Avec Amaron, le CHU UCL Namur automatise l’identification des patients externes pour les demandes d’examens de laboratoire
Chaque jour, près de 1000 demandes de tests PCR Covid-19 pour des patients externes parviennent au CHU UCL Namur. Pour son personnel administratif de laboratoire, il s’agissait chaque fois de vérifier si le patient possédait déjà une identification dans le système d’information hospitalier (SIH) et de la mettre à jour ou de la créer rétroactivement si nécessaire. Grâce à Amaron, ce processus de création et de mise à jour au sein du SIH a pu être automatisé.
Tous les établissements réalisant des prélèvements PCR, y compris les médecins généralistes, écoles, maisons de repos… utilisent différentes applications leur permettant d’encoder les données patient ainsi que le code barre lié à l’échantillon, et de transmettre ces informations via une messagerie sécurisée au laboratoire du CHU, intégrée dans la plateforme fédérale bis Covid-19. Pour chacune de ces demandes d’analyses PCR Covid, un dossier patient doit être créé dans le système d’information de l’hôpital.
Un processus intégralement automatisé
Amaron a permis la mise en place d’un processus d’automatisation de création et mise à jour des données patient dans le système d’information hospitalier WISH, avec les étapes suivantes :
- À partir du numéro de registre national, l’application récupère les identifiants patient auprès du service de consultation du Registre National (ConsultRN) de la plateforme eHealth.
- Une requête est ensuite lancée par l’application pour vérifier l’existence du patient dans le SIH WISH.
- Dans le cas où le patient est inconnu du SIH, un dossier est créé. Dans les autres cas, le dossier est mis à jour.
- Toute création ou mise à jour de dossier est répercutée sur l’ensemble des autres systèmes de l’infrastructure. Grâce à cette fonction, un prérequis pour le CHU, les comptes rendus d’analyse de laboratoire peuvent être intégrés au dossier médical du patient et être rendus accessibles aux médecins généralistes via le Réseau de Santé Wallon (RSW).
Un gain de temps substantiel
« Auparavant, tout ce processus était pris en charge manuellement par le personnel administratif du laboratoire, ce qui représentait une charge lourde, chronophage et sans valeur ajoutée.
Depuis la mise en production de la solution Amaron, le 16 avril dernier, sur les 14 000 demandes traitées au total, seules 1000 ont nécessité une intervention manuelle. Les 13 000 restantes ont été traitées automatiquement : 12 000 patients ont été identifiés dans le SIH et 1000 dossiers ont été créés. C’est un gain de temps considérable pour le secrétariat du laboratoire.
La solution Amaron offre également des fonctions de statistiques, d’analyses et de diagnostics en cas d’erreur, qui nous permettent de garder le contrôle de façon transparente pour l’utilisateur. »
Antoine Lacroix,
Chargé de mission – Flux d’information et de gestion / Département Informatique, CHU UCL Namur
L’agilité au cœur du projet
« J’ai été très favorablement impressionné par la réactivité d’Amaron dans la gestion de ce projet qui a été mis en œuvre dans des délais courts. L’approche en méthode agile a permis des cycles courts d’implémentation, de validation, de retours et de corrections pour une mise en production rapide.
Quelques semaines ont ainsi suffi pour un projet plus complexe qu’il n’y paraît, notamment parce qu’il touche au noyau central de notre système WISH. La mise en production s’est déroulée de manière fluide, et réactivité et agilité ont été les mots clés tout au long du projet. »
Antoine Lacroix
Amaron peut automatiser les processus de mise à jour et de création de dossier, quel que soit le type de demande d’examen (biologie, radiologie…) émise pour un patient externe, dans tout SIH supportant une interface en entrée pour les messages ADT.
Désirez-vous automatiser le processus de création et mise à jour des données patient dans votre SIH ? Avez-vous des questions ?
