, ,

UZ Gent verwerkt digitale voorschriften en reservaties van medicatie met Workflower

Apotheek - digitale verwerking voorschriften en reservaties medicatie

Toen het elektronisch geneesmiddelenvoorschrift in 2018 het levenslicht zag, nam de ziekenhuisapotheek van UZ Gent een Workflower-applicatie in gebruik om de voorschriften in Recip-e* op te halen en te verwerken. Dit proces liep al gauw van een leien dakje. Het ziekenhuis besloot om nog een stap verder te gaan en de applicatie uit te breiden: wanneer voorgeschreven medicijnen niet in voorraad zijn, kunnen ze nu met een druk op de knop gereserveerd worden. Alles is traceerbaar, vanaf bestelling tot aflevering.

Grosso modo ziet de flow eruit als volgt:

  •  Wanneer een patiënt zich aanmeldt in de ziekenhuisapotheek, dan scant de apotheker de barcode van het bewijs van elektronisch voorschrift, en haalt zo het voorschrift op in Recip-e. Of, de apotheker leest de identiteitskaart van de patiënt in om na te gaan welke voorschriften in Recip-e actief zijn, en selecteert het juiste voorschrift.
  • Als de medicatie in voorraad is, overhandigt de apotheker deze aan de patiënt. Desgewenst kan ze een label printen met de instructies voor de patiënt.
  • De apotheker bevestigt in de Workflower-applicatie dat de patiënt de medicatie ontvangen heeft. Het elektronisch voorschrift is op die manier ook correct verwerkt en gearchiveerd in Recip-e.
  • Workflower houdt een overzicht bij voor elke patiënt die is langsgeweest in de ziekenhuisapotheek. De apotheker kan op die manier gemakkelijk informatie terugvinden over eerdere afleveringen aan de betrokken patiënt.

Wat gebeurt er als de medicatie niet in voorraad is?

  • Als de medicatie niet beschikbaar is in de apotheek, en dus ook niet afgeleverd kan worden, dan kan je met een druk op de knop de reservatie starten.
  • Betreft het een bereiding, dan komt deze op de werklijst van de productie-afdeling. Betreft het een specialiteit die niet in voorraad is, dan gaat deze naar de werklijst van de besteldienst.
  • Zodra de bereiding klaar is of de gereserveerde specialiteit geleverd is, wordt in de Workflower-applicatie aangegeven waar de reservatie klaar ligt voor afhaling (kast, koelkast, diepvries).
  • Optioneel kan je de applicatie uitbreiden met de mogelijkheid om (geautomatiseerd) meldingen te sturen naar patiënten om hen te laten weten dat de medicatie beschikbaar is.

Vanuit Mijn Gezondheid kunnen de patiënten ook zelf een reservatie opstarten, en daarbij aangeven in welke apotheek ze hun medicatie willen ophalen. Als dat de apotheek van UZ Gent is, dan worden die gegevens binnengehaald in de Workflower-applicatie en wordt het reservatieproces automatisch geïnitieerd.

“Door de tijdswinst en het efficiënter werken ervaren we een grotere tevredenheid van patiënt en apotheekmedewerkers.”
Sarah Mertens, Apotheker, Ziekenhuisapotheek UZ Gent


Voordelen van de reservatiemodule:

  • Alles is traceerbaar, vanaf bestelling tot aflevering.
  • Er is een vlotte communicatie binnen de apotheek: je weet op elk moment welke status een reservatie heeft (bv. te bereiden, in bestelling, ligt klaar, is afgehaald, …) en je kan zien welke medewerker welke stap heeft ondernomen. Bij problemen of vragen levert dit een grote tijdswinst op.
  • Wanneer een patiënt zich aanmeldt en zijn e-ID wordt ingelezen, krijg je meteen te zien welke medicatie er gereserveerd klaar ligt en op welke locatie.
  • Via de overzichtslijst zie je welke reservaties er nog gereed liggen en sinds wanneer. Op regelmatige basis kan je aan de hand van deze lijst nagaan waarom iets nog niet werd afgehaald (stop therapie, overlijden,…).

“Het was aangenaam samenwerken met Amaron voor de ontwikkeling van de reservatiemodule. Via regelmatige digitale overlegmomenten werden de verschillende stappen in de ontwikkeling besproken. Daarbij kreeg elk punt meteen een actienemer, deadline en status toegekend. De voortgang was op die manier voor iedereen duidelijk.”
Team Ziekenhuisapotheek UZ Gent

Meer weten over de digitale workflow om medicatievoorschriften en reservaties te verwerken?

*Wat is Recip-e?

Recip-e is het systeem waarmee elektronische voorschriften in de gezondheidszorg kunnen worden afgeleverd. Het maakt deel uit van het federale plan e-gezondheid in België.

Via Recip-e kunnen verschillende voorschrijvers (artsen, tandartsen, vroedvrouwen) op een elektronische en beveiligde manier voorschriften versturen naar een server. Ze worden er gecodeerd en bewaard tot ze door de patiënt worden gebruikt bij een zorgverlener (apotheker, kinesitherapeut, verpleegkundige). De verzending en ophaling gebeuren met behulp van speciale software waarop Recip-e is geïnstalleerd. Elk elektronisch voorschrift is voorzien van een unieke identificatie. Dankzij deze identificatie kan de zorgverlener het voorschrift verwerken.