AZ Sint-Lucas Gent automatiseert registratie van geboortes in eBirth

WORKFLOWER USE CASE

De vroedvrouwen op de materniteit willen de net bevallen moeders en hun baby’s de beste zorg geven. Maar eerst moeten ze hun administratieve taken afhandelen: het elektronisch patiëntendossier (EPD) bijwerken en elke geboorte binnen de 24 uur registreren via de eBirth webservice van het eHealth platform. Concreet betekent dit dat de vroedvrouwen de administratieve en medische gegevens voor elk pasgeboren kindje eerst invoeren in het EPD en dat ze dit nog eens overdoen in eHealth.

 

 

Oplossing:
Automatische transfer van data EPD naar eHealth

Maar het kan ook anders. AZ Sint-Lucas in Gent – dat met ruim 2500 geboortes per jaar de tweede grootste materniteit heeft van Vlaanderen – is er met Workflower in geslaagd om het proces van dataregistratie te automatiseren en de relevante gegevens uit het EPD automatisch over te brengen naar het eHealth-platform. Het resultaat? Vroedvrouwen hoeven de gegevens niet meer dubbel in te voeren en hebben meer tijd voor zorgtaken. Een aantal ingebouwde checks zorgt er bovendien voor dat de gegevens die doorgestuurd worden correcter zijn.

Wat vinden de gebruikers?

“Direct na een bevalling kunnen we de administratieve taken nu in één beweging afwerken. We hoeven de gegevens slechts één keer in te vullen en hebben hiervoor een zeer gebruikersvriendelijk programma ter beschikking. Per bevalling levert dit een tijdswinst van een tiental minuten. Reken maar hoeveel dat er zijn voor een ziekenhuis met jaarlijks 2500 geboortes. Stuk voor stuk minuten die we kunnen besteden aan de patiëntenzorg!”

Anne Van den Berghe, hoofdvroedvrouw verloskwartier AZ Sint-Lucas, Gent

 

 

Hoe het werkt

• De vroedvrouwen registreren de administratieve en medische gegevens van de geboorte in het EPD.
• Op basis van de geregistreerde gegevens genereert Workflower een werklijst: een overzichtelijk scherm met alle openstaande taken, zoals de registratie van een geboorte die nog wacht op goedkeuring of een waarvoor er een aanpassing van bepaalde gegevens nodig is.
• Wanneer de data zijn goedgekeurd, worden ze via Mirth automatisch doorgestuurd naar het eHealth dataplatform van de Belgische overheid.
• Zodra de geboorte correct is geregistreerd, ontvangt het ziekenhuis een registratiecode en genereert Workflower een taak om het kennisgevingsformulier te printen waarmee de ouders de geboorteaangifte kunnen regelen.
• Doorheen het registratieproces zijn er een reeks controles en escalatiemechanismen ingebouwd. Als er ergens een fout in de geregistreerde gegevens wordt gedetecteerd of het niet lukt om de data over te brengen naar eHealth, dan wordt er een nieuwe taak gecreëerd in de werklijst. De afdeling krijgt bijvoorbeeld ook een melding als een geboorte na vijf dagen nog niet correct is geregistreerd of de medische gegevens na 35 dagen nog niet zijn doorgestuurd naar eHealth.