L’UZ Gent gère les prescriptions numériques et les réservations de médicaments avec Workflower

Dès l’introduction de la prescription électronique des médicaments en 2018, la pharmacie du centre hospitalier universitaire de Gand (UZ Gent) a déployé une application Workflower pour récupérer et traiter les prescriptions dans Recip-e*. Ce projet s’étant déroulé rapidement et avec succès, l’hôpital a décidé d’aller plus loin et d’étendre le périmètre de l’application. Désormais, les médicaments prescrits en rupture de stock peuvent être réservés simplement en cliquant sur un bouton.

Globalement, le flux est le suivant :

• Lorsqu’un patient se présente à la pharmacie de l’hôpital, le pharmacien scanne le code-barres imprimé sur la preuve de sa prescription électronique, ce qui lui permet de récupérer l’ordonnance dans Recip-e. Le pharmacien peut également lire la carte d’identité du patient pour vérifier quelles sont ses prescriptions actives dans Recip-e, et sélectionner la bonne prescription.
• Si le médicament est en stock, le pharmacien le remet au patient. Si nécessaire, il peut imprimer et lui remettre une étiquette comportant les instructions pour ce médicament.
• Le pharmacien confirme dans l’application Workflower que le patient a bien réceptionné le médicament. La prescription électronique est ainsi également correctement traitée et archivée dans Recip-e.
• Workflower tient un registre pour chaque patient qui s’est présenté à la pharmacie de l’hôpital. Le pharmacien peut ainsi facilement retrouver l’ensemble des informations concernant ce qui a été délivré précédemment à un patient.

Que se passe-t-il si le médicament est en rupture de stock ?

•  Si le médicament n’est pas disponible dans la pharmacie et ne peut donc être remis au patient, vous pouvez activer la réservation en cliquant simplement sur un bouton.
• S’il s’agit d’une préparation, elle sera inscrite sur la liste de travail du service concerné. S’il s’agit d’un produit pharmaceutique qui n’est pas en stock, il figurera sur la liste de travail du service des commandes.
• Dès que la préparation est prête ou que le produit réservé a été livré, vous pouvez préciser dans l’application Workflower son lieu de stockage (armoire, réfrigérateur, congélateur).
• En option, l’application vous offre la possibilité d’envoyer automatiquement des notifications aux patients pour les informer de la disponibilité de leurs médicaments.

À partir du site Masanté.be, les patients peuvent également effectuer eux-mêmes une réservation, et préciser dans quelle pharmacie ils souhaitent venir retirer leurs médicaments. S’il s’agit de la pharmacie de l’UZ Gent, ces informations sont reprises dans l’application Workflower et le processus de réservation est lancé automatiquement.

« Grâce au gain de temps et à une efficacité accrue dans le travail, nous constatons une augmentation de la satisfaction de la part des patients et du personnel de la pharmacie.  »
Sarah Mertens, Pharmacienne, Pharmacie de l’hôpital UZ Gent

Les avantages du module de réservation :

• La traçabilité est complète, de la commande à la livraison.
• La communication au sein de la pharmacie gagne en fluidité : vous connaissez à tout moment le statut d’une réservation (par exemple, à préparer, en commande, prête, retirée, …) et vous savez qui a effectué chaque étape. Le gain de temps est important en cas de problèmes ou d’interrogations.
• Lorsqu’un patient se connecte et que son e-ID est lu, vous pouvez immédiatement voir quels sont les médicaments réservés et où ils se trouvent.
• La liste de synthèse indique quelles réservations sont encore en stock et depuis quand. Cette liste vous permet de vérifier régulièrement pourquoi un médicament n’a pas encore été remis (arrêt de la thérapie, décès, etc.).

« La collaboration avec Amaron pour le développement du module de réservation a été très fructueuse et fluide. Les différentes étapes du développement ont été discutées lors de réunions régulières. Un responsable d’action, un délai et un statut ont été attribué en séance à chaque point relevé. De cette manière, la progression était claire pour tous. »
Équipe de la pharmacie de l’hôpital UZ de Gand

Vous voulez en savoir plus sur le flux de travail numérique pour le traitement des prescriptions et des réservations de médicaments ?

*Qu’est-ce que Recip-e ?

Recip-e est le système de délivrance de prescriptions électroniques dans le secteur des soins de santé. Il fait partie du plan fédéral e-Santé en Belgique.
 
Recip-e permet à différents prescripteurs (médecins, dentistes, sage-femmes) de transmettre des ordonnances par voie électronique et en toute sécurité à un serveur. Elles y sont cryptées et stockées jusqu’à leur utilisation par le patient auprès leur prestataire de soins de santé (pharmacien, kinésithérapeute, infirmière). Elles sont envoyées et retirées à l’aide d’un logiciel spécial sur lequel Recip-e est installé. Chaque prescription électronique est accompagnée d’une identification unique. Cette identification permet au prestataire de soins de santé de traiter la prescription.