,

Kopzorgen met het beheer van leensets?

Volgende situatie herken je wellicht. Een chirurg heeft medische hulpmiddelen nodig voor een specifieke ingreep. Omdat het aanwezige consignatiemateriaal (uitgeleend voor de langere termijn) de behoefte niet kan invullen, stelt de leverancier het materiaal tijdelijk ter beschikking van het ziekenhuis. Echter, de dag voor de operatie is er geen spoor van de bestelde leenset. Het OK-team is nu genoodzaakt om ofwel een urgentielevering te laten uitvoeren, met daaraan gekoppeld hoge kosten, of de ingreep uit te stellen.

Om dergelijke situaties te vermijden, heeft UZ Gent het proces voor het beheer van leensets gedigitaliseerd met Workflower. Zo weet het team precies wat de status is van de aanvragen/leveringen, en als er ergens iets fout dreigt te lopen, kan tijdig ingegrepen worden.

Wat heb je bij het digitale proces zichtzendingen te winnen?

  • Uniformiteit:
    Alle informatie is geconcentreerd in één applicatie. Je wint tijd omdat je bijvoorbeeld niet hoeft uit te zoeken voor welke patiënt een geleverde leenset bestemd is.
  • Realtime informatie:
    Je kunt altijd opvolgen wat de status is van je aanvraag. Als er ergens iets fout dreigt te lopen, kan je tijdig ingrijpen.
  • Efficiëntiewinst:
    Door deze flow te automatiseren, besparen je medewerkers gegarandeerd tijd. UZ Gent vraagt jaarlijks ongeveer 1000 leensets aan. Bij elk van deze aanvragen winnen ze gemiddeld 25 minuten. Reken maar uit om hoeveel tijd het gaat!
  • Flexibiliteit:
    Het proces is configureerbaar op maat van het ziekenhuis, én uitbreidbaar. Zo kan je onder meer ook het proces van de sterilisatie of levering op het OK in scope nemen.
  • Betere dienstverlening voor de chirurg en de patiënt:
    De chirurg kan erop vertrouwen dat alles voor de ingreep tijdig zal klaarstaan. Er is minder kans dat een operatie moet worden uitgesteld omdat er een leenset ontbreekt.

Nu we het Workflower zichtzendingenproces gebruiken, is het niet meer nodig om gegevens dubbel in te brengen, of leveranciers een extra mail te sturen met informatie. Bovendien krijgt de firma automatisch een verwittiging bij annulatie van de ingreep of wanneer de datum wijzigt. Zeker tijdbesparend voor ons.”
Carine Walraed en Karolien Bral, OK-planners orthopedie UZ Gent 

Hoe verloopt het werkproces?

>> Plaatsen van een aanvraag voor een leenset:

  • Als de chirurg bij het inplannen van de operatie in het EPD aanvinkt dat er een leenset (of zichtzending) nodig is voor een patiënt, dan kan hij of zij de aanvraag van de leenset onmiddellijk vanuit het EPD afwerken in Workflower (zonder te moeten inloggen). Reeds gekende gegevens van de patiënt en de operatie zijn vooraf ingevuld.
  • Ook de planner kan een leenset aanvragen, door in de lijst met  openstaande aanvragen de betreffende patiënt aan te klikken. Op het Workflower-formulier dat dan op het scherm verschijnt, zijn de meeste gegevens al ingevuld (via het HL7-bericht dat het EPD stuurt bij het registreren van de operatieaanvraag). De planner vult de ontbrekende informatie in, zoals de leverancier, het nodige materiaal, de gewenste leverdatum, of er al dan niet technische ondersteuning gewenst is, en past indien nodig de afleverlocatie aan.
    💡 Alternatief: De implantaatbeheerder of OK-medewerker kan het Workflower-proces zelf initiëren, dus zonder trigger vanuit het EPD, en dan het aanvraagformulier helemaal manueel invullen. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer de chirurg de leverancier telefonisch gecontacteerd heeft, maar de aanvraag van de leenset niet geregistreerd heeft in het EPD.
  • Als alle informatie compleet is, vertrekt er automatisch een e-mail naar de leverancier. Deze mail omvat enkel de informatie die noodzakelijk is om de levering goed te kunnen uitvoeren: geen persoonsgebonden gegevens, maar wel een unieke referentie die de link legt met de aanvraag voor de patiënt, evenals enkele standaardvragen die de leverancier moet beantwoorden.

>> Bevestigen van de aanvraag:

  • De leverancier beantwoordt de vragen (bv. materiaal oké, leverdatum, of het materiaal bij levering al dan niet steriel zal zijn, of technisch advies bij de operatie mogelijk is etc.) en bevestigt zo de aanvraag via kerende e-mail. Er kunnen ook bijlagen toegevoegd worden, bv. foto’s met maten en/of aantallen.
  • De informatie uit de bevestigingsmail wordt in het ziekenhuis samen met de eventuele bijlagen automatisch aan het Workflowerformulier toegevoegd.

>> Opvolging van de aanvraag:

  • Als het materiaal niet oké is of technische ondersteuning door de leverancier niet mogelijk is, komt dit op een ‘foutenlijst’. De implantatenbeheerder beslist dan welke actie nodig is.
  • Wijzigt de datum van de ingreep in het EPD of is er een annulatie, dan detecteert Workflower dit en wordt de leverancier hiervan automatisch op de hoogte gebracht via e-mail.

>> Levering materiaal:

  • Wanneer het aangevraagde materiaal in het ziekenhuis arriveert, noteren de logistieke medewerkers in het Workflower-formulier wat er precies geleverd is: het aantal bakken met steriel instrumentarium, aantal met niet-steriel instrumentarium en aantal met implantaten – samen met eventuele opmerkingen over de levering.
  • Ze printen de leverbon af en kleven deze op elke bak om de unieke referentie en traceringsgegevens op elke bak zichtbaar te hebben. Alles kan nu in gereedheid worden gebracht voor de sterilisatie en de operatie.

>> Terugsturen materiaal:

  • Na de ingreep (of na het opnieuw steriliseren van de leenset) checkt een medewerker van de logistieke afdeling of de leenset compleet is, noteert eventuele opmerkingen (bv. materiaal is beschadigd) en duidt in Workflower aan dat de levering klaar is voor ophaling. Ook nu vertrekt er automatisch een e-mail naar de leverancier om hem hiervan op de hoogte te brengen.
  • Wanneer de leverancier de zending komt ophalen, dan bevestigt de medewerker van de logistieke afdeling dit in Workflower. Op dit moment stopt het proces.

Figuur: standaardworkflow voor het beheer van leensets

“Sinds we een aantal maanden geleden gestart zijn, zijn er voor de leensets die we hebben opgevolgd met deze oplossing, geen ingrepen geweest die niet konden doorgaan omwille van ontbrekende leensets.”
Bernard Fockaert, Diensthoofd ICT Bedrijfstoepassingen

Overzichtslijsten:

Bij elke stap in het proces wordt de status van de zichtzending aangepast: aangevraagd, bevestigd, geleverd, klaar voor retour, datum gewijzigd, opgehaald of geannuleerd. Op basis hiervan kan je overzichtslijsten configureren, die je snel inzicht geven in de status van elke aanvraag.

Een paar voorbeelden:

  • ‘Openstaande aanvragen’: geeft de planner het overzicht van alle aanvragen die gestart zijn, maar waarvoor de informatie te vervolledigen is.
  • ‘Deadline in gevaar’: laat je in één oogopslag zien of er daags voor de operatie materiaal is dat nog niet geleverd is.
  • ‘Technisch advies niet oké’: via deze lijst weet het OK dat ze bij de operatie niet kunnen rekenen op assistentie door de leverancier.

Dergelijke lijsten kan je makkelijk en snel zelf samenstellen, op maat van de behoeften van je ziekenhuis:

“De grootste tijdsbesparing ligt bij de logistieke medewerkers. Dankzij de refertenummers weten zij bij de levering van het materiaal meteen over welke aanvraag/ingreep het gaat. Met één druk op de knop hebben ze ook een gedrukt exemplaar van de leverbon met daarop alle belangrijke gegevens, terwijl ze dit vroeger allemaal zelf moesten overschrijven.”
Julie Van Bogaert, Projectmanager traceability, ICT | Bedrijfstoepassingen

Kan de oplossing beheer van leensets/zichtzendingen jou ook bekoren?