implication des deux côtés

Le projet a démarré au moment au début de la pandémie. « L’ensemble du pilote,  de la première réunion à l’évaluation,  a été réalisé à distance. Ce n’est que pendant la formation, qui s’est déroulée en présentiel, que nous avons rencontré pour la première fois des collaborateurs d’Amaron. « C’est ce que je trouve très spécial dans ce projet. Nous avons pu le mettre en œuvre alors que nous ne nous sommes jamais rencontrés » poursuit Maarten de Ruiter.

« La mise en œuvre des interfaces à l’hôpital Martini a été un processus assez complexe, qui s’est déroulé en période de vacances. Néanmoins, elle a été traitée avec un fort engagement de la part des deux parties. En travaillant dur ensemble, nous avons réussi à le mener rapidement. Amaron a également toujours avec sincérité signalé ce qu’il pouvait et ne pouvait pas faire. Et tout ce qui pouvait être fait a été fait. Je pense que c’est admirable. »

« Nous avons réussi à impliquer activement toutes les personnes concernées par le processus. Tous ont beaucoup apprécié et sont fiers de ce qui a été accompli. Le résultat ? Nos gynécologues veulent continuer avec la plateforme Amaron CPD. C’est aussi simple que ça. »

Une bonne préparation porte ses fruits

Le plus grand défi du processus est de réunir le bon ensemble de données au niveau de l’hôpital lors de la préparation du patient pour la CPD.

Maarten de Ruiter : « Martini avait déjà mis en place un questionnaire dans le DPI Chipsoft qui recueillait toutes les informations. Nous interrogeons cette liste avec une interface FHIR depuis Workflower. De cette façon, les données du patient entrent automatiquement dans la plateforme CPD. La situation de départ au Martini était très favorable, nous permettant de réussir ce projet dans un temps assez court. »

“L’hôpital apporte 10 à 15 patients par CPD. Auparavant, le temps de préparation était de 10 à 30 minutes par patient. Grâce au transfert automatique des données, beaucoup de temps a été gagné.”

Du pilote au déploiement à grande échelle

« Ce serait très bien pour les gynécologues si toutes les CPD, y compris celles de la Frise ou de Drenthe, étaient conduites de la même manière » poursuit Maarten de Ruiter. « Si les processus sont uniformes, les médecins pourraient plus facilement prendre le relais les uns les autres des CPD, par exemple. Notre ambition est de faire financer cette expansion, y compris les interfaces avec les différents DPI. Une analyse financière doit maintenant montrer clairement que l’investissement est rentable. »

« Nous aimerions également utiliser la plateforme à grande échelle pour toute l’oncologie. Le processus CPD pour chacun des types de tumeurs est à 95 % le même dans notre région. Il y a toujours notamment la sélection d’un cas patient par le médecin, puis la préparation de l’enregistrement le secrétariat médical, puis vérification par le médecin enregistreur de la disponibilité de toutes les données. La principale distinction dans la CPD se situe au niveau du formulaire de demande, de l’ensemble des données. Et là aussi, on assiste à une plus grande standardisation à l’échelle nationale. »

Aux Pays-Bas, des mesures concrètes sont actuellement prises pour standardiser l’enregistrement à partir des DPI. Les équipes régionales travaillent ensemble dans le cadre du programme national « Réseaux régionaux d’oncologie » et échangent des connaissances sur leurs projets respectifs, connaissances qu’elles peuvent mettre à profit pour obtenir de bons résultats.

« Idéalement, nous aimerions que le processus d’enregistrement soit exactement le même partout. Il suffira alors de demander une seule fois aux fournisseurs de DPI de le mettre en place. Dans le scénario parfait, nous pouvons même inscrire un patient de notre région sur la plateforme des Pays-Bas centraux et vice versa ; en oncologie pédiatrique, par exemple, il y a beaucoup de coopération entre Utrecht et Groningue » explique Maarten de Ruiter.

“Nous pourrions également utiliser Workflower pour les CPD hors oncologie ; qui suivent un processus similaire. C’est pourquoi nous avons choisi cette plateforme d’Amaron, qui peut prendre en charge toutes les disciplines et tous les processus. C’est exactement ce qui rend Workflower si intéressant pour nous.”