, ,

AZ Sint-Lucas Brugge automatiseert opvolging van aanvragen patiënten die toegang willen tot hun medisch dossier


WORKFLOWER USE CASE

Wettelijk gesproken hebben patiënten het recht om hun medisch dossier in te kijken en een afschrift ervan op te vragen. Patiënten kunnen hiertoe een formulier verkrijgen bij de ombudsdienst van het ziekenhuis of er een downloaden op de ziekenhuiswebsite. Het ingevulde formulier bezorgen ze vervolgens terug aan het ziekenhuis.

Maar komt de aanvraag wel terecht bij de juiste persoon? Voldoet de aanvraag aan alle voorwaarden en wordt deze afgehandeld binnen de wettelijke termijnen? Wat met de privacy van de patiënt en de GDPR-regelgeving? En hoe kun je inspelen op het stijgend aantal aanvragen nu patiënten steeds meer betrokken worden bij hun zorg? Een ogenschijnlijk simpel proces, maar niet zo vanzelfsprekend als het lijkt…

 

 


Oplossing

AZ Sint-Lucas Brugge, dat al een aantal HRM-processen heeft ingericht met Workflower, moest er niet lang over nadenken: ook voor het behandelen van aanvragen van patiënten die toegang willen tot hun medisch dossier, doen ze een beroep op Workflower. En omdat het ziekenhuis de tool en de procesmatige manier van denken ondertussen in de vingers heeft, kon het helemaal op eigen houtje de nodige ontwikkelingen doen.

Wat vinden de gebruikers?

“In de komende jaren verwachten we een toename van het aantal aanvragen van patiënten om hun dossier in te kijken of een afschrift te ontvangen. Daarop willen we anticiperen. Onze patiënten kunnen al via de website hun elektronisch medisch dossier inkijken. Maar als de patiënt inzage wil in een ouder deel van zijn (papieren) dossier, dan is een elektronische opvolging van dit proces geen overbodige luxe. We willen de dossiers namelijk correct opvolgen, de wettelijke termijnen en privacy van de patiënt respecteren, de zaken niet laten verloren gaan en alle vragen beantwoorden.”

Kristof Duthoy, Manager ICT, AZ Sint-Lucas, Brugge

 

 


Hoe het werkt

  • Om zijn patiëntendossier te kunnen inzien of een afschrift ervan te vragen, vult de patiënt een formulier in dat beschikbaar is op de website van het ziekenhuis.
  • De jurist van het ziekenhuis, die de aanvraag ontvangt, gaat na of de aanvraag volledig is en of deze voldoet aan alle voorwaarden. Stel dat een patiënt overleden is, dan is enkel een inzage door zijn vertrouwenspersoon mogelijk. Is de patiënt minderjarig, dan moet de aanvragende ouder een attest samenstelling gezin meesturen enz.
  • Is de jurist afwezig, dan is er een escalatieprocedure voorzien zodat de wettelijke termijnen te allen tijde gerespecteerd kunnen worden. De aanvraag komt dan terecht bij de medisch directeur of, in diens afwezigheid, bij de algemeen directeur.
  • Is het dossier niet compleet of is de aanvrager niet gekend als patiënt in het ziekenhuis, dan wordt de aanvrager hierover geïnformeerd.
  • Is het dossier wel compleet, dan gaat de aanvraag naar de cel die de verpleegkundige dossiers codeert. Zij handelen de afschriften en inzages van de dossiers af. Als zij hiervoor niet voldoende tijd hebben, gaat de aanvraag naar de beheerder van het EPD voor verdere opvolging.
  • Patiënten die een afschrift van hun dossier hebben gevraagd, ontvangen dit met de post.
  • Willen ze hun dossier inkijken, dan wordt er telefonisch contact met hen opgenomen om een afspraak te maken.
  • Als de wettelijke termijnen in de loop van het proces overschreden dreigen te raken, dan voorziet het systeem een herinnering.
  • Op het moment dat de patiënt feedback gekregen heeft, stopt de procedure.
  • Voor elke vorm van feedback zijn er standaarddocumenten beschikbaar, die hetzij elektronisch, hetzij op papier (indien het e-mailadres niet gekend is) aan de aanvrager bezorgd worden.