Patiëntenportaal UZ Gent schakelt Workflower in voor de automatische aanmaak van nieuwe patiënten in het ZIS
Als je als patiënt gebruik wil maken van het patiëntenportaal van een ziekenhuis, moet je gekend zijn in het ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS). Anders gezegd: je moet een patiënt-ID hebben. Bij UZ Gent worden patiënt-ID’s nu automatisch gecreëerd op het moment dat nieuwe patiënten zich aanmelden op het portaal. Midden maart is UZ Gent live gegaan met deze Workflower-applicatie die hen een tijdswinst oplevert van circa 26 uur per maand.
Wat heb je te winnen bij deze Workflower-oplossing?
- De creatie van nieuwe patiënten in het ZIS gebeurt in zowat 85% van de gevallen automatisch. Voor de resterende 15% is er een efficiënte foutopvolging.
- De medewerkers van de centrale patiëntenadministratie besparen een tweetal minuten tijd voor elke patiënt die automatisch gecreëerd wordt in het ZIS. Maandelijks gaat het om ongeveer 790 patiënten, wat het team een tijdswinst oplevert van ongeveer 26 uur. Ze hoeven ook niet langer handmatig lijstjes op te maken en door te sturen.
- Daarnaast verloopt de aanmelding in het ziekenhuis een stuk efficiënter. Wanneer een patiënt om welke reden dan ook nog niet is aangemaakt in het ZIS, dan wordt deze bij aanmelding aan de kiosk naar de balie doorverwezen.
- Uiteraard heeft deze Workflower-oplossing ook belangrijke voordelen voor de patiënt: zelfs als ze nog nooit in het ziekenhuis waren, kunnen ze nu online een afspraak maken. Ze worden snel geholpen en correct geïnformeerd.
“Winst in de administratie is belangrijk in het ziekenhuis, maar voor mij telt vooral de verbeterde ervaring voor de patiënt.”
Dirk De Beule, Stafmedewerker IT zorgtoepassingen bij UZ Gent
Hoe het werkt:
- Indien een nieuwe patiënt zich wenst aan te melden via FAS (Federal Authentication Service) op het patiëntenportaal van UZ Gent, om een afspraak te maken bijvoorbeeld, dan vertrekt er een bericht naar Workflower. De patiënt krijgt een melding met het verzoek even te wachten.
- Workflower activeert de module voor ‘patiënt/contactcreatie’ die ConsultRN bevraagt en daar de correcte persoonsgegevens ophaalt. Daaropvolgend wordt de patiënt aangemaakt in het ZIS. Dit duurt doorgaans slechts een tiental seconden.
- De patiënt krijgt directe terugkoppeling en kan vervolgens inloggen op het portaal.
Soms lukt het niet om de patiënt automatisch aan te maken in het ZIS: indien er informatie ontbreekt in ConsultRN bijvoorbeeld, of indien de patiënt al bestaat in het ZIS maar nog niet gekoppeld is aan een rijksregisternummer (zoals een baby die in het ziekenhuis geboren is maar op dat moment nog geen rijksregisternummer had), of indien de naam van een patiënt karakters bevat waar het ZIS niet mee overweg kan.
In die gevallen krijgt de centrale patiëntenadministratie een taak om de creatie van de patiënt manueel af te handelen. De patiënt zelf krijgt een melding dat hij of zij geïnformeerd zal worden per e-mail zodra dit proces voltooid is.
Vragen over dit proces of Workflower in het algemeen?
Neem dan zeker contact met ons op.
