UZ Gent faciliteert de aanmeldingsflow in de ambulante apotheek met Workflower

Het aantal ambulante patiënten dat medicatie komt afhalen in de ziekenhuisapotheek van UZ Gent is de voorbije jaren enorm gestegen. Om iedereen goed te kunnen ontvangen en een vlotte service te bieden, heeft het ziekenhuis de apotheekbalie vernieuwd en meerdere loketten voorzien. Tegelijk werd met Workflower een gebruiksvriendelijk aanmeldproces opgezet. Alle apotheekbezoekers registreren zich nu via een kiosk. Deze actie initieert een wachtrijbeheersysteem in Workflower waarbij iedereen duidelijke instructies krijgt. Manuele acties worden waar mogelijk vermeden.

De oplossing is live sinds oktober 2024.  Op weekbasis zijn er gemiddeld 380 patiënten, 10 vertegenwoordigers/koeriers en 45 medewerkers die zich aanmelden met dit systeem.

Wat zijn de voordelen van dit Workflowerproces?

• Verschillende taken zoals contactcreatie hoeven niet meer manueel uitgevoerd te worden.
• Aan de hand van een overzichtslijst kunnen de apotheekmedewerkers het aantal wachtende personen monitoren. Indien nodig kunnen ze kort op de bal spelen en een extra loket openen. Zo wordt de capaciteit van de loketten beter benut.
• De baliemedewerker kan prioriteiten stellen en leveranciers of medewerkers die snel medicatie nodig hebben, bijvoorbeeld voor het operatiekwartier, sneller afroepen.
• Door gegevens bij het scannen van de eID door te sturen naar Oazis, is voldaan aan de wettelijke verplichtingen.
• Voor de bezoekers is het veel duidelijker welke actie ze moeten ondernemen en kunnen de wachttijden zo kort mogelijk gehouden worden.

“Dankzij deze Workflower-oplossing kunnen patiënten en medewerkers zich vlot aanmelden aan de kiosk van de ziekenhuisapotheek. Daardoor kunnen we prioriteiten toekennen aan de verschillende balies en zo een vlotte, efficiënte en patiëntgerichte dienstverlening garanderen.”
Ziekenhuisapothekers Lotte Vlerick en Sarah Mertens

Hoe verloopt het proces?

• Bij aankomst in de apotheek melden de bezoekers zich aan bij een kiosk. Ze kunnen kiezen uit drie talen en geven aan in welke hoedanigheid ze zich registreren: als patiënt, medewerker, koerier of vertegenwoordiger. Deze actie initieert het wachtrijbeheersysteem in Workflower.
• Patiënten die zich vooraf al aangemeld hebben in het centraal onthaal van het ziekenhuis, identificeren  zich in de apotheek door hun aanmeldingsticket te scannen. Hebben ze dit nog niet gedaan, dan kunnen ze zich aan de apotheekkiosk alsnog aanmelden door hun eID of ISI+ kaart te scannen. Ze kunnen ook hun parkeerticket laten inlezen om te genieten van het voordelige parkeertarief. Vervolgens print de kiosk voor elke patiënt een etiket met volgnummer. Met dit ticket in de hand neemt de patiënt plaats in de wachtzaal.
• Diegenen die zich aanmelden als medewerker, koerier of vertegenwoordiger krijgen de vraag of ze medicatie komen leveren/afhalen. Indien dit het geval is, krijgen ze net als de patiënten een ticket met volgnummer en begeven ze zich naar de wachtzaal. Is dit niet het geval, dan wordt de persoon doorverwezen naar de correcte locatie.
• Voor iedereen die medicatie komt afhalen (of leveren) creëert Workflower een taak om de aanmelding te verwerken. Wanneer een baliemedewerker zo’n taak opneemt, verschijnt het volgnummer van de betrokken bezoeker op het scherm in de wachtzaal samen met het nummer van het loket waar hij of zij verwacht wordt.
• Patiënten die zich niet vooraf aangemeld hebben in het centraal onthaal van het ziekenhuis, maar met hun ISI+ of eID aan de apotheekkiosk, worden op dat moment automatisch ingeschreven in het ziekenhuis via de Workflowerapplicatie patiënt/contact creatie. De ingelezen info kan indien nodig aan het loket nog bijgestuurd worden, bijvoorbeeld indien een verkeerde eID werd gescand.
• Om de voorschriften van de patiënten op te halen in Recip-e en de aflevering van medicatie te registreren, wordt gebruik gemaakt van de Workflower-module voor het afleveren van medicatie. Ook voor medewerkers/koeriers die medicatie komen ophalen of afleveren, wordt het nodige geregistreerd.

Meer weten over dit proces of andere Workflower-oplossingen?