Workflower automatiseert registratie van opnames bij H.-Hartziekenhuis Lier

WORKFLOWER USE CASE

Een correcte registratie en opvolging van ziekenhuisopnames is best een complexe administratieve aangelegenheid. Het proces start zodra de behandelende arts een afspraak maakt voor een opname, ingreep of behandeling, en eindigt wanneer de patiënt in het ziekenhuis arriveert en de opname geregistreerd wordt. Indien een afspraak wordt uitgesteld of geannuleerd, krijg je al helemaal een ingewikkelde puzzel. Misschien moet je de planning in het operatiekwartier aanpassen of klopt de planning van de bedden niet meer… Om alles geregeld te krijgen en de informatie te laten doorstromen tussen de verschillende afdelingen, begin je over en weer te bellen. Zo zijn jij en je collega’s al snel een stuk van de dag kwijt.

 

 

Oplossing

Het H.-Hartziekenhuis in Lier, dat tot voor kort gebruik maakte van een papieren opnameformulier, heeft samen met Amaron het volledige opnameproces in kaart gebracht. Nu hanteren alle betrokken afdelingen – opnamedienst, verpleegeenheden, artsen, enz. – een digitaal formulier voor de registratie van de opname. De uitwisseling van gegevens gebeurt in realtime. Zo is iedereen altijd op de hoogte van de actuele status en van eventuele wijzigingen. De kans op fouten verkleint en de patiënt kan rekenen op een betere ervaring.

Wat vinden de gebruikers?

“Workflower geeft ons veel meer dan louter een opnamebon. Met Workflower hebben we een elektronische leidraad die ons doorheen het hele opnameproces loodst en ervoor zorgt dat relevante gegevens tussen de betrokken afdelingen uitgewisseld worden in realtime. Onze medewerkers zouden deze oplossing nog moeilijk kunnen missen. En een opname die vlot verloopt, is beslist ook een eerste stap naar een tevreden patiënt.”

Johan Engels, Applicatiebeheer, H.-Hartziekenhuis, Lier

“Met het nieuwe systeem besparen we op de opnamedienst voor elke bon 50 procent van de tijd. We werken nu met een gestandaardiseerd formulier, dat bijvoorbeeld een vaste lijst van ingrepen bevat. De presentatie van informatie  is veel duidelijker en gestructureerder dan voorheen. Het systeem verplicht je ook om alle nodige informatie in te vullen. Die informatie is dan op het juiste moment beschikbaar voor iedereen die de data nodig heeft. Wij van onze kant krijgen veel minder telefoons.”

Jos Pauwels, Verantwoordelijke dienst opname en onthaal, H.-Hartziekenhuis, Lier

 

 

Hoe het werkt

• De arts registreert de opname en bijbehorende gegevens, bijvoorbeeld de reden van opname of medische data. Hij/zij haalt de patiëntgegevens op uit het administratieve systeem van het ziekenhuis, of bij de overheid, met behulp van het rijksregisternummer en een eHealth-koppeling.
• De patiënt ontvangt een geprinte samenvatting van de opnamedetails.
• Indien de patiënt nog niet gekend is in het administratieve systeem van het ziekenhuis, zorgt de opnamedienst voor de aanmaak van zijn/haar administratieve dossier. Indien de gegevens gewijzigd zijn sinds zijn/haar laatste bezoek, zorgt deze dienst voor de desbetreffende wijzigingen.
• Voor dagopnames wordt de voorinschrijving direct ingeboekt. Voor verblijvende patiënten gebeurt dit pas enkele dagen voor de opname of ingreep.
• Voor patiënten die een heelkundige ingreep ondergaan, worden de gegevens ook doorgestuurd naar het preoperatief platform. Het preoperatief platform wordt op de hoogte gebracht van de ingrepen die gepland staan.
• In het geval van totale heup- of knieprothesen start bijkomend een zorgpad voor de opvolging van de pre-operatieve onderzoeken.
• Het operatiekwartier gebruikt de geregistreerde elektronische opnamebonnen als basis voor de planning in de afdeling.
• Te allen tijde kunnen de arts, de betrokken secretariaten of de opnamedienst de opname(-planning) wijzigen of annuleren. Alle betrokkenen worden dan direct op de hoogte gebracht wanneer er verdere acties nodig zijn. Indien de arts dit wenst, kan hij of zij ook contact opnemen met de sociale dienst.

Gebruikte technologieën

• ADT HL7-stromen voor de uitwisseling van de laatste patiëntinformatie en registratie van de opname.
• eHealth consultRN-service voor de bevraging van patiëntgegevens.
• Koppeling met het preop.be-platform voor de anamnese-opvolging bij ingrepen.
• Connectiviteitsoplossing voor de ontvangst (en eventuele transformatie) van data die de processen aansturen.
• Workflower zorgt als controlecentrum voor het uitvoeren en opvolgen van activiteiten (taken, berichten, timers).

Voordelen

• 50% tijdsbesparing per opnamebon
• Informatie in realtime beschikbaar voor alle betrokkenen
• Minder over-en-weergebel en minder kans op fouten
• Een betere ervaring voor de patiënt