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L’hôpital Oost-Limburg utilise Workflower pour gérer le flux administratif lors de l’accueil des médecins

WORKFLOWER USE CASE

La liste des données et des documents qu’un hôpital conserve pour ses médecins (indépendants) est longue. Il suffit de penser aux données personnelles, au curriculum vitae et au diplôme, au certificat d’inscription à l’Ordre des médecins, au numéro INAMI, aux diverses accréditations telle que SPF Santé publique, à l’agrément, aux diplômes et certificats, à l’assurance responsabilité professionnelle, etc.

Lors de la nomination de nouveaux médecins, le service juridique et le secrétariat de gestion médicale de l’hôpital Oost-Limburg ont collecté toutes ces données par e-mail, fichiers texte ou sur papier. Dans une feuille de calcul, les employés ont répertorié les documents déjà disponibles. Par des courriels ad hoc, ils ont rappelé aux médecins de soumettre les documents manquants. En parallèle, ils ont également contacté leurs collègues des autres départements pour lancer les activités nécessaires pour l’intégration. Un processus qui prend du temps et qui comporte un risque considérable d’erreurs et d’incomplétude.

 

 


Solution

En collaboration avec Amaron, l’hôpital Oost-Limburg a développé une solution permettant de rationaliser toutes les étapes de ce processus. L’ensemble du flux de collecte de données et de documents, ainsi que les activités d’accueil associées, est organisé en un certain nombre de sous-processus, chacun d’entre eux étant contrôlé par Workflower.

Le personnel du service juridique et du secrétariat de direction peut désormais travailler de manière structurée et, à l’aide de listes de tâches claires, savoir ce qu’il reste à faire lorsqu’un nouveau médecin est recruté. Les autres départements impliqués lors de l’intégration – informatique, GRH, gestion des badges et communication – reçoivent également automatiquement les données dont ils ont besoin pour mener à bien leurs tâches. Cela leur permet de commencer beaucoup plus tôt dans le processus.

Le fait qu’il s’agisse d’une excellente solution pour automatiser le processus dans la mesure du possible n’a pas échappé à la JCI : lors d’un récent audit, l’auditeur a fait remarquer qu’il s’agissait du meilleur cas qu’il n’ait jamais vu pour organiser un tel flux de travail.

Qu’en pensent les utilisateurs ?

« À l’échelle de l’hôpital, nous pouvons suivre l’état des dossiers personnels des médecins. Lorsqu’un médecin demande si son dossier est entièrement en ordre, nous pouvons désormais le vérifier de manière centralisée et très rapidement grâce aux options de rapport de Workflower (exportation vers Excel). Si un certificat est manquant, nous pouvons immédiatement signaler lequel. »
> Rebecca Hilderson, cadre du service médical

« Avec Workflower, nous pouvons facilement vérifier quels documents nous avons reçus. Il y a également moins de risques d’erreurs que via l’utilisation d’une feuille de calcul. Et si un collègue est absent, nous pouvons facilement reprendre ses tâches.
> Linda Thijs, secrétariat de direction

 

 


Comment ça marche ?

  • Lorsque le service médical envoie une lettre au conseil d’administration et à la direction pour demander la nomination d’un médecin, le service juridique entame le processus de collecte de tous les documents et informations nécessaires.
  • Après que le médecin ait soumis les documents de base, à savoir le formulaire d’information avec les données personnelles et le document autorisant le service juridique à vérifier les sources, une série de sous-processus sont mis en marche, par exemple :
    • Le service juridique reçoit une tâche de vérification des sources.
    • Le secrétariat exécutif utilise un formulaire Workflower pour suivre les documents qui ont été soumis. Un e-mail généré automatiquement, envoyé par un clic dans le formulaire, rappelle au médecin les documents qu’il doit encore soumettre avant de venir signer son contrat.
    • Le service juridique reçoit une tâche pour rédiger le contrat et le soumettre à la signature du médecin.
    • Les données personnelles du médecin, ainsi que le type de contrat et les fonctions associées, sont immédiatement enregistrées dans le système de gestion des médecins.
    • Les informations enregistrées dans le système de gestion des médecins sont automatiquement transmises vers l’application qui crée un identifiant et un mot de passe. Via une tâche, la secrétaire de direction vérifie si le médecin a suivi les formations nécessaires afin d’obtenir un identifiant et un mot de passe.
  • Workflower assure également une circulation fluide des données vers d’autres applications, telles que :
    • l’application de gestion des badges ;
    • la section « qui est qui » sur l’intranet ;
    • le système GIVI, qui assure le suivi administratif des formations que les médecins doivent suivre ;
    • le plan d’urgence de l’hôpital, qui est alimenté mensuellement par les données des médecins de garde afin qu’il soit toujours à jour.
  • Une fois que le médecin a signé le contrat, le service financier est chargé de créer les codes financiers nécessaires. Dès que ces codes sont saisis dans le formulaire Workflower, ils apparaissent automatiquement dans le système de gestion des médecins.

Avantages

  • Les données ne doivent pas être ressaisies et sont automatiquement échangées avec les autres systèmes de l’hôpital.
  • Workflower se charge du suivi automatique des documents manquants et envoie un rappel lorsqu’un document doit être renouvelé.
  • Le risque de commettre des erreurs ou de négliger des actions est considérablement réduit.
  • Les personnels du secrétariat de direction, du service juridique et de tous les autres services concernés gagnent beaucoup de temps.
  • Le médecin se sent serein pour commencer parce que tout a été mis en ordre à temps.

Avez-vous des questions ?

N’hésitez pas à nous contacter (info@amaron.be ou tél. au +32 51 62 73 20).