,

Een transparante, snelle en accurate workflow voor de on- en offboarding van stagiairs bij Ziekenhuis Oost-Limburg

Bij Ziekenhuis Oost-Limburg (ZOL) komen er elk jaar ongeveer tweeduizend studenten stage lopen: studenten zorg, niet-zorg en studenten geneeskunde. Voor de onboarders in het ziekenhuis brengt dat heel wat administratief werk met zich mee.  Zij zorgen voor de inschrijving van de stagiairs en zien erop toe dat de nodige contracten worden opgemaakt. Ze creëren accounts voor het EPD, informeren de studenten over de te volgen e-learnings en maken dat de badges en bedrijfskleding klaarliggen op het moment dat de studenten starten met hun stage.

Om de werkdruk voor het onboarding team te verlichten, besloot het ziekenhuis om dit proces te automatiseren met Workflower, in een eerste fase voor de studenten zorg, en daarna ook voor geneeskundestudenten en studenten niet-zorg.

Een digitaal proces voor minder administratieve rompslomp

ZOL heeft een vaste samenwerking met enkele scholen die elk een aantal stageplaatsen in het ziekenhuis hebben en die zelf beheren. Zij bezorgen aan ZOL een bestand met de informatie van de studenten en de afdeling waar zij stage zullen lopen.

Vroeger gebruikte elke school hiervoor een eigen format. De medewerkers van het onboarding team in het ziekenhuis brachten alle informatie samen in een Excel-bestand. Voor elke student werd er manueel een EPD-account gecreëerd en een badge gemaakt. Na afloop van de stage kwamen de badges terug en moest de EPD-account weer afgesloten worden. Ook als er ergens iets wijzigde, kwam er best veel manueel werk aan te pas.

Dat de automatisering van dit proces een aanzienlijke tijdswinst zou opleveren voor het onboarding team, was voor ZOL een no-brainer. En omdat ZOL al verschillende processen gedigitaliseerd had met het Workflower-platform van Amaron, hadden ze er ook nu het volste vertrouwen in. “Samen met de projectmanager van Amaron analyseerden we de functionele flow, legden de todo’s vast, brachten de knelpunten in kaart en hebben die stap voor stap weggewerkt op basis van een prioriteitenlijst. Het doel was helder voor ons; we wisten goed wat we wilden bereiken, en dat heeft ons geholpen om te komen tot een mooie oplossing,” zegt Sylvain Haekens, Hoofd van ZOL Talent Center.

Soepele verwerking van stage-aanvragen

Voor de scholen werd er een Excel-bestand gecreëerd waarmee ze de gegevens van de stagairs op gestandaardiseerde wijze kunnen doorsturen naar ZOL. Het onboarding team brengt die data dan over naar de Workflower-applicatie.

“Wanneer we een Excel-bestand ontvangen, is het nog altijd nodig om een check te doen en de gegevens te corrigeren. Maar globaal genomen is de data die we nu binnenkrijgen veel correcter dan voorheen. Toen gebeurde de registratie door de student zelf en hadden we een foutenmarge van wel 25 à 30%.”
Ingrid Coyette, onboarder voor het verpleegkundig departement.

Naast de scholen zijn er ook aanvragen van vrije studenten om stage te lopen bij ZOL. Zij hebben een online formulier ter beschikking waarin ze hun gegevens invullen. Wanneer een aanvraag wordt goedgekeurd, brengt het onboarding-team de gegevens over naar de Workflower-applicatie. De vrije studenten krijgen via mail een contract toegestuurd, evenals een Workflower-account. Het ondertekende contract kunnen deze studenten dan samen met een medisch attest opladen in Workflower.

Enkele weken voor de aanvang van de stage wordt er voor elke stagiair automatisch een badge gecreëerd en een account in het EPD. Elke student ontvangt ook een link voor e-learnings en nadat ze die doorlopen hebben, wordt hun EPD-account geactiveerd.

Ook op het eind van de stage, bij de offboarding van de stagiairs, is Workflower aan zet. De leidinggevende krijgt dan vanuit het systeem een taak om de student te beoordelen. En naar de studenten verpleeg- en vroedkunde vertrekt er een mail om te polsen naar hun stagebeleving. “We hebben nu goed in beeld hoe de student het ervan afbracht op de voorbije stages. Deze informatie is nuttig bij een eventuele aanwerving achteraf,” zegt Sylvain.

Efficiënte, transparante en uniforme werkwijze

Volgens Ingrid is tijdswinst het belangrijkste voordeel van de digitale werkwijze:

“Vroeger was er iemand op onze dienst een dag per week bezig met de administratieve onboarding van stagiairs, maar die taken zijn volledig weggevallen. Er is ook veel minder ad-hoc-werk, bijvoorbeeld als een contract verlengd moet worden, iemand niet komt opdagen voor een stage, of wanneer een student zich heeft ingeschreven in de verkeerde afdeling. Je hoeft nu slechts enkele keren te klikken en het proces loopt vanzelf.”

Hanne Sturbois, onboarder van het verpleegkundig departement, ziet nog een andere meerwaarde:

“Alles is overzichtelijk en we werken nu op een uniforme wijze: alle scholen gebruiken eenzelfde format, waardoor het voor ons veel eenvoudiger werken is. Je kunt ook makkelijk zaken opzoeken in het systeem en lijsten trekken, die je kan gebruiken voor dataverwerking en managementrapporten. Dat is zeker een groot voordeel voor ons team en voor het ziekenhuis.”

Ook Sylvain is enthousiast:

“Als ik het bekijk vanuit mijn helicopterview zijn er drie kernwoorden die samenvatten wat het systeem voor ons betekent: transparantie, snelheid, en accuratesse. Transparantie, omdat alles overzichtelijk is; snelheid, want het gaat om een vlotte flow, en accuratesse, omdat de data veel correcter is dan voorheen. En voor de studenten zelf die vaak voor het eerst kennismaken met het ziekenhuis komen we professioneler over. Dus ja, de beeldvorming is zeker positief.”

In de toekomst wil ZOL nog meer inzetten op de kwaliteit van de data. “Als er nu ergens in een naam een accent fout staat of een spatie te veel, dan beschouwt het systeem dit als een nieuwe persoon. Er zijn ook scholen die de vaardigheden missen om vlot overweg te kunnen met de spreadsheets. Daarom zijn we aan het exploreren hoe we hierin verbetering kunnen brengen, bijvoorbeeld door een koppeling op te zetten met het digitaal platform van de scholen zelf, zodat de data direct correct kunnen doorstromen,” besluit Hanne.

Voordelen van het digitale proces voor de on- en offboarding van stagiairs:

  • De scholen bezorgen de gegevens over de stagiairs op een gestandaardiseerde wijze, waardoor ze soepel binnengetrokken kunnen worden in Workflower.
  • Vrije stagiairs kunnen via een gebruiksvriendelijke user interface hun gegevens zelf invullen en de benodigde documenten opladen.
  • Wanneer een stagiair start, zijn de meeste zaken al geregeld: er ligt een badge klaar, de stagiair heeft toegang tot het EPD en ook al de nodige e-learnings gevolgd.
  • Er is een eenduidige opvolging van taken, over de departementen in het ziekenhuis heen.
  • De administratieve werkdruk verlicht aanzienlijk.
  • Fouten worden vermeden. De kwaliteit van de data is veel beter.
  • Overzichtslijsten ondersteunen de onboarding medewerkers om de taken goed op te volgen. In één oogopslag weten ze welke dossiers in orde zijn en welke niet.

“De samenwerking met Amaron is over de hele lijn vlot gelopen; de service was uitstekend. Wat we ook appreciëren, is dat Amaron ons de kans gaf om zelf de touwtjes in handen te nemen: één van onze collega’s kreeg een Workflower-training en zorgt nu zelf voor de ondersteuning en het verdere onderhoud van het systeem. Dat is voor ons zeker ook een pluspunt.”
Ingrid Coyette, onboarder voor het verpleegkundig departement.

Taken Amaron:

  • Inventarisatie en analyse van het werkproces in samenwerking met de onboarders van ZOL
  • Opzetten van een standaard Excel-bestand voor de scholen, dat de basis vormt voor de verdere verwerking van de gegevens
  • Digitalisering van de flow met Workflower
  • Projectmanagement

Koppelingen met:

  • Active Directory systeem, dat op zijn beurt communiceert met (1) het learning management systeem voor de e-learnings die de studenten moeten volgen en (2) het badge systeem, dat de gegevens verder overbrengt naar het systeem voor het kledingbeheer
  • EPD, voor de creatie van een login voor elke student

>> Contact opnemen