, ,

Karakter gaat live met digitaal aanmeldproces voor nieuwe cliënten

Aanmeldproces Karakter

Karakter kinder- en jeugdpsychiatrie, een toonaangevende academische instelling met 12 vestigingen verspreid over Nederland, heeft ons benaderd met een uitdagende missie: het digitaliseren van het aanmeldproces voor nieuwe cliënten – alles binnen een strakke deadline.

Ons Workflower-team is meteen uit de startblokken geschoten en heeft een gebruiksvriendelijk proces opgezet om de registratie zo eenvoudig mogelijk te laten verlopen. Eind september is dit proces live gegaan en de voordelen waren al meteen duidelijk. Medewerkers van Karakter en cliënten (de jongeren of hun vertegenwoordiger) kunnen efficiënt en veilig inloggen en vragenlijsten invullen. Dit bespaart de medewerkers flink wat tijd, cliënten kunnen zich sneller inschrijven en er is ook minder kans op fouten.

“Ik heb de samenwerking met Amaron als zeer prettig ervaren! Het is een deskundige en klantgerichte leverancier die kwaliteit hoog in het vaandel heeft.”
Maarten Calen, Senior adviseur bij M&I/Partners

Hoe werkt het digitaal aanmeldproces?

Alles samen ondersteunt dit proces zowat 3000 aanmeldingen per jaar – van verwijzing, over screening tot inschrijving.

>> Registratie van de aanmelding:

  • Wanneer er een verwijzing binnenkomt via ZorgDomein*, wordt er in Workflower automatisch een nieuw aanmeldproces opgestart. Relevante gegevens, inclusief de verwijsbrief, worden uit de digitale verwijzing overgenomen. Stel dat je de verwijzing telefonisch, via e-mail of per brief ontvangt, dan kun je het proces ook manueel opstarten.
  • Het interne goedkeuringsproces wordt ingezet: het aanmeldbureau checkt of de administratieve informatie correct is en evalueert de urgentie van de verwijzing: kan de standaard flow gevolgd worden of is een spoedprocedure wenselijk?
  • Als volgende stap meldt de medewerker de jongere aan in het EPD van Karakter en neemt contact op met de cliënt (of diens vertegenwoordiger). Deze krijgt het verzoek om een vragenlijst in te vullen zodat Karakter beschikt over de nodige basisgegevens.  Dit kan digitaal of niet-digitaal (per post).

* ZorgDomein is het Nederlandse zorgplatform waarmee verwijzers (huisartsen…) hun patiënten makkelijk en volledig digitaal kunnen doorverwijzen naar verschillende typen vervolgzorg, zoals medisch specialisten, paramedische praktijken of de GGZ.

>> Vragenlijst cliënt:

  • Als de jongere of diens vertegenwoordiger, de vragenlijst digitaal kan invullen dan wordt er voor de betrokkene automatisch een Workflower-account gecreëerd. Hij of zij ontvangt een e-mail met de login-gegevens, en kan vervolgens de vragen beantwoorden. Het login-proces ondersteunt 2FA-authenticatie en heeft een procedure voor vergeten wachtwoorden. Als de vragenlijst niet tijdig ingevuld is, krijgt de jongere (of vertegenwoordiger) een herinnering.
  • Wie de vragenlijst niet digitaal kan invullen, ontvangt de vragenlijst per post.

>> Screening en inschrijving:

  • Op basis van de ingevulde vragenlijst, zal Karakter evalueren of de aanmelding past binnen de organisatie. De aanmelding wordt dan geaccepteerd of afgewezen. Er kan ook beslist worden om bijkomende informatie op te vragen alvorens de aanmelding te accepteren en de cliënt in te schrijven.
  • Na acceptatie krijgt de jongere of diens vertegenwoordiger een nieuwe vragenlijst (digitaal of per post) om akkoord te gaan met de behandeling binnen Karakter.

“Ik ben echt trots op wat we hebben neergezet in zo’n korte tijd. Het heeft mij laten zien dat als je duidelijk, gestructureerd werkt met een stip op de horizon, er echt veel te bereiken valt.”
Projectmedewerker van Karakter

Resultaat:

  • Vragenlijsten zijn ingericht en kunnen worden aangeboden aan de patiënt / wettelijk vertegenwoordiger / betrokken interne partijen. Deze data kan worden hergebruikt in andere vragenlijsten.
  • De patiënt en diens wettelijk vertegenwoordiger kunnen op een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en veilige manier inloggen.
  • De taken voor de patiënt / wettelijk vertegenwoordiger en betrokken interne partijen zijn in de workflow ingericht.
  • De informatie uit de verwijzing vanuit Zorgdomein (en andere bronsystemen) kan worden ingelezen en (her)gebruikt.
  • Het product kan als communicatiemiddel gebruikt worden om informatie op te halen en te delen met patiënt / wettelijk vertegenwoordiger en betrokken interne partijen.
  • De patiënt / wettelijk vertegenwoordiger kan benodigde informatie delen door het uploaden van documentatie of het invullen van vragenlijsten waarvan de resultaten tussentijds opgeslagen worden.
  • De benodigde signaalmeldingen zijn ingericht zodat de betrokken partijen automatisch een melding krijgen wanneer er iets van hen wordt verwacht in de workflow.

Wat heb je erbij te winnen?

Tijdswinst:
De medewerkers zijn ontzettend blij dat ze minder handmatige taken hoeven uit te voeren, zoals het versturen van mails, nabellen, manuele controles, excellijsten bijhouden, herinneringen sturen etc. Daardoor is er meer ruimte voor kerntaken en zinvoller werk.

Nauwkeurigheid:
Alle communicatie verloopt over de applicatie. Er zijn geen dubbele handelingen nodig, zoals overtikwerk, waardoor de kans op fouten vermindert. Geautomatiseerde signalering en herinneringen helpen voorkomen dat er taken door de mazen van het net glippen.

Uniforme werkwijze:
Alle vestigingen van Karakter werken nu op een consistente manier, waardoor de processen efficiënter verlopen en de jongeren sneller ingeschreven zijn.

Inzicht:
Gegevens worden op een vlotte manier verzameld en kunnen hergebruikt worden. De informatie is inzichtelijk voor alle betrokkenen. Er zijn ook handige overzichtslijsten die bijdragen aan een effectievere besluitvorming.

Veiligheid en compliance:
De toegang tot de patiëntgegevens is strikt beveiligd, en uiteraard verloopt alles binnen het proces conform de geldende privacy-regelgeving.

“Ik heb het als een zeer prettig project ervaren omdat iedereen goed meedacht en meewerkte en het écht voelde als een gezamenlijke prestatie.”
Projectmedewerker van Karakter

Interesse in een digitaal aanmeldproces of andere Workflower-applicatie?