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La gestion du matériel chirurgical en prêt vous donne la migraine ?

La situation suivante vous est probablement familière. Alors que dans le cadre d’une intervention, le chirurgien a besoin d’un équipement médical spécifique, aucun matériel en prêt de longue durée (consignation) n’est disponible pour cette demande. Le fournisseur de cet équipement le met alors temporairement à la disposition de l’hôpital. Mais à la veille de l’opération, impossible d’en retrouver la trace. L’équipe du bloc opératoire est alors contrainte de demander une livraison urgente, avec les coûts élevés que cela implique, ou de reporter l’opération.

Pour éviter de telles situations, l’hôpital universitaire de Gand (UZ Gent) a numérisé le processus de gestion des sets en prêt avec Workflower. Les équipes connaissent ainsi toujours précisément les statuts des commandes et peuvent anticiper les solutions à apporter en cas de difficultés.

Les avantages du processus de gestion des sets en prêt :

  • Cohérence :
    Toutes les informations sont rassemblées au sein d’une seule application. Vous gagnez en efficacité, par exemple en ne perdant pas de temps à chercher à quel patient est destiné la livraison d’un set en prêt.
  • Information en temps réel :
    Vous pouvez à tout moment suivre l’état de vos commandes et en cas de problème, intervenir à temps pour trouver une solution.
  • Gains d’efficacité :
    L’automatisation de ce flux permet à vos collaborateurs de gagner du temps. À l’UZ Gent, environ 1 000 commandes sont passées chaque année. Pour chacune d’entre elles, 25 minutes sont gagnées. Calculez le temps total !
  • Flexibilité :
    Le processus peut être configuré en fonction des besoins de l’hôpital mais également étendu, par exemple à la gestion de la stérilisation ou à la livraison au bloc opératoire.
  • Une meilleure expérience pour le chirurgien et le patient :
    Le chirurgien est assuré que tout sera prêt à temps pour l’opération. Il y a également moins de risques de report d’une opération à cause d’un set en prêt manquant.

« Maintenant que nous utilisons le processus de gestion des sets en prêt de Workflower, nous n’avons plus besoin de saisir deux fois les données, ni d’envoyer un courrier supplémentaire aux fournisseurs pour obtenir des informations. Ces derniers reçoivent en outre automatiquement une notification lorsque l’opération est annulée ou que la date est modifiée. C’est un gain de temps indéniable pour nous. »
Carine Walraed en Karolien Bral, Planificateurs salle d’opération orthopédique UZ Gent

Comment se déroule le processus de travail ?

>> Commande d’un set en prêt :

  • Lors de la programmation de l’intervention chirurgicale, le chirurgien vérifie dans le DPI si un set en prêt est nécessaire pour un patient. Le cas échéant, il peut en passer commande immédiatement à partir du DPI dans Workflower (sans avoir à se connecter). Les données déjà connues du patient et celles concernant l’intervention chirurgicale sont préremplies.
  • Le gestionnaire de planification peut également passer une commande en sélectionnant le patient concerné dans la liste des demandes en cours. Dans le formulaire Workflower qui apparaît alors à l’écran, la plupart des données sont déjà renseignées (via le message HL7 envoyé par le DPI lors de l’enregistrement de la demande d’intervention chirurgicale). Le gestionnaire de planification complète les informations manquantes, tels que le fournisseur, le matériel nécessaire, la date de livraison souhaitée, la nécessité ou non d’une assistance technique, et ajuste le lieu de livraison si nécessaire.
  • 💡 Alternative : le responsable technique ou un membre de l’équipe du bloc opératoire peut lancer lui-même directement le processus Workflower, c’est-à-dire sans ouverture du DPI, et remplir ensuite de manière entièrement manuelle le formulaire de commande. Cette fonction est utile par exemple lorsque le chirurgien a contacté directement le fournisseur par téléphone mais n’a pas enregistré la commande du set en prêt dans le DPI.
  • Une fois toutes les informations renseignées, un e-mail est automatiquement envoyé au fournisseur avec les détails de la commande. Cet e-mail ne contient que les données nécessaires à la bonne exécution de la livraison, sans aucune donnée personnelle, mais avec une référence unique qui renvoie à la commande du patient, ainsi que quelques questions standard à l’attention du fournisseur.

>> Confirmation de la commande :

  • Le fournisseur renseigne les informations demandées (par exemple, matériel OK, date de livraison, matériel stérile ou non à la livraison, assistance technique possible durant l’opération, etc.) et confirme la commande par retour d’e-mail. Il est également possible d’ajouter des pièces jointes, par exemple des photos pour des tailles et/ou des références.
  • Les informations contenues dans l’e-mail de confirmation sont automatiquement ajoutées au formulaire Workflower de l’hôpital, avec les pièces jointes.

>> Suivi de la commande :

  • Si le matériel n’est pas OK ou si l’assistance technique du fournisseur n’est pas possible, ces éléments apparaissent sur une « liste d’erreurs ». Le responsable technique décide alors des mesures à prendre.
  • Si la date de l’intervention est modifiée dans le DPI ou si elle est annulée, Workflower le détecte et le fournisseur en est automatiquement informé par e-mail.

>> Livraison du matériel :

  • Lorsque le matériel commandé arrive à l’hôpital, l’équipe logistique indique dans le formulaire Workflower la composition de la livraison : le nombre de bacs contenant de l’instrumentation stérile, le nombre de bacs contenant de l’instrumentation non stérile et le nombre de bacs contenant des implants, ainsi que tout information complémentaire concernant la livraison.
  • Le bon de livraison est imprimé et collé sur chaque bac pour que la référence unique et les informations de suivi y soient visibles. Tout est ensuite prêt pour passer à la phase de stérilisation puis à la chirurgie.

>> Retour du matériel :

  •  Après l’opération (ou après avoir stérilisé à nouveau le set en prêt), le service logistique vérifie que le set en prêt est complet, note les éventuelles remarques (par exemple, matériel endommagé) et indique dans Workflower que la livraison est prête à être récupérée. Là encore, un e-mail est automatiquement envoyé pour informer le fournisseur.
  • Lorsque le fournisseur procède à l’enlèvement, le service logistique le confirme dans Workflower. Le processus est alors terminé.

Figure: Processus standard pour la gestion des sets en prêt

Listes récapitulatives :

À chaque étape du processus, le statut de la commande d’un set en prêt est mis à jour : « demandé », « confirmé », « livré », « prêt à être retourné », « date modifiée », « enlevé » ou « annulé ». Ces données vous permettent de configurer des listes récapitulatives offrant un aperçu rapide de l’état de chaque commande.

Quelques exemples :

  • « Demandes en cours » : donne au gestionnaire de planification un aperçu de toutes les demandes initiées, mais en attente d’informations complémentaires.
  • « Délai critique » : permet de voir en un coup d’œil quels matériels n’ont pas encore été livrés la veille de l’opération.
  • « Assistance technique non OK » : grâce à cette donnée, l’équipe du bloc opératoire est informée qu’elle ne pourra pas s’appuyer sur l’assistance du fournisseur pendant l’opération.

Vous pouvez facilement et rapidement configurer vous-même de listes récapitulatives, adaptées aux besoins de votre hôpital.

« Le gain de temps le plus important bénéficie au service logistique. Lorsque le matériel est livré, grâce aux numéros de référence, l’équipe sait immédiatement de quelle commande / procédure il s’agit. Il leur suffit de cliquer sur un bouton pour obtenir une copie imprimée du bon de livraison contenant toutes les données importantes, alors qu’auparavant, il leur fallait recopier eux-mêmes l’ensemble des données à la main. »
Julie Van Bogaert, responsable du projet de traçabilité, ICT | Business Applications

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