Net als in de andere afdelingen zijn er ook in de ziekenhuisapotheek diverse processen die tussen de mazen van het net glippen en niet volledig gecoverd zijn door de reguliere systemen. Voor een aantal van deze hiaten springt Workflower in de bres.
Op deze pagina vind je voorbeelden van digitale werkprocessen die we met Workflower hebben opgezet en die de medewerkers van de ziekenhuisapotheek flink wat tijd helpen besparen.
Opvolging van stockbreukenDe beschikbaarheid van geneesmiddelen, steriel materiaal en implantaten kent moeilijke tijden. Om de impact voor apotheek en patiënt zo minimaal mogelijk te houden, heeft AZ Jan Palfijn Gent samen met ons, aanvullend op het apotheekpakket, een Workflower-applicatie ontworpen die het mogelijk maakt om op een efficiënte en proactieve manier stockbreuken te beheren.
De belangrijkste voordelen:
>> Meer weten over de ervaringen van AZ Jan Palfijn en AZ Sint-Lucas Gent
Track & trace voor afleveringen vanuit de apotheek naar de dienstenOnze procesgestuurde oplossing, aangevuld met een mobiele applicatie, zorgt ervoor dat je vlot apotheekzendingen kan verwerken. Dit zowel binnen de zorgorganisatie, als tussen verschillende ziekenhuizen in het kader van clean-room bereidingen.
Het grote voordeel van dit systeem is dat het proces goed gestructureerd is en dat je voor elke zending de status kan opvolgen:
>> Lees hoe UZ Gent dagelijks 700 apotheekzendingen verwerkt met deze mobiele Workflower-applicatie
Reserveren en afleveren van voorgeschreven medicatieDeze oplossing omvat twee modules – de reservatie- en de aflevermodule – die je samen of elk afzonderlijk kan gebruiken. In beide modules start je met het scannen van de barcode van het bewijs van elektronisch voorschrift of de barcode/QR-code van de identiteitskaart om de digitale voorschriften op te halen in Recip-e.
Met de reservatiemodule reserveer je medicatie die niet voorradig is:
Met de aflevermodule kan je de voorgeschreven medicatie afleveren:
>> Lees hoe UZ Gent Workflower inzet om voorgeschreven medicatie te reserveren en af te leveren
Beheer leensets chirurgische ingrepenMet dit digitaal werkproces beheer je de volledige flow voor leensets: van de plaatsing van de aanvraag bij de leverancier tot het terugsturen van het materiaal na de ingreep. De chirurg kan de flow starten vanuit het EPD door aan te geven dat er een leenset nodig is. Alternatief kan je de aanvraag manueel opstarten.
Wat heb je bij dit digitale werkproces te winnen?
Kioskregistratie en wachtrijbeheer in de ziekenhuisapotheekDeze Workflower-applicatie stroomlijnt het proces voor ambulante patiënten die medicatie komen afhalen in de ziekenhuisapotheek:
Met deze oplossing:
>> Lees hoe UZ Gent dit proces aanpakt
Deze oplossing kan gecombineerd worden met de oplossing voor het reserveren en leveren van voorgeschreven medicatie (zie hierboven).
Digitale validatie en timestamping van verbruikte producten, bv. op het OKZiekenhuizen moeten kunnen aantonen dat producten verbruikt zijn op voorschrift van de arts. Met deze oplossing kan je op basis van het geregistreerde verbruik van producten in het logistieke pakket retroactief de digitale validatie & timestamping van wettelijk verplichte voorschriften regelen. Dit is onder meer handig op het operatiekwartier indien het niet mogelijk is om het verbruik bij een ingreep digitaal te valideren via het EPD of andere applicatie.
Hoe het werkt:
Door dit proces te digitaliseren win je tijd, vermijd je dat informatie verloren gaat en voldoe je aan de wettelijke voorschriften.
Vaccinatieregistratie en integratie met apotheekMet deze applicatie kan je snel vaccinaties van medewerkers en patiënten registreren, en data beschikbaar maken in andere applicaties of platformen.
MyCareNet Hoofdstuk IV attesten aanvragen en raadplegenMet deze applicatie kunnen artsen vlot attesten voor geneesmiddelen Hoofdstuk IV consulteren, aanvragen en opvolgen, vertrekkend van voorschriften in het EPD en/of een (specifieke) medicatiemodule. Alle taken worden in de mate van het mogelijke automatisch verwerkt.
De voordelen van deze werkwijze:
Opvolgen kwaliteitsindicatoren voor hoogrisicomedicatieOm de patiëntveiligheid te verbeteren, is het belangrijk om de nodige aandacht te besteden aan hoogrisicomedicatie (infusen, insuline enz.). Aan het correct registreren en bewaren van deze medicatie kunnen kwaliteitsindicatoren gekoppeld zijn, die periodieke metingen vergen.
Met deze Workflower-applicatie kan je de nodige informatie voor deze kwaliteitsindicatoren verzamelen, bijvoorbeeld maandelijks, voor alle patiënten die op dat moment aanwezig zijn in bepaalde afdelingen van het ziekenhuis. Dit proces wordt dan elke maand op een vastgelegde datum automatisch opgestart.