Workflower Notification Center : plus d’options pour encore plus de flexibilité
Les établissements de soins de santé à la recherche d’une solution simple et flexible pour l’envoi automatisé de messages aux patients, fournisseurs, collaborateurs ou médecins, vont apprécier Workflower Notification Center. Cette solution vous permet d’envoyer tous types de messages adaptables aux différentes situations possibles, à un groupe cible défini, au moment le plus opportun, via le canal le plus approprié (SMS, e-mail, etc.) et composé d’un texte personnalisé. Un exemple typique est celui des rappels de rendez-vous, mais vous pensez probablement à de nombreuses autres situations où une solution telle que Workflower Notification Center s’avèrera utile.
Dans cet article, vous en saurez plus sur les options avancées de configuration et les fonctionnalités les plus récentes de la solution Workflower Notification Center. Parmi les nouveautés, la possibilité d’envoyer des messages en plusieurs langues et de faire varier le message en fonction de la situation. Pour un examen IRM en dehors des heures habituelles, par exemple, vous souhaiterez peut-être donner au patient des instructions différentes de celles correspondant à un rendez-vous en journée.
Pourquoi la solution Workflower Notification Center est-elle si bien adaptée à la confirmation de rendez-vous ?
Vous pouvez configurer la solution vous-même ou avec l’aide d’Amaron, afin de confirmer automatiquement les rendez-vous et fournir à vos patients toutes les informations nécessaires. Le nombre de non-présentations est réduit et vos patients arrivent déjà correctement informés à leur rendez-vous.
- Vous pouvez envoyer plusieurs messages pour chaque rendez-vous, aux heures souhaitées.
Par exemple, une première confirmation est envoyée lors de la prise du rendez-vous, puis un rappel quelques jours à l’avance, et enfin un troisième message avec des informations contenant des informations détaillées la veille du rendez-vous. C’est vous qui décidez quand les messages doivent partir. Si les patients modifient ou annulent leur rendez-vous, ils recevront également une confirmation. - Vous pouvez lier un message à un service ou à un examen spécifique à chaque rappel.
Les patients sont par exemple informés qu’ils doivent arriver à jeun pour certains examens. Ils savent également combien de temps à l’avance ils doivent se présenter dans le service. S’ils ont un questionnaire à remplir, par exemple en préopératoire, vous pouvez leur préciser avec Notification Center. - Le message peut varier selon l’heure de l’examen.
Lorsqu’un rendez-vous a lieu en dehors des horaires habituels, par exemple pour un IRM de nuit, le contenu du message peut préciser comment rejoindre le service pendant ces horaires. - Vous pouvez envoyer des messages dans la langue du destinataire.
La langue est automatiquement détectée et sélectionnée en fonction de celle utilisée pour l’enregistrement du patient dans le SIH. - Des rapports pertinents et un risque d’erreur réduit.
Le centre de notification fournit des rapports intégrant des aperçus pertinents. Ils vous indiquent, entre autres, quels sont les messages qui n’ont pas été délivrés, par exemple parce que les numéros de portable utilisés ne sont pas connus du fournisseur d’accès.
Si une erreur se produit au cours du processus, par exemple si un nombre anormalement élevé de messages est envoyé et qu’une certaine valeur seuil est dépassée, vous êtes averti et pouvez intervenir rapidement. - Des relevés précis pour une facturation correcte.
Sur la base des fonctionnalités de statistiques intégrées, vous connaissez le nombre de SMS envoyés par discipline et vous pouvez refacturer le coût mensuel au service concerné.
Quelles autres utilisations pour Notification Center ?
La solution Workflower Notification Center n’a en fait aucune limite et peut être configurée pour automatiser tous les scénarios imaginables, quel que soit le message que vous désirez envoyer, pour n’importe quel groupe cible.
Quelques exemples parmi toutes les possibilités :
- Communication avec les patients :
Les patients dont l’opération est programmée reçoivent par email une demande pour remplir un questionnaire préopératoire en ligne. En parallèle, un SMS leur est envoyé avec le code PIN nécessaire pour y accéder. - Laboratoires :
Lorsque des valeurs anormales sont détectées, une notification est envoyée au médecin prescripteur pour une demande urgente de contact. - Médecins/collaborateurs avant le recrutement :
Par SMS ou par e-mail, vous les informez de la liste des documents à fournir ou des tâches à effectuer. - Fournisseurs, bénévoles ou autres parties externes :
Vous pouvez leur envoyer un SMS avec un mot de passe s’ils ont besoin d’accéder à certains systèmes hospitaliers. Des informations supplémentaires peuvent leur être transmises via courrier électronique par exemple. - Médecins généralistes :
Notification Center est également une solution idéale pour communiquer avec les médecins généralistes. Un message peut par exemple leur indiquer qu’une consultation pluridisciplinaire est prévue pour l’un de leurs patients, et leur donner les instructions pour une éventuelle participation. - Débiteurs :
Avec la solution, il est également possible d’envoyer des rappels automatisés de paiement aux débiteurs. - Etc.
Quels sont les canaux de diffusion pris en charge ?
Aujourd’hui, Notification Center s’appuie principalement sur des messages texte. Mais vous pouvez également envoyer des e-mails, ou des messages sécurisés aux médecins via eHealthBox (en Belgique), ou encore distribuer des messages en interne via le système DECT.
L’utilisation de WhatsApp est également possible et s’avère intéressant lorsqu’un certain degré d’interaction entre les membres d’une équipe est nécessaire. En situation de crise en particulier, une conversation ouverte vous garde mutuellement informés sur les mesures et les actions.
Qui utilise déjà Workflower Notification Center ?
En Belgique, les hôpitaux AZ Sint-Lucas (Gand), AZ Alma (Eeklo), AZ Vesalius (Tongres), Jan Yperman (Ypres) et Vitaz (Sint-Niklaas) ont déjà opté pour Workflower Notification Center, convaincus par la flexibilité et la polyvalence de la solution.
Parmi ces établissements, certains se sont même montrés très créatifs dans l’utilisation de Notification Center. Par exemple, AZ Alma a décidé de l’utiliser pour envoyer des messages aux personnes de confiance désignées par les patients. Elles sont ainsi averties que le membre de leur famille ou leur partenaire est de retour dans sa chambre après l’opération. De nombreux appels téléphoniques à l’hôpital sont ainsi évités. Dans ce cas, Notification Center est utilisé en association avec Workflow Initiator : dès l’enregistrement du transfert du patient de l’unité de réveil à la chambre, le processus est déclenché et un SMS est envoyé à la personne de confiance
Mon hôpital peut-il également utiliser Notification Center ?
Tout hôpital peut bien sûr utiliser Workflower Notification Center pour envoyer des notifications automatisées à une grande variété de groupes cibles.
« Vous pouvez choisir de travailler étape par étape et de commencer par un cas d’utilisation spécifique. Mais si vous avez déjà en tête différentes applications possibles, il peut être judicieux d’installer dès le début la solution complète. Ceux qui connaissent déjà un peu Workflower peuvent configurer eux-mêmes les messages. Si vous ne possédez pas (encore) les connaissances de base en interne ou si vos ressources ne sont pas suffisantes, nous serons heureux de vous apporter le support et/ou la formation nécessaires », déclare Frederik Lenaerts, Directeur des Ventes et du Développement Commercial chez Amaron.
« Je souhaite insister sur ce point : la solution Notification Center n’est pas un module isolé. Comme toutes les autres applications Workflower, elle fonctionne en parfaite harmonie avec les autres systèmes d’information de votre établissement de santé. Nous veillons à ce que les informations circulent de manière transparente d’un système à l’autre, et c’est sans doute notre plus grande force », conclut Frederik Lenaerts.
