workflower vaccinatie-oplossing

Begin 2021 hebben we met Workflower een oplossing uitgerold waarmee ziekenhuizen de vaccinaties van hun medewerkers kunnen registreren. De vaccinatiegegevens zijn beveiligd en worden automatisch ontsloten naar Vaccinnet. Met dit proces hebben zorginstellingen bovendien op elk moment zicht op de vaccinatiegraad van hun medewerkersbestand.

Als aanvulling op het EPD zijn we nu een gelijkaardige oplossing aan het opzetten om de vaccinatiegegevens van patiënten vast te leggen.

Registratie vaccinatie van medewerkers

Met deze vaccinatie-oplossing kan je de niet-verplichte vaccinaties registreren, bijvoorbeeld voor covid-19 of griep. Je gaat hierbij als volgt te werk:

  • Je kunt een csv-bestand opladen met alle medewerkers (of andere personen die een relatie hebben met het ziekenhuis). Wanneer zij zich aandienen voor vaccinatie, kan je hen selecteren in de database aan de hand van hun badge of personeelsnummer.
  • Indien je echter niet werkt met een personeelsbestand, of indien een medewerker niet gevonden wordt in de database, kan je het rijksregisternummer ingeven. De applicatie gaat dan de gegevens die Vaccinnet vereist ophalen in ConsultRN. Wanneer de patiënt daar evenmin gekend is, kan je de gegevens manueel vastleggen. Ook voor niet-residenten is er nu een oplossing.
  • Je kunt werken in batch. Voor de registratie volstaat het om de medewerker te selecteren (optimaal via barcode-scanning), en dan het vaccin te kiezen indien er meer dan één vaccin actief is voor het type vaccin.
  • Zodra een vaccinatie is ingediend voor een medewerker, kan je starten met de volgende ingave. Je krijgt een bijzonder snelle dataregistratie en doorstroming.
  • De oplossing weet hoeveel toedieningen er voor een type vaccin nodig zijn en houdt hier rekening mee om een vaccinatie als afgerond te beschouwen. In de nieuwe versie is het ook mogelijk om cycli te definiëren met per cyclus 1 of 2 toedieningen.
  • Je kunt bovendien de eventuele reacties op een vaccin bijhouden.
  • Workflower bewaart enkel de gegevens die nodig zijn voor Vaccinnet en zorgt ervoor dat de gegevens doorstromen naar dit platform. Voor vaccinaties die door de overheid terugbetaald worden, is dit extra handig.
  • Je kunt in de applicatie eveneens vastleggen dat een medewerker buiten het ziekenhuis gevaccineerd is, bijvoorbeeld wanneer een verpleegkundige tijdelijk gedetacheerd is naar een woonzorgcentrum en daar gevaccineerd wordt. Zo kan je de vaccinatiegraad maximaal in kaart brengen.
  • Je kunt diverse overzichtslijsten genereren. In een oogopslag weet je ook wat de vaccinatiegraad is van je medewerkers – voor het hele ziekenhuis, op het niveau van dienst of functie etc. Die gegevens kan je exporteren naar de BI-oplossing van het ziekenhuis.

Doorheen het proces is en blijft alle data beveiligd en afgeschermd: enkel gemachtigden hebben er toegang toe. Zo kan je voldoen aan de regelgeving rond dataprivacy. 

“Door gebruik te maken van de vaccinatie-flow in Workflower zijn we in staat geweest om een snelle en stabiele oplossing te implementeren in een zeer beperkte tijd, rekening houdend met alle vereisten voor een correcte doorstroming naar Vaccinet. Bovendien is de learning curve voor gebruikers om aan de slag te gaan met Workflower zeer laag.”

Tanja Derboven, Toepassingsverantwoordelijke bij AZ Klina

Registratie vaccinatie van patiënten

Als aanvulling op het EPD kan een gelijkaardige oplossing ook ingezet worden om eenmalige vaccinaties van patiënten te registreren. In grote lijnen ziet het proces eruit als volgt:

  • Wanneer een patiënt in het ziekenhuis gevaccineerd moet worden, selecteer je de patiënt in het EPD.
  • Vervolgens wordt een Workflowerformulier geopend via context-integratie: de patiëntgegevens worden opgehaald uit het ZIS op basis van de patient-id en staan vooraf ingevuld op het formulier.
  • Als volgende stap scan je de barcode op de verpakking van het vaccin en de vaccingegevens worden automatisch aangevuld.
  • Deze vaccinatiegegevens van de patiënt worden eveneens doorgestuurd naar Vaccinnet. Aan de hand van de patient-id haal je alle data op die Vaccinnet nodig heeft.
  • Handig is ook dat een voorschrift vooraf niet noodzakelijk is; op die manier kan een vaccin vlot toegediend worden op afdelingen waar met naschrift gewerkt wordt. Achteraf kan je via Workflower de validatie van het naschrift alsnog afdwingen zodat voldaan is aan de wettelijke verplichtingen.

Overweeg je ook om de vaccinatie-oplossing of een ander Workflower-proces te implementeren in jouw ziekenhuis? Heb je vragen hierover? Neem dan contact op met Frederik Lenaerts (frederik@amaron.be of tel. +32 495 46 57 73).