Regio Noord-Nederland bouwt digitaal MDO-platform met Workflower

In Nederland wordt een deel van de oncologische patiënten besproken in regionale MDO’s, een overleg waaraan zorgprofessionals uit verschillende ziekenhuizen deelnemen. Om dit complexe proces te ondersteunen is in Noord-Nederland een MDO-platform ingericht met Workflower. Een pilot met drie ziekenhuizen heeft inmiddels aangetoond dat je met deze oplossing voor procesautomatisering van Amaron op relatief korte tijd een goed functionerend platform kunt opzetten – zónder uitvoerig ontwikkeltraject.

Complexe uitdaging

De voorbereiding en uitvoering van een regionaal multidisciplinair overleg (MDO) is vaak een tijdrovend proces:

• Specialisten van de deelnemende ziekenhuizen moeten weten welke patiënten op de agenda staan.
• Voor, tijdens en na het overleg moeten ze toegang hebben tot dezelfde patiëntgegevens die vanuit de verschillende elektronische patiëntendossiers (EPD’s) worden gedeeld.
• De conclusies en afspraken moeten ook helder worden vastgelegd en voor iedereen inzichtelijk zijn.

Een platform dat het werkproces van dit overleg ondersteunt en dataregistratie tot een minimum beperkt, is hierbij onmisbaar. Daarom besliste het landelijke Citrien programma Regionale Oncologienetwerken, waaraan alle universitaire medische centra in Nederland meewerken, om drie good practices uit te werken voor MDO-ondersteuning – als het even kon met een bestaand, generiek inzetbaar product.

Drie regionale netwerken hebben inmiddels een pilot uitgevoerd met telkens een verschillend MDO-platform. Regio Noord-Nederland heeft ervoor gekozen om dit platform in te richten samen met Amaron. Maarten de Ruiter, projectleider bij UMC Groningen en ambassadeur Digitale uitwisseling bij het programma Regionale Oncologienetwerken, vertelt hoe zijn regio hierbij te werk ging en wat de voordelen zijn van zo’n platform.

Plan van eisen

“Twee jaar geleden hebben we een plan van eisen opgesteld waaraan het MDO-platform moest voldoen. Op basis daarvan hebben we een aantal leveranciers gezocht en zo kwam Amaron in beeld. Heel belangrijk bij Amaron was enerzijds de brede toepasbaarheid van de Workflower-oplossing: we zouden er het brede aspect van transmurale samenwerking mee kunnen invullen. Anderzijds wilden we als regio in belangrijke mate zelf verantwoordelijkheid nemen in de configuratie van het platform en de inrichting van de formulieren. Op die manier ben je minder afhankelijk van de leverancier. Dat was een heel belangrijk punt om voor de flexibele oplossing van Amaron te kiezen.”

“Als eerste stap hebben we het proces samen met de gebruikers goed omschreven. Daardoor kon Amaron het heel snel opzetten; er waren weinig iteraties nodig om te komen tot de basisinrichting van het proces.”
Maarten de Ruiter, projectleider bij UMC Groningen en ambassadeur Digitale uitwisseling bij het programma Regionale Oncologienetwerken

Pilot ter ondersteuning van complex MDO-proces

Na validatie van een proof of concept is de regio overgegaan tot een pilot voor het MDO gynaecologische oncologie waaraan drie ziekenhuizen deelnemen: Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG), Martini Ziekenhuis en Ommelander Ziekenhuis Groningen (OZG).

In grote lijnen omvat het proces volgende stappen:

• Twee ziekenhuizen, OZG en Martini, kunnen patiënten inbrengen voor het MDO. UMCG zit als expert mee aan tafel, maar deelt zelf geen patiënten.
• De secretariaatsmedewerkers melden de patiënten die besproken moeten worden eerst aan in het eigen EPD.
• De aanmeldende gynaecologen van OZG en Martini vullen de gegevens van hun patiënten verder aan.
• Het medisch secretariaat kijkt na of alles compleet is. Vervolgens wordt de patiënt in het gemeenschappelijke MDO-platform (dat ingericht is met Workflower) aangemeld. In OZG doen ze dit handmatig. In Martini gebeurt de aanmelding automatisch aan de hand van HL7 ORM-berichten. Tegelijk worden de nodige medische en sociale anamnesegegevens, net als de relevante testuitslagen (lab, medische beeldvorming, etc.) er via een FHIR-koppeling opgehaald uit het medisch dossier (HiX van Chipsoft).
• Daags voor het MDO logt de gynaecoloog van UMCG in op het platform. Zij ziet de bespreeklijst met alle patiënten die aan bod zullen komen. Voor elke patiënt neemt ze de gegevens door en en kan ze in het formulier aantekeningen maken. Daarna krijgt de patiënt de status ‘te bespreken’.
• Tijdens het MDO neemt de gynaecoloog dezelfde lijst erbij. De deelnemende ziekenhuizen presenteren hun patiënten vanuit het eigen EPD, niet vanuit het MDO-platform.
• De conclusies van de besprekingen en de behandeladviezen worden alsnog vastgelegd in het EPD van diegene die de patiënt aangemeld heeft. In de toekomst wil het netwerk dat centraal in het MDO-platform doen, en van daaruit het MDO-verslag naar het EPD van het aanmeldende ziekenhuis overbrengen.
• In het platform zelf worden vandaag enkel het tumortype en de behandelopties vastgelegd, bijvoorbeeld radiotherapie of chemotherapie, dit voorlopig louter als stuurinformatie.

Belangrijkste voordelen:

Voor het secretariaat:

• De secretariaatsmedewerkers in het Martini ziekenhuis hoeven dankzij de koppeling met het EPD niet meer apart een pdf te genereren en via mail op te sturen naar UMCG. Zij kunnen de patiënt gewoon aanmelden in het eigen EPD; relevante medische gegevens worden meteen meegestuurd. Als er extra informatie beschikbaar komt terwijl de patiënt al aangemeld is voor het MDO, is er in het platform een automatische update van de patiënteninformatie. In de oude situatie moesten ze daarvoor apart een mailtje sturen.
• Het secretariaat van UMCG hoeft de gegevens van OZG en Martini niet meer te verzamelen. Feitelijk hoeven ze niets meer te doen aan de voorbereiding van een MDO.
• Mooi meegenomen ook is dat het secretariaat gynaecologie van UMCG in het platform kan zien wat is afgesproken voor de patiënt. Als een patiënt aangemeld wordt voor een specialistische MDO in het UMCG, dan kunnen ze de patiënt voorbereiden op de verwijzing. Nu het secretariaat toegang heeft tot het platform, zie je dat ook dit proces beter verloopt.

Voor de gynaecologen:

• De grootste winst zit bij de gynaecologen in UMCG die alle patiënten op één plaats kunnen raadplegen. Ze hebben altijd alle informatie actueel en tijdig beschikbaar, met inbegrip van de laatste uitslagen.

Statistieken:

• Het projectteam heeft de pilot gebruikt om aan te tonen dat de statistieken die je kan genereren voldoende gegevens opleveren om bij te dragen aan beleidsbeslissingen.
• Handig is dat je op ieder moment een geanonimiseerde export kunt maken van de data die je ingevoerd hebt op het platform.

Betrokkenheid aan beide kanten

Het project is gestart op het moment dat de pandemie uitbrak. “De hele pilot – vanaf de eerste meeting tot de evaluatie – hebben we op afstand gedaan. Pas tijdens de training, die fysiek plaatsvond, hebben we voor het eerst met een aantal mensen van Amaron live gesproken. Dat vind ik heel bijzonder aan dit project: dat we zo’n project hebben kunnen neerzetten ondanks het feit dat we elkaar nooit getroffen hebben,” vervolgt Maarten de Ruiter.

“Het inrichten van de koppelingen bij Martini is een vrij arbeidsintensief proces geweest, dat tijdens de vakantieperiode liep. Toch is het met veel toewijding van beide kanten opgepakt. Door hard te werken samen, hebben we dat snel voor elkaar gekregen. Amaron heeft ook altijd duidelijk aangegeven wat kon en niet kon. En alles wat kon is echt wel uitgevoerd. Dat vind ik lovenswaardig.”

“We zijn erin geslaagd om alle mensen die te maken hadden met het proces, ook echt betrokken te krijgen. Ze vonden het allemaal ontzettend leuk om het te doen en zijn trots op wat er gerealiseerd is. Het resultaat? Onze gynaecologen willen gewoon door met het MDO-platform van Amaron. Zo simpel is het.”

Goede voorbereiding loont

De grootste uitdaging in het proces is om op ziekenhuisniveau de juiste set van gegevens bij elkaar te krijgen bij de voorbereiding van de patiënt op het MDO.

Maarten de Ruiter: “Martini had in het Chipsoft EPD al een vragenlijst ingericht die alle informatie verzamelt. Vanuit Workflower bevragen we die lijst met een FHIR-koppeling; zo komen de patiëntgegevens automatisch terecht in het MDO-platform. Die uitgangspositie bij Martini was heel gunstig en daardoor konden we relatief snel een succesvol project inrichten.”

“Per MDO meldt het ziekenhuis 10 à 15 patiënten aan. Voorheen was de voorbereidingstijd 10 à 30 minuten per patiënt. Met de automatische dataoverdracht kunnen ze dus heel wat tijd besparen.”

Van pilot naar brede inzetbaarheid

“Het zou voor de gynaecologen heel fijn zijn dat alle MDO’s, ook deze in Friesland of Drenthe, op dezelfde manier verlopen,” vervolgt Maarten de Ruiter. “Als de processen uniform zijn, zouden de artsen bijvoorbeeld makkelijker MDO’s van elkaar kunnen overnemen. Het is onze ambitie om deze uitbreiding, inclusief de koppelingen naar de diverse EPD’s, gefinancierd te krijgen. Een business case moet nu duidelijk maken dat de investering loont.”

“We zouden het platform ook graag breed willen inzetten voor alle oncologie. Het MDO-proces voor elk van de tumortypes is in onze regio voor 95% hetzelfde. Er is namelijk altijd een moment dat een arts zegt: deze patiënt moet besproken worden, vervolgens gaat het medisch secretariaat ermee aan de slag om de aanmelding voor te bereiden, en er komt altijd een check van de aanmeldende arts of alle gegevens er zijn. Het belangrijkste onderscheid in het MDO zit hem in het aanmeldformulier, de dataset. Maar ook hier ontstaat landelijk meer standaardisatie.”

In Nederland worden er op dit moment ook echt stappen gezet om de aanmelding te standaardiseren vanuit de EPD’s. De regionale teams werken met z’n allen samen in het landelijk programma Regionale Oncologienetwerken en wisselen daar kennis uit over elkaars projecten, kennis waar ze dankbaar gebruik van kunnen maken om te komen tot goede resultaten.

“Liefst zouden we willen dat de aanmelding overal op exact dezelfde manier verloopt. Dan hoeven we de EPD-leveranciers maar één keer te vragen om dit in te richten. In het ideale scenario kunnen we dan zelfs een patiënt uit onze regio aanmelden op het platform van Midden-Nederland en omgekeerd; op kinderoncologie is er bijvoorbeeld heel veel samenwerking tussen Utrecht en Groningen,” zegt Maarten de Ruiter.

“Ook voor de MDO’s buiten de oncologie zouden we Workflower kunnen gebruiken. Daar zal je namelijk uitgaan van een vergelijkbaar proces. Om die reden hebben we gekozen voor dit platform van Amaron, dat alle disciplines en processen kan ondersteunen. Juist dit maakt Workflower voor ons zeer interessant.”