Kopzorgen met het beheer van leensets?

Volgende situatie herken je misschien ook. Een orthopedist heeft materiaal nodig voor een heupoperatie. Samen met de bestelling van de gewenste implantaten, ontleent hij het instrumentarium voor de ingreep bij de leverancier. Maar op het moment van de ingreep weet niemand het materiaal te vinden, terwijl de patiënt zich al op de operatietafel bevindt …

Dit lijkt misschien een extreem voorbeeld, maar het is niet ondenkbaar dat een dergelijke situatie zich in de realiteit voordoet. En dit is slechts één voorbeeld: doorheen het proces – van bestelling tot het terugsturen van de instrumenten – zijn er nog veel meer zaken die fout kunnen lopen.

In Workflower hebben we een basisproces ontwikkeld, waarmee je de talrijke valkuilen in het proces kunt ontlopen. Om dit scenario verder te verfijnen, nodigen we je graag uit om deel te nemen aan een gesprek en samen met ons de perfecte use case voor jouw ziekenhuis uit te denken.

Betere opvolging met Workflower

Om het proces van leensets beter aan te sturen, hebben we een basisproces gecreëerd. Alle partijen betrokken bij het proces krijgen de informatie die ze nodig hebben en weten welke taken ze moeten uitvoeren, bijvoorbeeld:

• Wanneer een chirurg “leenset” aanduidt in het operatiepakket, vertrekt er meteen een opdracht naar de apotheek of naar het bestelsysteem van het ziekenhuis. Die opdracht bevat de referenties voor de traceerbaarheid die de leverancier op de gevraagde sets implantaten en instrumenten moet aanbrengen.
• De leverancier bevestigt wanneer welk materiaal geleverd wordt en in hoeveel boxen het verpakt zal zitten.
• Bij aankomst in het magazijn, draagt elke box een identificatie die aangeeft voor welke ingreep (chirurg, patiëntinitialen, datum) het materiaal bestemd is.
• De magazijnier registreert de ontvangst. Daaropvolgend neemt deze contact op met CSA als het instrumentarium gesteriliseerd moet worden (met eventueel automatische planning in het CSA-pakket). Indien het materiaal al steriel is, wordt het rechtstreeks naar het operatiekwartier gebracht.
• Na de ingreep weet je precies welk materiaal terug moet naar de leverancier en CSA weet welke instrumenten gereinigd moeten worden.
• De leverancier weet ook wanneer hij het materiaal terug kan gaan afhalen in het magazijn.
• Als laatste stap wordt geregistreerd dat het materiaal vertrokken is en dit wordt teruggekoppeld naar de apotheek.

Doorheen het proces is er een vlotte doorstroming van informatie naar alle betrokken afdelingen. Op elk moment weet je ook wat de status is van de bestelling en waar het materiaal zich bevindt: er is een volledige traceerbaarheid van alle stappen. De chirurgen, je medewerkers, en vooral ook je patiënten, kunnen op hun beide oren slapen.

Kan een dergelijke oplossing ook in jouw ziekenhuis een aantal problemen helpen oplossen?

Wil je met ons meedenken en samen de perfecte use case uitwerken voor jouw ziekenhuis?

Neem dan contact op met Sindy Vranckx, via tel. +32 495 79 00 24 of e-mail naar sindy@amaron.be. Zij zal een gesprek van 1 à 2 uur met je inplannen, de eerste stap naar meer efficiëntie.