Zélf processen ontwikkelen met Workflower

AZ Jan Palfijn Gent startte begin 2020 als nieuwe Workflower-klant. Van meet af aan had het ziekenhuis de bedoeling om zélf met Workflower aan de slag te gaan en processen te ontwikkelen. Zes maanden later zijn er drie processen live en heeft het ziekenhuis concrete plannen om ook andere administratieve en medische workflows onder handen te nemen. 

We polsen naar de ervaringen van Ewoud Harnie, ICT-manager bij AZ Jan Palfijn en bezieler van het Workflower-project. 

Wat heeft jullie ertoe aangezet om te kiezen voor Workflower?

Ewoud Harnie: Voor onze organisatie, met ongeveer 1000 medewerkers en artsen, waren we op zoek naar een applicatie met voldoende mogelijkheden en flexibiliteit om onze workflows goed te kunnen onderbouwen. Bijkomende vereiste was dat we die workflows intern wilden opzetten zonder afhankelijk te zijn van externen.

We wisten dat Amaron met Workflower al heel wat ervaring had met het ontwikkelen van processen in een ziekenhuiscontext. Ze konden een mooie lijst met referentiecases voorleggen voor zowel administratieve als zorggerelateerde processen.

Ook al lijkt Workflower op het eerste zicht heel eenvoudig, toch beschikt de applicatie over alle functionaliteiten die je nodig hebt om de meest diverse workflows in te richten. Heel belangrijk ook: nadat je een workflow in gebruik hebt genomen, kan je alles gaan monitoren. Workflower biedt op dit vlak meer mogelijkheden dan Microsoft 365.

Een andere reden om te kiezen voor Workflower is dat je makkelijk data kan koppelen uit andere pakketten, zoals het EPD. Amaron heeft ook de nodige ervaring met HL7 en Mirth.

Zes maanden geleden hebben jullie Workflower in gebruik genomen. Welke stappen zijn er gezet om snel tot resultaat te komen?

Om workflows te kunnen ontwikkelen, moesten we eerst en vooral de tool zelf onder de knie krijgen. Vijf mensen van onze afdeling hebben een vijftal dagen opleiding gevolgd bij Amaron. Dat was een brede, goed gestructureerde training, die een goede combinatie bevatte van zowel theorie, praktijk als oefeningen.

In diezelfde periode heeft Amaron de Workflower-omgeving opgezet en in parallel een eerste proces voor ons uitgewerkt. Dat was onze strategie: de nodige ervaring en kennis opbouwen om zelf met Workflower aan de slag te gaan en tegelijkertijd een proces hebben waarmee we naar de eindgebruiker konden stappen. Het proces dat zo tot stand kwam, is het Welzijnsproces*.

Het eerste proces dat we na de opleiding zelf hebben aangepakt, was onze Investeringsbegroting. Dat proces moest de volledige flow ondersteunen van bij het indienen van een investeringsaanvraag tot de goedkeuring ervan. Eerst hebben we een analyse gemaakt van het proces en de benodigde data, en vervolgens het proces ontwikkeld. De ontwikkeling van dit proces, startende met de analyse en inclusief het testen, werd in amper vier weken uitgewerkt.

Als we ergens vastliepen of iets wilden aftoetsen, konden we altijd bij Amaron terecht. Het is leuk te weten dat er aan de andere kant mensen zijn die een analysedocument dat je hebt opgemaakt, grondig doornemen en begrijpen, en die meedenken vanuit die analyse.

Nog niet alles loopt perfect nu, maar het prettige aan Workflower is dat je een proces altijd kunt bijsturen met een nieuwe release.

Welke voordelen zien jullie aan het werken met een workflowgestuurde investeringsbegroting? 

Met de spreadsheet die we vroeger hadden, gebeurde het weleens dat een aanvraag bij de verkeerde persoon terechtkwam of verloren ging. Nu zit alles in één systeem en wordt op basis van keuzeopties en een matrix bepaald wie instaat voor goedkeuring. Je kunt de aanvraag niet meer verkeerd sturen.

Alles is ook transparant. Je weet perfect welke aanvraag er initieel is ingediend, wat er gewijzigd is, en door wie, wanneer een aanvraag is goedgekeurd en welke prioriteit ze gekregen heeft. Als een aanvraag niet wordt goedgekeurd, weet je ook waarom.

De gebruikers waren in een eerste fase wat terughoudend omdat ze een aantal velden verplicht moesten invullen, terwijl het in de oude spreadsheet soms al voldoende was om een paar woorden te noteren. Maar daartegenover staat dat ze nu alles inzichtelijk hebben. Ze weten welke beslissing genomen is en waarom, of een investering direct kan gebeuren, dan wel of die wordt uitgesteld. En dat appreciëren ze enorm.

Vandaag zijn er al drie processen actief: het Welzijnsproces, de Investeringsbegroting en een proces rond Covid-tracering. Wat zit er nog meer in de pijplijn?

Aanvankelijk hadden we vijf processen voorzien, maar we hebben al snel beslist om dat aantal op te trekken naar tien. Omdat we niet altijd het wiel opnieuw willen uitvinden, hebben we ook gekeken naar de referentiecases die Amaron al had in andere ziekenhuizen en hoe we bij die bestaande cases konden aansluiten.

Zo hebben we nu de processen rond MRSA, enkele HR-processen en malnutritie** op de planning staan. Met dat laatste proces willen we tegemoetkomen aan het nieuwe malnutritiebeleid dat het ziekenhuis onlangs heeft uitgetekend. Het is de bedoeling om de applicatie te koppelen met het EPD en verder te bouwen op de informatie die daarin vervat zit.

Verder denken we aan een proces voor projectopvolging. Voor mensen in een ziekenhuiscontext zijn de bestaande projectmanagementtools vaak te complex. Met Workflower willen we een eenvoudig proces creëren waarmee je de scope van een project kunt bepalen, de goedkeuringen op verschillende niveaus kunt regelen en daar mijlpalen tegenover zet.

Maar ook vanuit de business komen er al concrete ideeën. Zo is er iemand die gemerkt had hoe eenvoudig de Investeringsbegroting werkt. Hij vraagt nu om een Workflower-formulier te ontwikkelen voor dosismonitoring op de diensten nucleaire geneeskunde en medische beeldvorming. Dat de mensen zelf vragen beginnen te stellen, vinden we bijzonder leuk.

Zou je Workflower aanraden aan collega’s in andere ziekenhuizen? 

Ik zou hen zeker aanraden om met Workflower te werken. Niet alleen heb je met Workflower een geweldige tool die geschikt is voor alle processen – administratieve en zorggerelateerde. Een tool die bovendien verder ontwikkeld wordt en evolueert, zodat de meerwaarde op termijn nog groter wordt.

Zo verwachten we veel van de mogelijkheid om documenten weg te schrijven in een document library zoals Sharepoint, wat vandaag nog niet kan.

Daarnaast heb je met Amaron een goede partij, een team van mensen met kennis en ervaring, mensen ook die met je meedenken en waarmee je goed kunt samenwerken, zelfs in een periode dat je fysiek zelden of nooit kunt samenkomen.

Heb je tips voor organisaties die starten met Workflower? 

Wat ik vanuit mijn ervaring zou aanraden, is het volgende: als je de ambitie hebt om veel (nieuwe) processen te ontwikkelen, zorg er dan voor dat je binnen je organisatie mensen hebt die met Workflower zélf processen kunnen uitwerken en hiervoor getraind worden.

Maak ook dat je een duidelijke visie hebt en weet welke processen je wilt meepakken. Het zou jammer zijn dat je betaalt voor vijf processen en er uiteindelijk slechts twee realiseert. Je moet weten waar je naartoe wilt en je scope daarop afstemmen.

 

---

*Proces Welzijn

Deze applicatie is ontwikkeld om klachten rond welzijn op het werk te registreren en op te volgen. Wanneer je een klacht indient, kan dit op naam, maar ook anoniem. Op basis van een aantal criteria wordt aan de klacht automatisch een prioriteit toegekend. Naargelang het type klacht, wordt deze toegewezen aan de correcte persoon in de cel welzijn. Deze kan beslissen over te gaan tot begeleiding of om de klacht af te sluiten.

De cel welzijn behoudt steeds het overzicht van alle cases die lopen en afgesloten zijn. Je kan de lijst o.a. filteren op prioriteit en op persoon die de case onder zijn hoede heeft.

**Proces Malnutritie

Deze Workflower procesimplementatie automatiseert de verschillende stappen van de nutritiescreening bij opname van elke patiënt en faciliteert de verdere opvolging ervan.