Workflower Notification Center: meer mogelijkheden voor nog meer flexibiliteit
Zorgorganisaties die een flexibele oplossing willen om geautomatiseerd berichten uit te sturen – naar patiënten, leveranciers, medewerkers of verwijzers – zijn met het Workflower Notification Center aan het goede adres. Met het Notification Center kan je namelijk allerhande case-specifieke boodschappen uitsturen: naar de gewenste doelgroep, op het meest geschikte tijdstip, via het meest geschikte medium (sms, e-mail, enz.), én met tekst op maat. Een typisch voorbeeld zijn afspraakherinneringen, maar je kunt vast zelf tal van andere situaties bedenken waarbij een tool zoals het Notification Center van nut kan zijn.
In dit artikel lees je meer over de rijke configuratiemogelijkheden en de meest recente features van het Workflower Notification Center. Nieuw is onder meer dat je nu ook berichten in meerdere talen kunt uitsturen en de boodschap kunt variëren naargelang de situatie: voor een MRI-onderzoek dat buiten de klassieke uren plaatsvindt, wil je de patiënt misschien andere instructies meegeven dan voor een afspraak overdag.
Wat maakt het Workflower Notification Center zo geschikt om afspraken te bevestigen?
Je kunt het Notification Center – zélf of met de hulp van Amaron – heel fijnmazig inrichten om afspraken te bevestigen en je patiënten hierbij alle nodige informatie meegeven. Op die manier reduceer je het aantal no-shows en laat je patiënten goed geïnformeerd op hun afspraak verschijnen.
- Voor elke afspraak kun je meerdere berichten uitsturen, en dit op de gewenste tijdstippen.
Een eerste bevestiging stuur je bijvoorbeeld op het moment dat de afspraak gemaakt wordt, een herinnering een paar dagen op voorhand, en een derde bericht met specifieke info daags voor de afspraak. Jij bepaalt zelf wanneer de berichten vertrekken. Ook wanneer patiënten hun afspraak wijzigen of annuleren, ontvangen ze hiervan een bevestiging. - Aan elke herinnering kan je een specifieke afdelings- of onderzoeksgebonden boodschap koppelen.
Zo weten patiënten dat ze bijvoorbeeld nuchter moeten blijven voor een bepaald onderzoek, of hoelang op voorhand ze op de afdeling verwacht worden. Misschien moeten ze een vragenlijst invullen, bijvoorbeeld preoperatief. Met een bericht maak je hen hierop attent. - De boodschap kan variëren naargelang het tijdstip van het onderzoek.
Voor afspraken die buiten het gangbare schema vallen, bv. een MRI-onderzoek ’s nachts, leg je uit hoe de patiënt de afdeling kan bereiken tijdens de nachtelijke uren. - Je kan berichten uitsturen in de taal van de ontvanger.
De taalkeuze wordt automatisch gedetecteerd op basis van de taal die voor de patiënt in het ZIS bekend staat. - Het systeem geeft feedback en helpt fouten te voorkomen.
De rapportage van het Notification Center geeft je handige overzichten. In de rapporten kan je onder meer zien welke berichten niet zijn afgeleverd, bijvoorbeeld omdat de gsm-nummers niet gekend zijn bij de provider.
Als er zich ergens in het proces een fout voordoet, bijvoorbeeld wanneer er abnormaal veel berichten vertrekken en een bepaalde drempelwaarde overschreden wordt, krijg je hiervan een melding en kan je snel ingrijpen. - Overzichtslijsten ondersteunen correcte facturatie.
Aan de hand van de ingebouwde statistieken weet je ook hoeveel sms’en verstuurd zijn per discipline en kan je de maandelijkse kost door factureren aan de betrokken afdeling. - Handig voor KWS-gebruikers:
Onze oplossing werkt met de patiëntgegevens zoals ze gekend zijn in KWS. Dit betekent dat patiënten die nog niet gekend zijn in het eigen ZIS, maar wel een identificatie hebben in KWS, toch vlot te bereiken zijn.
Waarvoor kan je het Notification Center nog meer gebruiken?
Het Notification Center kent eigenlijk geen limieten en kan je configureren om alle denkbare scenario’s te automatiseren – welk bericht je ook hebt, voor welke doelgroep dan ook.
Een greep uit de mogelijkheden:
- Communicatie met patiënten:
Een voorbeeld: patiënten voor wie een ingreep gepland staat, ontvangen via e-mail het verzoek om een online preoperatieve vragenlijst in te vullen. In parallel krijgen ze een sms met de pincode die ze hiervoor nodig hebben. - Laboratoria:
Wanneer er abnormale waarden gedetecteerd zijn, vertrekt er een melding naar de aanvragende arts met de vraag om dringend contact op te nemen. - Preboarding artsen/medewerkers:
Via sms of e-mail informeer je de betrokkenen dat ze bepaalde documenten moeten indienen of een bepaalde taak uitvoeren. - Leveranciers, vrijwilligers of andere externen:
Bezorg hen bijvoorbeeld een sms met een wachtwoord als ze toegang moeten krijgen tot bepaalde ziekenhuissystemen; voor extra informatie zet je een ander medium in, bv. e-mail. - Huisartsen:
Ook voor de communicatie met huisartsen is het Notification Center een geschikte tool. Denk maar aan berichten die hen laten weten dat er voor één van hun patiënten een MDO gepland is, samen met de instructies voor (eventuele) deelname. - Debiteuren:
Nog een interessante toepassing: met de oplossing kun je geautomatiseerd betalingsherinneringen uitsturen naar debiteuren. - Enz.
Welke mediakanalen worden ondersteund?
Vandaag wordt het Notification Center vooral gebruikt in combinatie met sms-berichten. Maar evengoed kan je er e-mails mee uitsturen, of beveiligde berichten bezorgen aan artsen via eHealthBox, of boodschappen intern verspreiden via het DECT-systeem.
Ook Whatsapp behoort tot de mogelijkheden en kan je inzetten wanneer een graad van interactie binnen een team van mensen noodzakelijk is. Denk maar aan berichten die je uitstuurt in een crisissituatie. Via een open conversatie kan je elkaar dan beter op de hoogte houden van maatregelen en acties.
Waar wordt het Notification Center gebruikt?
AZ Sint-Lucas (Gent), AZ Alma, AZ Vesalius, Jan Yperman en Vitaz hebben al gekozen voor het Workflower Notification Center. Wat hen over de streep haalde, is de flexibiliteit en de brede inzetbaarheid van de oplossing.
Sommigen springen zelfs bijzonder creatief om met het Notification Center. Zo koos AZ Alma ervoor om de oplossing te gebruiken voor berichten naar de vertrouwenspersonen van patiënten, en hen langs die weg te laten weten dat hun familielid of partner na een heelkundige ingreep terug op de kamer is. Dat bespaart het ziekenhuis flink wat telefoontjes. Hier wordt het Notification Center gebruikt in combinatie met de Workflow Initiator: wanneer geregistreerd wordt dat de patiënt van de recovery unit naar de kamer gaat, wordt het proces in gang gezet en vertrekt er een sms naar de vertrouwenspersoon.
Aan ideeën geen gebrek, want AZ Alma heeft inmiddels al een zesde use case in de pijplijn zitten.
Kan mijn ziekenhuis ook gebruik maken van het Notification Center?
Natuurlijk, elk ziekenhuis kan het Workflower Notification Center gebruiken om geautomatiseerd meldingen te sturen naar de meest diverse doelgroepen.
“Je kunt ervoor kiezen om stapsgewijs te werk te gaan, en starten met één specifieke use case. Als je daarentegen verschillende use cases in gedachten hebt, kan het zinvol zijn om direct het alomvattende Notification Center in huis halen. Wie Workflower een beetje onder de knie heeft, kan de berichten zelf configureren. Heb je de basiskennis (nog) niet in huis, of is je afdeling krap bemand, dan leveren we je graag de nodige ondersteuning en/of opleiding,” zegt Frederik Lenaerts, Hoofd Sales & Business Development bij Amaron.
“En we kunnen het niet genoeg herhalen: het Notification Center is geen eiland. Het werkt net als alle andere Workflower-toepassingen in perfecte harmonie met de overige informatiesystemen van je zorginstelling. We zorgen ervoor dat de informatie naadloos doorstroomt van het ene systeem naar het andere, en daarin ligt misschien wel onze grootste sterkte,” besluit Frederik.
