MPI Matchmaker zorgt voor foutloze samensmelting van patiëntendata

Wanneer ziekenhuizen beslissen om te fuseren of een samenwerking aangaan, heeft dat verregaande implicaties voor de informatie-infrastructuur van de ziekenhuizen. Eerst en vooral ga je de patiëntenbestanden samenvoegen en pas later, stap voor stap, informatiesystemen consolideren. Dit is ook de manier waarop fusieziekenhuizen ZOL Genk en ziekenhuis Maas en Kempen in Maaseik te werk gingen. Met de Workflower-app “MPI Matchmaker” konden ze dit tijdrovende proces grotendeels automatiseren. 

“Als je patiëntenbestanden wilt samenvoegen, mag je niets aan het toeval overlaten. Elk foutje is immers potentieel een groot probleem,” vertelt Peter Thijs, Directeur ICT en kwaliteit bij ZOL Genk. “Een dergelijke oefening kan je dan ook niet doorvoeren op een bepaald moment in de tijd. Het is een proces waar tijd overheen gaat. Daarbij kan je een aantal zaken vlot automatiseren, terwijl je voor andere manueel tussen beide moet komen.”

MPI Matchmaker: een interactief proces

Neem nu een patiënt die zich aanmeldt in het ziekenhuis van Maaseik. Bij de inschrijving kijkt de onthaalmedewerker zijn gegevens na. Die medewerker gaat ook na of de patiënt al gekend is in Genk. Verschillende situaties kunnen zich dan voordoen:

• Is de patiënt gekend, en ook al gekoppeld, dan hoeft er niets te gebeuren.
• Is de patiënt gekend, maar nog niet gekoppeld, en kan je hem goed identificeren aan de hand van het rijksregisternummer, dan kan je de koppeling tot stand brengen.
• Is de patiënt nog niet gekend, dan kan deze aangemaakt worden.

Maar soms is het minder duidelijk. Er komen in de ziekenhuizen bijvoorbeeld veel Nederlandse patiënten en zij hebben natuurlijk geen Belgisch rijksregisternummer. Andere patiënten waren er voor het laatst jaren geleden, toen er nog geen sprake was van eID’s. Of, je hebt een bepaalde persoon die je wel kunt terugvinden in Genk met dezelfde naam en geboortedatum, maar de adresgegevens zijn niet dezelfde.

“In dergelijke gevallen gaan we aan de slag met de MPI Matchmaker. Dat is een interactief proces, dat we in een flowchart gegoten hebben en daarna zoveel mogelijk geautomatiseerd,” vervolgt Peter Thijs.

Foutloos verwerken van patiëntendata 

In een dergelijke operatie mag je absoluut geen fouten maken: als je per ongeluk patiënten samenvoegt, kan je problemen krijgen met medische gegevens. Het laatste dat je wilt is een patiënt die bijvoorbeeld met een verkeerde bloedgroep in het systeem geregistreerd staat.

Peter Thijs: “Daarom hebben we het systeem een aantal maanden proef laten draaien en gekeken wat er zou gebeuren in welk systeem. In een logtabel werd nauwkeurig bijgehouden welke actie er zou volgen, zonder die actie daadwerkelijk door te voeren. Pas toen we zeker wisten dat alles goed ging, hebben we het proces in productie gezet.”

Interactie met andere systemen

Eigenlijk gaat het telkens om aparte stromen die ook een impact hebben op andere systemen: als patiëntnummers samengevoegd worden, dan moeten alle systemen in het ziekenhuis die het patiëntnummer gebruiken, te weten komen dat ze nu voor die patiënt met een ander nummer moeten werken.

“Ook die doorstroming van informatie kunnen we automatiseren met de MPI Matchmaker. Met de applicatie kunnen we bovendien fouten detecteren en iets manueel corrigeren als dat nodig is.”
Peter Thijs

“En dat is de reden waarom we bij Amaron geland zijn: we zochten niet louter workflow-ondersteuning; die workflow moest ook ingebed zijn in de bestaande communicatiestromen. We wilden bovendien een partij die weet hoe een ziekenhuis werkt en de pakketten kent. Het zijn die drie dingen samen die maken dat we uiteindelijk de beslissing genomen hebben om met Amaron te werken. Amaron helpt ons trouwens al vele jaren met de koppelingen tussen onze systemen en had ook veel ervaring met een dergelijke problematiek in andere ziekenhuizen; we hoefden het wiel dus niet opnieuw uit te vinden.”

“Via Workflower brachten we niet alleen toepassingen en patiëntendata samen, maar ook mensen die voorheen nog nooit met elkaar hadden samengewerkt. Het MPI-project is daarom het symbool geworden op ICT-vlak van hoe men in het ZOL succesvol wenst samen te werken, over de campussen heen,” zegt Petra Verwimp, Senior IT specialist bij ZOL.

Stap naar nieuwe werkprocessen is klein

“Het grote voordeel van Workflower is dat het integreerbaar is met de andere systemen die al draaien in het ziekenhuis: met Workflower kan je workflows bouwen boven op de koppelingen die er al zijn – met de nodige controles en hier en daar een manuele tussenstap.”
Peter Thijs

Vandaag heeft ZOL Genk naast de MPI Matchmaker nog twee grote processen lopen:

• De administratieve flow bij onboarding van artsen: 
  Met deze applicatie kan je het arbeidsintensieve proces aansturen om alle nodige data en documenten te verzamelen bij de aanstelling van een arts, assistent of consulent. Je weet ook altijd welke documenten aan vernieuwing toe zijn.
• Het beheer van de diabetesconventie, de “Endocrino” workflow:
  Met deze applicatie kan ZOL Genk alle aanvragen en facturaties binnen de diabetesconventie opvolgen, evenals de materiaalleveringen aan de patiënt.

“Wanneer je de technologie in huis hebt, wordt de stap om er nieuwe flows mee te maken klein. Zodra de fusie van onze ziekenhuizen is afgerond en onze mensen weer wat ademruimte hebben, zullen we met Workflower nog meer werkprocessen digitaliseren. Binnen het ziekenhuis zijn er in elk geval heel veel vragen en ideeën.”
Peter Thijs

---

Vragen over MPI Matchmaker of andere Workflower-processen?

Neem dan contact met ons op: