,

HR-afdeling bespaart flink wat tijd met digitaal proces Tijdskrediet en Thematisch verlof

Met de input van HR-medewerkers hebben we het proces “Tijdskrediet en Thematisch verlof” gedigitaliseerd. Ziekenhuismedewerkers kunnen hun aanvragen nu indienen via de portaalsite (of het intranet), en de personeelsdienst kan de vervolgstappen in het proces digitaal beheren, waardoor ze flink wat tijd besparen.

Breed gamma van aanvragen

Met de Workflower-applicatie “Tijdskrediet en Thematisch verlof” kan je volgende aanvragen verwerken:

  • wijziging van de tewerkstellingsbreuk;
  • alle vormen van tijdskrediet: met motief, zonder motief, de landingsbanen;
  • thematische verloven: palliatief verlof, medische bijstand en ouderschapsverlof.

In een middelgroot ziekenhuis gaat het al snel om een 300-tal aanvragen per jaar.

Wat heb je erbij te winnen?

Deze oplossing levert flink wat voordelen op voor iedereen die betrokken is in het proces:

  • De medewerkers vinden via een eenvoudig en gebruiksvriendelijk platform vlot hun weg naar de juiste aanvraag, terwijl dit voorheen weleens mank liep. Ze kunnen de status van hun aanvraag bovendien zelf opvolgen.
  • Leidinggevenden kunnen de aanvragen digitaal goedkeuren en opvolgen. Ze krijgen een herinnering als dit niet tijdig gebeurt.

Het HR-team ondervindt uiteraard de grootste voordelen:

  • Doordat de aanvragen nu digitaal ingevuld worden, is alle informatie goed leesbaar. Het ontcijferen van onleesbare handschriften behoort tot het verleden. Het is niet meer nodig om gegevens uit de aanvragen over te typen of contractbijlagen manueel op te maken. Zo bespaart de HR-afdeling niet alleen tijd, maar is er ook minder kans op fouten.
  • Een belangrijke troef is dat je alle aanvragen transparant in beeld hebt en digitaal de nodige opvolging kunt doen. Je ziet in een oogopslag welke taken je moet uitvoeren en krijgt een reminder als de deadline eraan komt.
  • Er zijn beduidend minder e-mails en telefoontjes. Aanvragen kunnen ook niet meer zoek raken, wat vroeger weleens gebeurde met papieren aanvragen.
  • Het systeem biedt de nodige flexibiliteit zodat je het proces zeer snel kan aanpassen wanneer dit nodig is, bijvoorbeeld als er een wijziging is in de wetgeving. Zo is er op de HR-afdeling minder stress met het halen van deadlines wanneer nieuwe regels van kracht worden.
  • Je kan werken op een 100% gestandaardiseerde manier. Alles is gemakkelijker, sneller, eenduidiger.

Een van onze klanten verwoordde het als volgt: “Op de HR-afdeling hebben we het stuur terug in eigen handen genomen, en zijn we weer baas over onze tijd.” Tegen de achtergrond van een almaar toenemende werkdruk is dit misschien wel het allerbelangrijkste.

Digitale processen voor de HR-afdeling: wat nog?

Het hierboven beschreven proces is slechts één van de vele realisaties die voor de HR-afdeling een grote toegevoegde waarde brengen, zowel kwalitatief (betere service) als kwantitatief (tijdsbesparing). Naast het proces tijdskrediet en thematisch verlof, hebben we onder meer applicaties voor de onboarding en offboarding van medewerkers, stagiairs, assistenten en artsen, stuk voor stuk applicaties die heel positief onthaald zijn op het terrein.

>> Contact opnemen