ZOL met en service une application Workflower pour la gestion des conventions diabète
L’hôpital Oost-Limburg (ZOL) devait remplacer son application existante de gestion des conventions diabète. Workflower étant déjà largement utilisé dans l’hôpital, la logique était de savoir d’abord si elle pouvait apporter une réponse.
C’est ainsi qu’une nouvelle application Workflower a été créée, baptisée « Endocrino ». Ses avantages sont nombreux : elle permet de soumettre et de suivre les demandes de prise en charge rapidement et automatiquement, de rationaliser la gestion du matériel et le flux de facturation, et d’améliorer les interfaces avec d’autres systèmes. Le personnel soignant est également informé à tout moment à l’aide de listes de tâches explicites. L’ensemble de ces évolutions contribue à une meilleure prise en charge des patients diabétiques.
« Il a été difficile de se séparer de l’ancienne application de convention diabète après toutes ces années. Mais avec Workflower, nous avons une réelle alternative, intégrant de nouvelles fonctionnalités. Les données disponibles dans les autres systèmes de l’hôpital peuvent désormais être utilisées beaucoup plus facilement, réduisant les besoins de saisie manuelle. La facturation est également beaucoup plus fluide. »
Vera Vanroye, membre du personnel du Centre du diabète ZOL Genk
Le processus Endocrino se compose de trois parties principales : (1) la gestion des demandes de prise en charge dans le cadre de la convention diabète ; (2) la fourniture de matériel pour le diabète aux patients ; (3) le processus de facturation.
(1) Gestion des demandes de prise en charge dans le cadre de la convention diabète:
- Après la création du patient dans l’application Workflower, un formulaire de demande de prise en charge conforme aux règles de l’INAMI est généré de manière presque entièrement automatique. Les données démographiques sont récupérées dans le SIH WISH et la valeur récente HbA1c dans le DPI. Si l’analyse de sang a eu lieu dans un laboratoire extérieur à l’hôpital, vous pouvez saisir la valeur manuellement.
- Dès que le patient et le médecin ont signé le formulaire, celui-ci est envoyé à la mutuelle. Le dossier passe au statut « envoyé ».
- Lorsque la mutuelle a approuvé la demande de prise en charge, le statut du dossier passe à « accordé ». Pour les patients disposant d’un dossier médical global, le dossier est valable pour une période d’un an. Pour les autres patients, la durée est adaptée en fonction de la décision de la mutuelle de santé.
- Une fois que le statut d’un enregistrement est « attribué », le service d’administration des patients reçoit une tâche pour créer un numéro administratif dans WISH, auquel seront reliés les forfaits journaliers à facturer. Le statut du dossier passe alors à « numéro de rôle OK ». À ce moment, la facturation est également initiée.
- Les informations sur la convention dont vous disposez vous donnent une idée précise du moment où vous devez demander le prolongement d’un dossier. Vous pouvez ainsi le commencer en temps utile, pendant la consultation si vous le souhaitez.
- Il est possible de suivre le statut de chaque dossier via différentes listes de synthèse. Sont ainsi proposées une liste récapitulative de tous les patients, une liste des conventions arrivant à échéance et pour lesquelles aucune action n’a encore été entreprise, une liste des demandes envoyées à la caisse d’assurance maladie, …
(2) Fourniture de matériel pour le diabète :
- Ce flux de travail vous permet d’enregistrer le matériel fourni au patient.
- Par classe de diabète (A, B ou C) et par type de mesure (mesure par bandelette, mesure par capteur), le système calcule le nombre d’unités auquel le patient a droit pour la période saisie. Vous pouvez passer outre en tenant compte du matériel que le patient peut encore avoir en sa possession.
- Vous pouvez scanner le numéro de série du matériel. Une liste de synthèse répertorie les attributions de matériels aux patients correspondants. Cette fonction s’avère utile, par exemple, dans le contexte des rappels.
(3) Facturation:
- Chaque mois, l’application Workflower génère pour tous les dossiers en cours un fichier contenant les données nécessaires à la facturation des forfaits journaliers à la caisse d’assurance maladie. Les informations sur le matériel fourni également en font partie. Ces fichiers sont importés dans le SIH, qui se charge de la facturation.
- Une liste de synthèse vous indique les dossiers pour lesquels la facturation ne peut avoir lieu et qui requièrent des mesures supplémentaires.
Avantages pour l’équipe chargée du diabète
L’équipe de diabétologie de ZOL, qui gère un total de 3 000 dossiers, plébiscite l’application Endocrino pour ses nombreux bénéfices:
- Le flux des demandes de prise en charge est numérisé ; les données pertinentes provenant d’autres systèmes sont complétées automatiquement et les documents à signer par le médecin et le patient sont imprimés.
- Le flux de facturation et la gestion du matériel sont plus fluides.
- Les listes de synthèse permettent de suivre facilement le statut des différents dossiers.
- Les interfaces avec les autres systèmes garantissent l’échange d’informations actualisées et réduisent la nécessité d’une saisie manuelle des données.
- L’application Workflower vous permet de réagir très rapidement si les conventions sont modifiées.
