MPI Matchmaker assure une fusion sans erreur des données des patients
Lorsque des hôpitaux décident de fusionner ou de coopérer, les répercussions sont considérables sur leur infrastructure informatique. Dans un premier temps, il faut fusionner les dossiers des patients et seulement ensuite, étape par étape, consolider les systèmes d’information. C’est également de cette manière que s’est déroulée la fusion des hôpitaux ZOL Genk et Maas & Kempen à Maaseik. L’application Workflower « MPI Matchmaker » leur a permis d’automatiser en grande partie ce processus fastidieux.
« Si vous voulez fusionner les dossiers des patients, vous ne pouvez rien laisser au hasard. Après tout, chaque erreur est potentiellement un problème majeur », déclare Peter Thijs, directeur ICT et qualité chez ZOL Genk. « Vous ne pouvez pas faire un exercice comme celui-ci sur une durée limitée. C’est un processus qui prend du temps. S’il est possible de facilement automatiser certaines choses, pour d’autres, vous devez intervenir manuellement. »
MPI Matchmaker : un processus interactif
Lorsqu’un patient arrive à l’hôpital de Maaseik, lors de l’inscription, la réception vérifiera ses données. Le collaborateur vérifie également si le patient est déjà connu à Genk. Diverses situations peuvent se présenter :
- Si le patient est connu et déjà couplé, il n’y a rien à faire.
- Si le patient est connu, mais pas encore couplé, et si vous pouvez l’identifier par son numéro d’enregistrement national, vous pouvez faire le lien.
- Si le patient n’est pas encore connu, il peut être créé.
Mais parfois, la situation est moins simple. Il y a par exemple beaucoup de patients néerlandais dans les hôpitaux qui n’ont bien sûr pas de numéro national belge. D’autres patients sont déjà venus il y a des années, avant la mise en place d’eID. Ou bien, il y a deux personnes à Genk avec le même nom et la même date de naissance, mais les détails de l’adresse sont différents.
« Dans de tels cas, nous travaillons avec le MPI Matchmaker. Il s’agit d’un processus interactif, que nous avons inclus dans un logigramme et ensuite automatisé autant que possible », poursuit Peter Thijs.
Peter Thijs, Directeur ICT et qualité chez ZOL Genk
Traitement sans erreur des données des patients
Dans une telle opération, vous ne devez pas faire d’erreur : si vous fusionnez accidentellement des patients, vous risquez des problèmes avec les données médicales. La dernière chose que l’on souhaite, c’est qu’un patient soit enregistré dans le système avec le mauvais groupe sanguin.
Peter Thijs : « C’est pourquoi nous avons testé le système pendant quelques mois pour surveiller son fonctionnement. Un tableau de bord enregistrait avec précision l’action qui allait suivre, sans pour autant l’exécuter. Ce n’est que lorsque nous avons été sûrs que tout se passait bien que nous avons mis le processus en production. »
Traitement sans erreur des données des patients
En fait, il s’agit de flux distincts qui ont également un impact sur d’autres systèmes : si les numéros de patients sont fusionnés, tous les systèmes de l’hôpital qui l’utilisent, doivent savoir qu’il faut désormais utiliser un numéro différent pour ce patient.
« Nous pouvons également automatiser ce flux d’informations avec le MPI Matchmaker. L’application nous permet aussi de détecter les erreurs et de les corriger manuellement si nécessaire. » Peter Thijs
« Et c’est pour cela que nous avons choisi Amaron : nous ne cherchions pas seulement un support pour le flux de travail ; ce flux de travail devait également être intégré dans les flux de communication existants. Nous voulions surtout un partenaire qui connaisse le fonctionnement d’un hôpital. Ces trois éléments réunis nous ont au final décidés à travailler avec Amaron. Amaron nous aide depuis de nombreuses années à établir des liens entre nos systèmes et connaît parfaitement le monde des établissements hospitaliers, ce qui nous a permis de capitaliser sur son expérience. »
« Grâce à Workflower, nous avons réuni non seulement des applications et des données sur les patients, mais aussi des personnes qui n’avaient jamais travaillé ensemble auparavant. Le projet MPI est donc devenu le symbole, dans le domaine informatique, d’une volonté de collaboration réussie sur tous nos sites hospitaliers », déclare Petra Verwimp, spécialiste informatique senior à ZOL.
Le passage à de nouveaux processus de travail se fait en douceur
« Le grand avantage de Workflower est qu’il peut être intégré aux autres systèmes déjà en place dans l’hôpital : avec Workflower, vous pouvez construire des flux de travail par-dessus les liens qui existent déjà – avec les vérifications nécessaires et un minimum d’étapes intermédiaires. » Peter Thijs
Aujourd’hui, ZOL Genk dispose de deux autres processus majeurs qui fonctionnent parallèlement au MPI Matchmaker :
- Le flux administratif lors de l’accueil des médecins :
Cette application permet de gérer le processus très consommateur de main d’oeuvre que représente la collecte de toutes les données et de tous les documents indispensables lors de la nomination d’un médecin ou d’un assistant. Il permet également d’être toujours averti des renouvellements nécessaires de documents.
> En savoir plus - La gestion de la convention sur le diabète, le flux de travail « Endocrino » :
Grâce à cette application, ZOL Genk peut assurer le suivi de toutes les demandes et factures dans le cadre de la convention sur le diabète, ainsi que la livraison du matériel au patient.
« Lorsque vous disposez de la technologie, le pas à franchir pour créer de nouveaux flux se rétrécit. Une fois que la fusion de nos hôpitaux sera achevée et que notre personnel aura un peu de répit, nous numériserons encore plus de processus de travail avec Workflower. En tous cas, il y a beaucoup de suggestions et d’idées au sein de l’hôpital. » Peter Thijs
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