AZ Alma heeft ambitieuze plannen met Workflower

Preoperatieve consultatie: meer doen met zelfde resources 

Het operatiekwartier bij AZ Alma kreeg steeds meer ingrepen te verwerken en de afdeling preoperatieve consultatie (POC) dreigde uit haar voegen te barsten: er waren te weinig ruimtes en medewerkers voor de extra toestroom van patiënten.

Precies op dat moment kwam Bingli zijn app voorstellen en dit bracht Fritz Defloor op ideeën: “als we een aantal patiënten, bijvoorbeeld diegenen die een eenvoudige ingreep moeten ondergaan, ertoe zouden kunnen bewegen om de pre-operatieve vragenlijst thuis in te vullen in plaats van in het ziekenhuis, dan zijn we al een flink eind verder. Ook voor de patiënten zelf zou dit een positieve impact hebben, vermits ze op een tijdstip en plaats naar keuze in alle rust de vragenlijst kunnen invullen. Een win-win zeg maar.”

Bingli is hiervoor een geschikte tool, zeer krachtig ook. Maar binnen de setting van een ziekenhuis is Bingli als een standalone product te beschouwen, terwijl AZ Alma de vragenlijsten wilde integreren in het volledige pre-operatieve proces. Om het proces end-to-end te ondersteunen, was het EPD niet geschikt.  “Anderzijds wisten we dat Workflower een tool is die heel generiek is opgebouwd en waarmee je allerhande werkprocessen op een heel flexibele manier kunt digitaliseren. Precies wat we nodig hadden,” zegt Fritz.

Proces pre-operatieve consultatie:

In grote lijnen bestaat het proces dat is opgezet met Workflower uit volgende stappen:

• Wanneer beslist wordt dat een patiënt een operatieve ingreep moet ondergaan, start er vanuit het planningspakket van het OK een proces in Workflower.
• De patiënt moet dan vóór de ingreep een vragenlijst invullen. Voor relatief eenvoudige ingrepen met weinig onmiddellijke risico’s, kunnen de patiënten ervoor kiezen om de vragenlijst thuis in te vullen. Betreft het een complexe ingreep of kan de patiënt de digitale vragenlijst zelf niet invullen (bv. oudere mensen), dan gebeurt dit nog steeds in het ziekenhuis, indien nodig onder begeleiding.
• De verpleegkundigen op preoperatieve consultatie ontvangen vervolgens de ingevulde gegevens van de patiënt. Desgevallend kunnen ze bijkomende vragen stellen.
• Nadat de POC-verpleegkundige alles gevalideerd heeft, komt de ingreep op de wachtlijst van de anesthesist te staan ter goedkeuring. Er komt geen papier meer aan te pas.
• Tot slot wordt de ingevulde vragenlijst, aangevuld met de relevante stappen die in het proces zijn doorlopen, zoals extra onderzoeken (bv. EKG), als een pdf-document toegevoegd aan het EPD. Zo hebben de verpleegkundigen op de dag van de ingreep alle informatie ter beschikking die ze nodig hebben.

Een analoog proces loopt ook bij AZ Vesalius in Tongeren. In een volgende nieuwsbrief komen we hierop terug en zullen we inzoomen op de gedetailleerde workflow.

Voordelen van het POC-proces:

• AZ Alma maakt niet langer gebruik van papieren POC-dossiers voor de ingreepvalidatie door de anesthesist. De te valideren dossiers zijn digitaal beschikbaar en de validatie kan dus om het even waar gebeuren. Het validatieproces is hiermee een stuk robuuster, wat de veilige zorg sterk ten goede komt. Er zijn geen ingrepen meer die tussen de mazen van het validatieproces glippen.
• Omdat alle vragen beantwoord moeten worden, raakt er niets vergeten. Onleesbare geschriften of schrijffouten behoren eveneens tot het verleden.
• Als een patiënt in de vragenlijst belangrijke zaken aangeeft, bijvoorbeeld “ik neem bloedverdunners” of “ik heb een allergie”, dan zorgt de applicatie ervoor dat dit bij de verpleegkundigen onmiddellijk in het oog springt.
• Niet alleen is het proces van de preoperatieve consultatie veel veiliger, de POC kan ook meer patiënten zien zonder dat er extra ruimtes of bijkomend personeel nodig zijn.
• Alles is transparant in Workflower: je weet precies waar elke patiënt zich bevindt in het proces. Als er iets niet in orde is, geeft Workflower een melding. Denk maar aan een patiënt die over een paar dagen geopereerd wordt, maar voor wie je nog geen EKG-resultaat binnenkreeg. Vroeger moest dat allemaal manueel uitgezocht worden.
• Een groot voordeel is ten slotte dat je niet alleen de data hebt, maar ook de metadata: je weet welke stappen binnen het proces wanneer zijn gezet. Op die manier krijg je een idee van de kwaliteit rond het werkproces.

Projectaanpak:

Fritz Defloor: “Dit is een vrij complex project waarbij verschillende partijen betrokken waren, en het heeft daarom wat voeten in de aarde gehad om het op te zetten. Maar de go-live is zonder noemenswaardige problemen verlopen.”

“Cruciaal is dat het proces van preoperatieve consultatie van meet af aan goed in elkaar zat, nog voor er sprake was van Workflower. Dat verklaart zeker een belangrijk deel van het succes. Daarnaast heeft Amaron in het geheel een niet te onderschatten rol gespeeld. Amaron is van oorsprong een bedrijf dat zich toelegt op de connectiviteit tussen de verschillende toepassingen in ziekenhuizen, ook bij AZ Alma. Vanuit die knowhow kennen ze het reilen en zeilen van een ziekenhuis en de processen die er draaien. Dat heeft ons zeker geholpen.”

“Amaron heeft ook écht meegedacht en kritische vragen gesteld. De technische support is belangrijk, dat is zeker. Maar de input die je inhoudelijk krijgt, is wellicht nog waardevoller.”

“Dankzij de samenwerking van de drie partijen – enerzijds de teams van Bingli en Amaron, en anderzijds het POC-team en de anesthesisten bij AZ Alma – is het zoiets moois kunnen worden.”

Dat het om een innovatief project gaat is ook de buitenwereld niet ontgaan. Het project haalde in 2021 de top drie voor de award “Zorginnovatie van het jaar” op de Vlaamse Zorgawards in Gent.

Covid en co

AZ Alma had concrete plannen om een reeks andere werkprocessen te digitaliseren met Workflower, maar corona heeft die plannen doorkruist. Om snel een adequaat antwoord te bieden op de gezondheidscrisis, heeft het ziekenhuis volgende Workflower-processen in gebruik genomen:

1. Een validatietool waarmee behandelende artsen opnames goedkeuren nadat de patiënten negatief hebben getest voor covid-19.
2. Patiënten die een afspraak hebben bij AZ Alma krijgen een paar dagen voor de afspraak een herinnering per sms. Daags voor de consultatie ontvangen ze een tweede sms met de covid-maatregelen van het ziekenhuis.
3. Vanuit de huisartsenwachtpost die stalen voor covid-testen afneemt, worden er automatisch aanvragen gecreëerd voor het klinisch laboratorium van AZ Alma dat de analyses uitvoert.
4. Vaccinaties van artsen en medewerkers worden centraal geregistreerd en automatisch kenbaar gemaakt binnen Vaccinnet. AZ Alma heeft bovendien de vaccinatiegraad (vandaag 93%) goed in beeld en het volledige logistieke proces verloopt ontzettend vlot. Wanneer de ID van een medewerker die zich laat vaccineren gescand wordt, verschijnt de data van deze medewerker op het scherm. Je selecteert het correcte vaccin en het lot waartoe het behoort en vinkt vervolgens aan dat het vaccin is toegediend. Meer hoef je niet te doen.

“De coronaperiode was voor niemand een makkelijke periode en ook Amaron had bergen werk te verzetten. Toch hebben ze ons heel goed geholpen. Alternatieven waren er bij mijn weten niet, tenzij je zelf dingen begint te ontwikkelen. Maar met Workflower konden we die processen veel sneller opzetten en op een sluitende manier,” gaat Fritz verder.

Zélf nieuwe processen inrichten 

Plannen voor de komende maanden zijn er in overvloed. Werkprocessen die AZ Alma op relatief korte termijn met Workflower onder de loep wil nemen zijn onder meer:

• Aanvragen van medewerkers voor thematisch verlof;
• Een proces rond intern drukwerk en de revisie van deze documenten;
• De centrale uitleencentrale voor verpleegkundig materiaal;
• Aanvragen van patiënten voor een afschrift van het patiëntendossier;
• Sms’jes na een operatieve ingreep, om een naaste te informeren dat de patiënt weer op de kamer is. Op die manier hopen de verpleegkundigen minder telefoontjes te moeten beantwoorden waarbij er nog geen nieuws te melden is.

“Op termijn willen we onze processen zelf configureren in Workflower en hiervoor zijn we enkele mensen aan het trainen. Amaron zullen we dan enkel nog inschakelen als er een koppeling nodig is met een ander systeem,” zegt Fritz Defloor.

Een tip om af te sluiten

“Als je werkprocessen wilt digitaliseren, is het cruciaal dat je vertrekt van een proces dat intrinsiek goed in elkaar zit. Ga dus eerst en vooral na of alle stappen goed zitten. Belangrijk ook: is het proces geborgd binnen je organisatie? Als die voorwaarden vervuld zijn – en dat geldt zeker voor een complexer proces zoals het preoperatieve consult –, ben je klaar om het proces te digitaliseren met Workflower,” zegt Fritz Defloor.

“Mettertijd zou ik het ook fijn vinden dat we kunnen samenwerken met andere ziekenhuizen zodat we niet telkens het wiel opnieuw hoeven uit te vinden. We kunnen immers veel van elkaar leren. Ik denk dan vooral aan de eerder eenvoudige werkprocessen of processen die grotendeels wettelijk zijn vastgelegd en dus gelijk verlopen in de verschillende ziekenhuizen. Wat AZ Alma betreft kunnen ook complexere processen met elkaar gedeeld worden. Niet zozeer met de bedoeling elkaars processen te kopiëren, maar om kennis uit te wisselen. Een community als het ware, waarin we volgens het solidariteitsbeginsel met elkaar samenwerken en processen/kennis uitwisselen,” besluit Fritz Defloor.

---

Denk je eraan om het proces van preoperatieve consultatie of een ander Workflower-proces te implementeren in jouw ziekenhuis? Heb je vragen? Neem dan contact op met Frederik Lenaerts (frederik@amaron.be of tel. +32 495 46 57 73).

>> Meer weten over Workflower