AZ Sint-Maarten automatiseert gebruikersbeheer in KWS met Workflower

Wanneer iemand in een zorgorganisatie in of uit dienst gaat of muteert, brengt dit heel wat administratieve taken met zich mee, onder meer voor de applicatiebeheerders die de gebruikersrechten voor het EPD beheren.

Om de werkdruk te verlichten, besloot AZ Sint-Maarten om het gebruikersbeheer in KWS te automatiseren met Workflower. Bijkomende voordelen naast de tijdsbesparing zijn dat de applicatie 24/24 werkt, dus ook buiten de kantooruren, en dat manuele fouten vermeden worden.

Voordelen van de oplossing

“Elk jaar verwerken we in ons ziekenhuis ruim 1000 aanvragen om in KWS gebruikersrechten toe te kennen of af te sluiten voor werknemers, stagiairs en arts-specialisten. 80 procent daarvan verloopt volledig automatisch met Workflower. In het geval van aanpassingen bij mutaties ligt dat percentage nog een stuk hoger. Dit levert een grote tijdswinst op voor onze applicatiebeheerders. En voor de betrokkenen en hun leidinggevenden is het fijn dat de aanvragen tijdig verwerkt worden, zonder dat er extra aanvragen doorgestuurd moeten worden.”
Fréderic Vannieuwenhuyse, ICT Directeur, AZ Sint-Maarten

“Alle aanvragen worden op dezelfde manier verwerkt en in hetzelfde tijdsbestek dankzij de heldere regels en timings die we in Workflower gedefinieerd hebben. Bijkomend voordeel is dat manuele fouten vermeden worden. Per type dienstverband zijn er standaard rechten gedefinieerd waardoor de toegang tot gevoelige gegevens steeds correct behandeld wordt. Ook wanneer iemand uitzonderlijke rechten nodig heeft, kan dit makkelijk opgevolgd worden.”
Kelly Willems, Projectleider ICT, AZ Sint-Maarten  

Het proces onder de loep

De IAM-bron waarin AZ Sint-Maarten voor alle medewerkers de dienstverbanden bijhoudt (met functie, afdeling en dienstperiode) vormt het startpunt. Om het gebruikersbeheer in KWS aan te sturen, gebruikt het ziekenhuis een RPA-bot, ontwikkeld door de firma Parplex. Daartussen bevindt zich nu een Workflower-applicatie die instructies geeft aan de bot op basis van de gegevens uit IAM die relevant zijn voor het KWS-rechtenprofiel.

• Voor elke combinatie van de basisgegevens uit IAM (type medewerker, functie en departement) wordt een KWS-rechtenprofiel opgezet bestaande uit 7 rubrieken. Hiervoor wordt Workflower masterdata ingeschakeld.
• Een periodieke export uit het IAM-systeem (Identity & Access management) zorgt ervoor dat de relevante gegevens van medewerkers die een KWS-login nodig hebben, gesynchroniseerd worden naar Workflower.
• Periodiek worden bij het naderen van een start, wijziging of einde van een dienstverband workflows getriggerd die de Parplex-bot op het juiste moment aansturen met de nodige gegevens. Nieuwe medewerkers ontvangen hun KWS-login volgens de bestaande procedure, via het IT-ticketing-systeem.
• Als een automatische transactie via de bot niet mogelijk is, initieert Workflower de foutafhandeling en verdere opvolging in het IT-ticketing-systeem.

Optioneel kan je deze oplossing uitbreiden met:

• Een proces voor de verlenging van een KWS-account voor personen van wie de exacte einddatum van de dienstperiode niet gekend is, interims of contractuelen bijvoorbeeld. Zo kan je vermijden dat accounts langer open staan dan nodig of dat logins stopgezet worden terwijl de persoon nog in dienst is.
• Een noodprocedure voor de creatie van een KWS-account in het geval van interim-opdrachten waarvan pas laat geweten is wie de opdracht zal invullen. Als een interimmedewerker dan pakweg in het weekend start, kan deze persoon al een eigen login krijgen, nog voordat de standaard onboarding flow doorlopen is.