ZOL gaat live met Workflower-proces voor beheer van diabetesconventies
De bestaande applicatie van Ziekenhuis Oost-Limburg (ZOL) voor het beheer van de diabetesconventies was aan vervanging toe. Omdat Workflower al breed gebruikt werd in het ziekenhuis, was het voor ZOL de logica zelve om eerst en vooral te bekijken of Workflower een antwoord kon bieden.
En zo kwam er een nieuwe Workflower-applicatie tot stand, het ‘Endocrinoproces’. Deze applicatie heeft heel wat voordelen: je kan er snel en geautomatiseerd aanvragen mee indienen en opvolgen; het materiaalbeheer en de facturatieflow verlopen gestroomlijnd; er zijn betere koppelingen met andere systemen; de zorgmedewerkers ten slotte kunnen alles goed opvolgen aan de hand van overzichtelijke lijsten – allemaal zaken die bijdragen aan een betere zorg voor diabetespatiënten.
“Het was moeilijk om na al die jaren afscheid te nemen van de oude applicatie voor de diabetesconventie. Maar met Workflower hebben we een volwaardig alternatief, met nieuwe mogelijkheden. Data die beschikbaar zijn in de andere systemen van het ziekenhuis kunnen we nu veel makkelijker hergebruiken; er is dus minder manuele gegevensinput nodig. Ook de facturatie verloopt een stuk vlotter. In die mate zelfs dat we nu soms tegen elkaar zeggen: ‘Oost, west, Workflower best’.”
Vera Vanroye, Stafmedewerker Diabetescentrum ZOL Genk
Het Endocrinoproces bestaat uit drie grote luiken: (1) het beheer van aanvragen binnen de diabetesconventie; (2) de leveringen van diabetesmateriaal aan patiënten; (3) het facturatieproces.
(1) Beheer van aanvragen binnen de diabetesconventie:
- Nadat de patiënt gecreëerd is binnen de Workflowerapplicatie wordt er een aanvraagformulier gegenereerd dat voldoet aan de RIZIV-regels. Zowat alle data worden automatisch ingevuld. De demografische gegevens worden opgehaald in het WISH ZIS en de recente HbA1c-waarde in het EPD. Indien het bloedonderzoek heeft plaatsgevonden in een laboratorium buiten het ziekenhuis, kan je de bloedwaarde manueel ingeven.
- Nadat patiënt en arts het aanvraagformulier ondertekend hebben, wordt het naar de mutualiteit gestuurd. Het dossier krijgt de status ‘verstuurd’.
- Wanneer de mutualiteit de aanvraag heeft goedgekeurd, wordt de status van het dossier op ‘toegekend’ gezet. Voor patiënten met een globaal medisch dossier is het dossier geldig voor de termijn van een jaar. Voor de andere patiënten wordt de duurtijd aangepast in functie van de beslissing van de mutualiteit.
- Zodra de status van een dossier ‘toegekend’ is, ontvangt de dienst patiëntenadministratie een taak om een administratief nummer te creëren binnen WISH. Dat is ook het nummer waarop de te factureren dagforfaits zullen doorkomen. Het dossier krijgt vervolgens de status ‘rolnummer OK’. Op dit moment wordt ook het nodige geïnitieerd om de facturatie te kunnen aansturen.
- Aan de hand van de conventie-info heb je duidelijk in beeld wanneer je de verlenging van een dossier moet aanvragen. Zo kan je dit proces tijdig starten, zo je wil nog tijdens de consultatie.
- Via overzichtslijsten kan je de status van elk dossier opvolgen. Zo is er een overzichtslijst van alle patiënten, een lijst van conventies die gaan vervallen en waarvoor nog geen actie is ondernomen, een lijst met aanvragen die verstuurd zijn naar het ziekenfonds, een lijst van dossiers waarvoor er nog geen rolnummer beschikbaar is …
(2) Leveren van diabetesmateriaal:
- Met deze workflow kan je het materiaal registreren dat meegegeven wordt met de patiënt.
- Per diabetesklasse (A, B of C) en per type meting (stripmeting, sensormeting) berekent het systeem het aantal stuks waarop de patiënt recht heeft voor de periode die is ingegeven. Je kan dit overrulen rekening houdend met het materiaal dat de patiënt eventueel nog in zijn bezit heeft.
- Je kunt het serienummer van het materiaal scannen. Aan de hand van een overzichtslijst weet je dan steeds welk materiaal bij welke patiënt is. Dit is bijvoorbeeld handig is in het kader van terugroepingen.
(3) Facturatie:
- Elke maand genereert de Workflower-applicatie voor alle lopende dossiers een bestand met de data die nodig zijn om de dagforfaits te factureren aan de mutualiteit. Ook de info over het meegegeven materiaal maakt deel uit van dit bestand. Deze bestanden worden geïmporteerd binnen WISH, dat instaat voor de facturatie.
- Via een overzichtslijst heb je in beeld voor welke dossiers de facturatie niet kan gebeuren en je dus verder actie moet ondernemen.
Voordelen voor het diabetesteam
Het diabetesteam van ZOL, dat alles samen 3000 dossiers beheert, vindt de endocrino-applicatie een hele verbetering:
- De flow van aanvragen is gedigitaliseerd; relevante data van andere systemen worden automatisch aangevuld en er worden voor patiënt en arts print-outs gegenereerd ter ondertekening.
- De facturatieflow en het materiaalbeheer verlopen vlotter.
- Aan de hand van overzichtslijsten kan je vlot de status van de verschillende dossiers opvolgen.
- De koppelingen met de andere systemen zorgen voor de uitwisseling van actuele informatie en maken dat je minder data manueel moet registreren.
- Je kunt met de Workflower-applicatie heel snel inspelen op wijzigingen of nieuwe conventies.
Vragen over de Workflower-applicatie diabetesconventies?
Neem dan snel contact met ons op: info@amaron.be.
