Enregistrer les vaccinations du personnel et des patients : Solution de vaccination Workflower 2.0
Début 2021, nous avons déployé une solution Workflower qui permet aux hôpitaux d’enregistrer les vaccinations de leurs collaborateurs. Les données de vaccination sont sécurisées et automatiquement téléchargées sur Vaccinnet. Grâce à ce processus, les établissements de santé peuvent également vérifier à tout moment la couverture vaccinale de leur personnel.
En complément du DMP/DPI, nous mettons actuellement en place une solution similaire pour enregistrer les données de vaccination des patients.
Enregistrement des vaccinations du personnel
Cette solution permet d’enregistrer les vaccinations non obligatoires, par exemple pour le covid-19 ou la grippe. Il suffit de procéder comme suit :
- Téléchargez le fichier csv contenant l’ensemble des collaborateurs (ou des personnes ayant une relation avec l’hôpital). Lorsqu’ils se présentent pour être vaccinés, vous pouvez les sélectionner dans la base de données par leur badge ou leur matricule.
- Toutefois, si vous ne travaillez pas avec un fichier du personnel, ou si un collaborateur ne figure pas dans la base de données, vous pouvez saisir le numéro de registre national. L’application récupérera ensuite les données requises par Vaccinnet auprès de ConsultRN. Si la personne n’y est pas connue non plus, vous pourrez enregistrer les données manuellement. Désormais, il existe également une solution pour les non-résidents.
- Vous pouvez travailler par lots. Pour l’enregistrement, il suffit de sélectionner le collaborateur (de manière optimale par le biais d’un scan de code-barres), puis de choisir le vaccin s’il y a plus d’un vaccin actif pour ce type.
- Une fois la vaccination saisie, vous pouvez passer à l’entrée suivante. L’enregistrement et le flux de données sont extrêmement rapides.
- La solution connaît le nombre de doses qui sont nécessaires pour un type de vaccin et en tient compte pour considérer une vaccination comme terminée. Il est également possible de définir des cycles avec 1 ou 2 administrations par cycle.
- Vous pouvez également garder trace de toute éventuelle réaction à un vaccin.
- Workflower ne conserve que les données nécessaires à Vaccinnet et s’assure de la transmission des données à cette plateforme. C’est particulièrement pratique pour les vaccins remboursés par les pouvoirs publics.
- Vous pouvez également indiquer dans l’application qu’un collaborateur a été vacciné en dehors de l’hôpital, par exemple si une infirmière est temporairement détachée dans un centre de soins résidentiels et qu’elle y est vaccinée. Cela vous permet de dresser un état complet de la couverture vaccinale.
- Vous pouvez générer différentes listes de synthèse. En un coup d’œil, vous pouvez également voir quelle est la couverture vaccinale de votre personnel – pour l’ensemble de l’hôpital, au niveau d’un service ou de la fonction, etc. Vous pouvez exporter ces données vers la solution BI de l’hôpital.
Tout au long du processus, toutes les données sont et restent sécurisées et protégées : seules les personnes autorisées y ont accès. Cela contribuera à vous conformer à la réglementation sur la confidentialité des données.
« En utilisant le flux de vaccination dans Workflower, nous avons pu mettre en œuvre une solution rapide et stable dans un temps très limité, tout en tenant compte de toutes les exigences pour un flux correct vers Vaccinnet. De plus, la courbe d’apprentissage des utilisateurs qui démarrent avec Workflower est très basse. »
Tanja Derboven, responsable des applications à l’hôpital AZ Klina
Enregistrement des vaccinations des patients
Outre le DMP/DPI, une solution similaire peut également être utilisée pour enregistrer les vaccinations ponctuelles des patients. Dans les grandes lignes, le processus est le suivant :
- Lorsqu’un patient doit être vacciné à l’hôpital, vous le sélectionnez dans le DMP/DPI.
- Un formulaire Workflower s’ouvre via une intégration contextuelle : les données du patient sont récupérées dans le SIH sur la base de l’ID du patient et sont préremplies dans le formulaire.
- L’étape suivante consiste à scanner le code-barres de l’emballage du vaccin et les données relatives au vaccin sont automatiquement complétées.
- Ces données de vaccination du patient sont également transmises à Vaccinnet. En utilisant l’identifiant du patient, vous pouvez récupérer toutes les données dont Vaccinnet a besoin.
- Une ordonnance préalable n’est pas nécessaire, ce qui est pratique. Ainsi un vaccin peut être administré facilement dans les services qui travaillent avec des ordonnances en post-scriptum. Vous pouvez alors utiliser Workflower pour imposer la validation du post-scriptum afin que les obligations légales soient respectées.
Envisagez-vous de mettre en œuvre la solution de vaccination ou un autre processus Workflower dans votre hôpital ? Avez-vous des questions ? N’hésitez pas à nous contacter (info@amaron.be ou tél. au +32 51 62 73 20).
