Karakter met en place un processus d’inscription numérique pour nouveaux patients

Karakter psychiatrie infanto-juvénile, une institution académique de premier plan possédant 12 centres d’accueil répartis sur les Pays-Bas, nous a contacté pour une mission complexe : numériser, dans un délai serré, le processus d’inscription pour les demandes de prise en charge.
 
Notre équipe Workflower a relevé le défi et s’est immédiatement mise au travail afin d’élaborer un processus visant à rendre l’inscription aussi simple que possible. Dès sa mise en œuvre fin septembre, les avantages apportées par ce nouveau processus ont été évidents. Les équipes de Karakter et les nouveaux patients (les jeunes ou leur représentant) peuvent facilement se connecter de manière sécurisée et remplir directement les questionnaires.  C’est un gain de temps important pour tous, avec des inscriptions plus rapides et des risques d’erreur réduits.

« J’ai beaucoup apprécié notre collaboration avec Amaron ! Notre partenaire a fait preuve d’une grande expertise et d’une orientation client, avec une  grande importance accordée à la qualité. »
Maarten Calen, consultant senior chez M&I/Partners

Comment fonctionne le processus numérique ?

Au total, ce processus prendra en charge quelque 3 000 applications par an, de l’orientation à l’inscription en passant par la sélection.

>> Enregistrement de nouvelles personnes :

•  Lorsqu’un nouveau patient est recommandé via la plateforme ZorgDomein*, un nouveau processus d’inscription est automatiquement déclenché dans Workflower. Les données pertinentes, y compris la lettre d’accompagnement, sont extraites de la recommandation numérique.
  Si vous recevez la recommandation par téléphone, par e-mail ou par courrier postal, il est possible de lancer le processus manuellement.
• Le processus d’approbation interne est lancé : le service d’enregistrement vérifie l’exactitude des données administratives et évalue l’urgence de la demande : le flux standard peut-il être suivi ou une procédure urgente est-elle souhaitable ?
• L’étape suivante consiste à enregistrer le jeune dans le DPI de Karakter et à le contacter (ou son représentant). Il est alors invité à remplir un questionnaire afin que Karakter récupère les données de base nécessaires.  Cette opération peut être réalisée par voie numérique ou non (courrier).

* ZorgDomein est la plateforme néerlandaise de soins de santé permettant aux médecins traitants (généralistes…) d’orienter facilement et par voie entièrement numérique leurs patients vers différents types de soins de suivi, tels que des spécialistes, des cabinets paramédicaux ou des services de santé mentale.

>> Questionnaire client :

• Si le jeune ou son représentant peut remplir le questionnaire de façon numérique, un compte Workflower lui est automatiquement créé. Un e-mail lui est alors envoyé avec les détails de connexion lui donnant accès au questionnaire.
  Le processus de connexion prend en charge l’authentification 2FA et dispose d’une procédure pour mot de passe oublié. Si le questionnaire n’est pas renseigné dans le temps important, le jeune (ou son représentant) recevra un rappel.
• Ceux qui ne peuvent pas compléter numériquement le questionnaire le recevront par courrier postal.

>> Évaluation et inscription :

• Sur la base des informations renseignées dans le questionnaire, Karakter évaluera la pertinence de la candidature pour l’institution. La demande est alors acceptée ou rejetée. Il est également possible de demander des informations supplémentaires avant d’accepter la demande et de procéder à l’inscription.
• S’il est accepté, le jeune ou son représentant recevra un nouveau questionnaire (numériquement ou par courrier) pour valider son consentement à sa prise en charge au sein de Karakter.

« Je suis très fier de ce que nous avons accompli en si peu de temps. C’est la preuve que si l’on travaille de manière claire et structurée, avec un objectif clair, le succès est au rendez-vous pour un projet complexe ! »
Responsable de projet chez Karakter

Résultats :

• Les questionnaires sont élaborés et peuvent être envoyés au jeune, à son représentant légal ou aux équipes internes concernées. Leurs contenus sont réutilisables pour la création d’autres questionnaires.
• Le jeune et son représentant légal disposent d’une connexion simple, intuitive et sécurisée.
• Les tâches du jeune/représentant légal et des équipes internes concernées sont définies dans le flux de travail.
• Les informations provenant de la recommandation reçue via la plateforme Zorgdomein (et d’autres systèmes sources) peuvent être récupérées et (ré)utilisées.
• Le processsus peut être exploitée comme outil de communication pour collecter et partager des informations avec le jeune/représentant légal et les équipes internes impliquées.
• Le jeune/représentant légal peut compléter les informations demandées par le téléchargement de documents en pièces jointes et en remplissant le questionnaire, dont les résultats sont stockés dans l’intervalle si le processus est interrompu.
• Les notifications nécessaires sont configurées pour que les parties concernées soient automatiquement informées lorsqu’une action est requise de leur part lors du déroulement du flux de travail.

Quels bénéfices pour vous ?

Gain de temps :
Les équipes apprécient la nette diminution des tâches manuelles et fastidieuses, telles que l’envoi d’e-mails, les appels de suivi, les vérifications manuelles, la tenue de listes Excel, l’envoi de rappels, etc. Elles peuvent se consacrer à leur cœur de métier et à leurs missions essentielles pour davantage de valeur ajoutée.

Rigueur :
Les informations sont directement échangées par l’intermédiaire de l’application. Les opérations doublées, notamment avec saisie manuelle, ne sont plus nécessaires, ce qui réduit le risque d’erreurs. Les alertes et les rappels automatisés permettent de n’oublier aucune tâche tout au long du processus.

Cohérence :
Tous les centres d’accueil Karakter utilisent désormais la même méthodologie d’inscription et travaillent en cohérence, ce qui renforce l’efficacité des processus et rend plus rapide l’inscription des jeunes.

Aperçu des données et transparence :
La collecte des données est fluide, et celles-ci peuvent être réutilisées. Les informations sont disponibles pour toutes les personnes concernées. Des listes récapitulatives pratiques contribuent à une prise de décision plus efficace.

Sécurité et conformité :
L’accès aux données des patients est rigoureusement sécurisé et, bien entendu, l’ensemble du processus est conforme aux réglementations applicables en matière de protection de la vie privée.

« J’ai beaucoup apprécié ce projet, qui a abouti avec succès à une réalisation commune grâce à l’engagement et à la collaboration étroite des participants. »
Responsable de projet de Karakter

Vous êtes intéressé par un processus d’inscription numérique ou par une autre application Workflower ?