L’hôpital AZ Alma a des projets ambitieux avec Workflower

Consultation préopératoire : faire plus avec les mêmes ressources 

Le bloc opératoire de l’AZ Alma devait faire face à un nombre croissant d’opérations et le service de consultation préopératoire (CPO) se trouvait en difficulté avec un manque de chambres et de personnel pour faire face à l’afflux supplémentaire de patients.

C’est précisément à ce moment que la société Bingli a présenté son application qui a donné des idées à Fritz Defloor : « Si nous pouvions faire en sorte que certains patients, par exemple ceux qui doivent subir une opération simple, remplissent le questionnaire préopératoire chez eux plutôt qu’à l’hôpital, nous prendrions déjà beaucoup d’avance. L’impact serait également positif pour les patients eux-mêmes, avec la liberté de remplir le questionnaire au moment et à l’endroit de leur choix, en toute tranquillité. Un avantage gagnant-gagnant ! »

Bingli est un outil très puissant, assurant cette fonction. Mais dans le cadre d’un hôpital, Bingli peut être considéré comme un produit autonome, et le souhait d’AZ Alma était d’intégrer les questionnaires dans l’ensemble du processus préopératoire. Pour soutenir le processus de bout en bout, le DPI n’était pas adapté. « Nous savions que la structure de Workflower est générique et que vous pouvez ainsi l’utiliser pour numériser tous types de processus de travail de manière très flexible. C’est exactement ce dont nous avions besoin » déclare Fritz.

Processus de consultation préopératoire :

En résumé, le processus mis en place avec Workflower comprend les étapes suivantes :

• Lorsque la décision d’opérer est prise pour un patient, un processus est initié dans Workflower à partir du logiciel de planification du bloc opératoire.
• Le patient doit ensuite remplir le questionnaire préopératoire. Pour les opérations relativement simples présentant peu de risques, les patients peuvent choisir de remplir le questionnaire à domicile. Dans le cas d’une opération complexe ou si le patient ne peut pas remplir lui-même le questionnaire numérique, il est rempli par le patient à l’hôpital, si nécessaire sous surveillance.
• L’équipe de soins de la consultation préopératoire reçoit ensuite les données complétées par le patient. Si nécessaire, des questions supplémentaires peuvent être posées.
• Après la validation complète de l’équipe de soins du CPO, l’opération est inscrite sur la liste d’attente de l’anesthésiste pour approbation. Il n’y a plus de document papier à traiter.
• Enfin, le questionnaire rempli, complété par les étapes pertinentes du processus, comme les examens complémentaires (par exemple, l’ECG), est ajouté au DPI sous forme de document PDF. Ainsi, les équipes de soignants disposent de toutes les informations dont elles ont besoin le jour de l’opération.

Avantages du processus CPO :

• AZ Alma n’utilise plus de dossiers CPO papier pour la validation des procédures par l’anesthésiste. Les documents sont disponibles sous forme numérique et leur validation peut donc être effectuée de n’importe quel lieu. Le processus de validation est ainsi fiabilisé, améliorant considérablement la sécurité des soins. Plus aucune intervention ne peut passer entre les mailles du filet lors du processus de validation.
• Toutes les questions reçoivent une réponse, rien n’est oublié. L’écriture illisible ou les fautes d’orthographe font également partie du passé.
• Si un patient indique des éléments importants dans le questionnaire, tels que la prise d’anticoagulants ou une allergie, l’application veille à ce que cela soit immédiatement porté à l’attention de l’équipe de soins.
• Au-delà de la sécurisation du processus de consultation préopératoire, le CPO peut également accueillir plus de patients sans avoir besoin de salles ou de personnel supplémentaires.
• Tout est transparent dans Workflower : vous savez exactement quel est le statut de chaque patient dans le processus. En cas d’incohérence, Workflower émet une notification. Ce peut être le cas pour un patient qui sera opéré dans quelques jours, mais dont vous n’avez pas encore reçu le résultat de l’ECG. Dans le passé, toutes ces situations devaient être réglées manuellement.
• Enfin, disposer des métadonnées, en plus des données, constitue un grand avantage : vous savez quelles étapes du processus ont été suivies et à quel moment. Vous pouvez ainsi suivre la qualité du processus de travail.

Approche du projet :

Fritz Defloor: « Il s’agit d’un projet assez complexe impliquant plusieurs parties. Il a donc fallu un certain temps pour le mettre en place. Mais la mise en production s’est déroulée sans problème majeur. »

« Il est essentiel que le processus de consultation préopératoire soit bien réfléchi dès le départ, même avant d’impliquer Workflower. Cela explique certainement une grande partie du succès. Amaron a joué un rôle essentiel. Par son cœur de métier, centré sur la connectivité entre les différentes applications des hôpitaux, et notamment à l’hôpital AZ Alma, ses équipes bénéficient d’une connaissance approfondie du fonctionnement des établissements de soins. Cela nous a certainement aidés. »

« Amaron a aussi participé à l’étape de réflexion et posé des questions pertinentes. L’assistance technique est importante, c’est certain. Mais la valeur ajoutée apportée en termes de contenu est probablement encore plus précieuse. »

« La coopération des trois parties, les équipes de Bingli et d’Amaron d’une part, et l’équipe CPO et les anesthésistes de l’hôpital AZ Alma d’autre part, a permis de réaliser un très bel outil. »

Ce projet innovant n’est pas passé inaperçu à l’extérieur de l’hôpital. Il s’est classé dans les trois premiers pour le prix de « l’innovation de l’année en matière de soins » lors des Flemish Care Awards à Gand en 2021.

Covid et Cie

L’hôpital AZ Alma avait planifié la numérisation d’une série d’autres processus de travail avec Workflower, mais la crise sanitaire liée au covid a contrecarré ses plans. Pour y répondre rapidement et de manière adéquate, l’hôpital a adopté les processus Workflower suivants:

1. Un outil de validation permettant aux médecins traitants d’approuver les admissions après que les patients aient été testés négatifs au covid-19.
2. Les patients qui ont un rendez-vous à l’hôpital AZ Alma reçoivent un rappel par SMS quelques jours avant. La veille de la consultation, ils reçoivent un deuxième SMS stipulant les mesures-covid de l’hôpital.
3. Pour les médecins généralistes qui prélèvent des échantillons pour les tests covid, les prescriptions sont automatiquement créées et transmises au laboratoire clinique AZ Alma qui effectue les analyses.
4. Les vaccinations des médecins et des employés sont enregistrées de manière centralisée et intégrées automatiquement dans la plateforme du pouvoir public flamand. L’hôpital AZ Alma dispose également d’une vue d’ensemble du taux de vaccination (actuellement 93 %) et l’ensemble du processus logistique se déroule de manière très fluide. Lorsque l’ID d’un employé qui se fait vacciner est scanné, les données de cet employé apparaissent à l’écran. Vous sélectionnez le bon vaccin et le lot auquel il appartient, puis vous indiquez que le vaccin a été administré en cochant la case. C’est tout ce que vous devez faire.

« La période de la covid n’a été facile pour personne et Amaron avait beaucoup à faire ! Néanmoins, ils nous ont beaucoup aidés. À ma connaissance, il n’y avait pas d’alternatives, à moins de commencer à développer des choses soi-même. Mais avec Workflower, nous avons pu mettre en place ces processus beaucoup plus rapidement et de manière concluante » poursuit Fritz.

Mettre en place soi-même de nouveaux processus 

Les projets ne manquent pas pour les mois à venir. À relativement court terme, l’hôpital AZ Alma souhaite examiner de plus près avec Workflower les processus de travail suivants :

• Les demandes des employés pour un congé thématique ;
• L’impression interne et la révision de ces documents ;
• Le bureau central de prêt de matériel de soins infirmiers ;
• Les demandes des patients pour une copie de leur dossier médical ;
• Des messages texte à la suite d’une opération, pour informer un proche que le patient est de retour dans la chambre. Les équipes de soins sont ainsi libérées d’un grand nombre d’appels.

« À terme, nous voulons configurer nous-mêmes nos processus dans Workflower et nous formons certaines personnes dans cet objectif. Nous ne ferons alors appel à Amaron que si nous devons établir une interface avec un autre système » explique Fritz Defloor.

Un conseil pour conclure

« Si vous voulez numériser un processus de travail, il est crucial de partir d’un processus intrinsèquement sain. Tout d’abord, vérifiez que toutes les étapes sont correctes. Autre point important : le processus est-il garanti au sein de votre organisation ? Si ces conditions sont remplies, et c’est particulièrement vrai pour un processus complexe comme la consultation préopératoire, vous êtes prêt à numériser le processus avec Workflower » explique Fritz Defloor.

« À terme, j’aimerais également que nous puissions coopérer avec d’autres hôpitaux afin de pouvoir mutualiser nos réalisations. Après tout, nous pouvons apprendre beaucoup les uns des autres. Je pense en particulier aux processus de travail plutôt simples ou aux processus en grande partie imposés par la législation et qui se déroulent donc de la même manière dans les différents hôpitaux. En ce qui concerne AZ Alma, des processus plus complexes peuvent également être partagés. Il ne s’agit pas de reproduire les flux de travail des autres, mais de mettre en commun nos connaissances. Une communauté, en quelque sorte, dans laquelle nous coopérions les uns avec les autres selon le principe de la solidarité et pourrions échanger des processus/connaissances » conclut Fritz Defloor.

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Envisagez-vous de mettre en œuvre le processus de consultation préopératoire ou un autre flux de travail Workflower dans votre hôpital ? Avez-vous des questions ? Alors n’hésitez pas à nous contacter.

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