WORKFLOWER USE CASE

De lijst van gegevens en documenten die een ziekenhuis bijhoudt voor zijn (zelfstandige) artsen, is lang. Denk maar aan de persoonsgegevens, het curriculum vitae en het diploma, het bewijs van inschrijving in de Orde der Artsen, het Riziv-nummer, de verschillende erkenningen zoals AZG of FOD Volksgezondheid, accreditatie, diploma’s en attesten, beroepsaansprakelijkheidsverzekering, enz.

Bij de aanstelling van nieuwe artsen verzamelden de juridische dienst en het medisch directiesecretariaat van Ziekenhuis Oost-Limburg (ZOL) dit alles via e-mail, tekstbestanden of op papier. In een spreadsheet hielden de medewerkers bij welke documenten al beschikbaar waren. Via ad-hoc mails herinnerden ze de artsen eraan om de ontbrekende documenten in te dienen. In parallel namen ze ook contact op met hun collega’s in de andere afdelingen om de nodige onboarding activiteiten op te starten. Een tijdrovend proces met een aanzienlijke kans op fouten en onvolledigheden.

 

 


Oplossing

Samen met Amaron heeft ZOL een oplossing ontwikkeld om alle stappen van dit proces te stroomlijnen. De hele flow van het verzamelen van data en documenten, en de bijbehorende onboarding activiteiten, is ingericht in een aantal deelprocessen, die stuk voor stuk met Workflower worden aangestuurd.

De medewerkers van de juridische dienst en het directiesecretariaat kunnen nu gestructureerd werken en aan de hand van overzichtelijke takenlijsten netjes opvolgen wat er bij de indienststelling van een nieuwe arts nog moet gebeuren. Ook de andere diensten die betrokken zijn bij de onboarding – IT, HRM, badgebeheer en communicatie – ontvangen automatisch de gegevens die ze nodig hebben om hun taken te kunnen uitvoeren. Zo kunnen ze veel vroeger starten in het proces.

Dat dit een prima oplossing is om het proces, waar mogelijk, te automatiseren, is ook JCI niet ontgaan: bij een recente audit merkte de auditor op dat dit de beste case was die hij ooit gezien had om een dergelijke workflow te organiseren.

Wat vinden de gebruikers?

“Ziekenhuisbreed kunnen we goed opvolgen wat de status is van de persoonlijke dossiers van de artsen. Wanneer een arts vraagt of zijn dossier volledig in orde is, kunnen we dit nu centraal heel snel nakijken met behulp van de rapporteringsmogelijkheden van Workflower (export naar Excel). Indien er een attest ontbreekt, kunnen we onmiddellijk doorgeven welk.”

> Rebecca Hilderson, stafmedewerker medisch departement

“Met Workflower kunnen we vlot aanvinken welke documenten we ontvangen hebben. Dit geeft ook minder aanleiding tot fouten dan wanneer we hiervoor een spreadsheet gebruiken. En als een collega afwezig is, kunnen we bovendien gemakkelijk elkaars taken overnemen.”

> Linda Thijs, directiesecretariaat

 

 


Hoe het werkt

  • Wanneer de medische dienst een brief richt aan de raad van bestuur en de directie met de vraag om een arts aan te stellen, start de juridische dienst het proces op om alle nodige informatie en documenten te verzamelen.
  • Nadat de arts de basisdocumenten heeft ingediend, namelijk het inlichtingenformulier met persoonsgegevens en het document dat de juridische dienst toelating geeft om de bronnen te verifiëren, worden er een reeks deelprocessen op gang getrokken, bijvoorbeeld:
    • De juridische dienst ontvangt een taak om de bronnen te verifiëren.
    • Het directiesecretariaat volgt via een Workflower-formulier op welke documenten er aangeleverd zijn. Een automatisch gegenereerde e-mail, verstuurd via een klik in het formulier, herinnert de arts eraan welke documenten hij nog moet indienen voor hij zijn contract komt tekenen.
    • De juridische dienst krijgt een taak om het contract op te maken en ter ondertekening voor te leggen aan de arts.
    • De persoonsgegevens van de arts, evenals het type contract en de bijbehorende functies worden meteen vastgelegd in het artsenbeheersysteem.
    • Informatie geregistreerd in het artsenbeheersysteem stroomt automatisch door naar het pakket om een login en paswoord te creëren. Via een taak checkt de directiesecretaresse of de arts de nodige opleidingen gevolgd heeft om login en paswoord te krijgen.
  • Workflower zorgt verder voor een vlotte doorstroming van data naar nog andere applicaties, zoals:
    • de applicatie voor het badgebeheer;
    • de wie-is-wie rubriek op het intranet;
    • het GIVI-systeem, dat zorgt voor de administratieve opvolging van de opleidingen die de artsen moeten volgen;
    • het noodplan van het ziekenhuis, dat maandelijks gevoed wordt met gegevens van de artsen in dienst zodat het altijd actueel is.
  • Nadat de arts het contract ondertekend heeft, krijgt de financiële dienst een taak om op basis van de artsengegevens de nodige financiële codes te creëren. Zodra deze codes in het formulier van Workflower zijn ingevuld, komen ze automatisch in het artsenbeheersysteem terecht.
  • Na afloop van het onboarding proces volgt Workflower voor elke arts op of alle documentatie nog steeds volledig en up-to-date is. Stel dat de accreditatie of de  aansprakelijkheidsverzekering vervallen, dan krijgt de arts automatisch een herinnering via e-mail om een nieuw bewijsdocument aan te leveren en kunnen de actuele datums via de overzichtslijst aangepast worden.

Voordelen

  • Data hoeft niet te worden overgetypt en wordt automatisch uitgewisseld met de andere systemen in het ziekenhuis.
  • Workflower zorgt voor de automatische opvolging van ontbrekende documentatie en stuurt een herinnering wanneer een document vernieuwd moet worden.
  • De kans op fouten of acties die over het hoofd gezien worden, vermindert gevoelig.
  • De medewerkers van het directiesecretariaat, de juridische dienst en alle andere betrokken diensten, besparen flink wat tijd.
  • De arts kan met een goed gevoel starten omdat alles tijdig in orde werd gebracht.