WORKFLOWER USE CASE

Er komt een nieuwe patiënt binnen op de afdeling orthopedie. De patiënt heeft een rolstoel nodig, maar op de afdeling is er geen enkele beschikbaar. De verpleegkundige van dienst begint rond te bellen naar haar collega’s in andere units en kan een rolstoel op de kop tikken in de radiologie-afdeling. Nadat de patiënt het ziekenhuis weer verlaten heeft, blijft de rolstoel achter op orthopedie. Niemand weet uiteindelijk nog waar die rolstoel precies vandaan kwam.

 

 


Oplossing

Om het beschikbare materiaal efficiënt te gebruiken en te vermijden dat materiaal zoekraakt, werkt Ziekenhuis Heilig Hart in Lier met een centrale uitleendienst. Elke afdeling heeft nog steeds een eigen basisstock van courant verpleegkundig materiaal, maar als die voorraad is uitgeput, kan men er een beroep doen op de centrale uitleendienst. 

Een Workflower-proces gekoppeld aan het Ultimo assetmanagement platform en het ADT-systeem van het ziekenhuis zorgt ervoor dat het beheer van de aanvragen voor extra hulpmiddelen efficiënt verloopt. De afdelingen vinden vlot het materiaal dat ze voor hun patiënten nodig hebben en op de uitleendienst heeft men perfect in beeld waar welk toestel zich bevindt.

Wat vinden de gebruikers?

“Met dit project willen we enerzijds kosten besparen door centraal een aantal toestellen en materialen aan te bieden voor het hele ziekenhuis. Hierdoor dient niet elke afdeling een eigen voorraad te hebben. Anderzijds kunnen we nu ook beter waken over de staat en het onderhoud van de apparatuur. Door dit proces te digitaliseren en grotendeels te automatiseren, kunnen we op elk moment ook traceren welke apparatuur we in stock hebben, welke toestellen in gebruik zijn en waar ze zich bevinden.

Raf Jacobs, Coördinator patiëntenvervoer/mortuarium/voedingsassistenten

 

 


Hoe 
verloopt het proces?

  • Bij opname van een nieuwe patiënt vult de verpleegkundige een Workflower-formulier in om een extra rolstoel (of paar krukken …) aan te vragen bij de centrale uitleendienst. De aanvraag is direct gekoppeld aan de patiëntdata afkomstig uit het ADT-systeem van het ziekenhuis.
  • Een medewerker van de uitleendienst selecteert het best geschikte materiaal voor de patiënt en zet het klaar voor afhaling. Achterliggend gebeuren er enkele controles. Indien het bv. een toestel betreft dat binnenkort in onderhoud gaat of gekeurd moet worden, dan krijgt de medewerker hierover een melding.
  • De logistiek medewerker die het materiaal rondbrengt, weet aan de hand van een overzichtelijke werklijst welk materiaal klaar staat voor afhaling.
  • Wanneer een afdeling een hulpmiddel in ontvangst neemt, wordt de barcode op het toestel gescand samen met de barcode van de afdeling. Indien er geen barcodescanner voorhanden is, kan de unieke code van het toestel ook manueel ingegeven worden.
  • Als een patiënt tijdens zijn verblijf in het ziekenhuis naar een andere afdeling wordt overgebracht, wordt dit via de ADT-gegevens ook automatisch geregistreerd in het Ultimo assetmanagement-systeem, dat de stock van alle toestellen centraliseert.
  • Is een toestel defect, dan wordt de ontlening stopgezet en een nieuwe aanvraag ingediend. Data over type materiaal en patiëntgegevens hoeven niet opnieuw te worden ingevoerd.
  • Wanneer de patiënt het ziekenhuis verlaat, wordt het hulpmiddel weer vrijgegeven. Als het toestel gereinigd moet worden, ontvangt de afdeling hiervoor een taak.
  • Een dag later weet de logistiek medewerker aan de hand van zijn werklijst dat hij het toestel weer kan gaan afhalen.
  • Op elk moment weet de centrale uitleendienst welk materiaal in voorraad is, wat is uitgeleend door welke dienst, wanneer een hulpmiddel weer beschikbaar zal zijn, welke toestellen defect zijn etc.

Welke integraties?

  • Workflower ontvangt de patiëntgegevens via het ADT-systeem van het ziekenhuis.
  • Er is een bidirectionele koppeling met het Ultimo assetmanagement-systeem, dat de materiaalstock beheert. Elk item heeft er een unieke code. Workflower haalt de gegevens van het materiaal op bij Ultimo en laat Ultimo op zijn beurt weten waar een toestel zich bevindt.

    Tip:

    Voor klanten die nog geen aparte assetmanagement-tool hebben voor het beheer van deze materiaalstock, kunnen we dit in Workflower inrichten via masterdata.

Denk je eraan om een Workflower-proces te implementeren in jouw ziekenhuis? Heb je vragen? Neem dan contact op met Frederik Lenaerts (frederik@amaron.be of tel. +32 495 46 57 73).