Mobiele Workflowerapplicatie verwerkt dagelijks 700 apotheekzendingen bij UZ Gent
Toen bij UZ Gent het bestaande systeem om apotheekzendingen te managen end-of-life was, werd beslist om een nieuwe oplossing te implementeren die perfect paste binnen het ziekenhuisbrede traceringsproject. Met Workflower bouwden we een procesgebaseerde oplossing, aangevuld met een mobiele applicatie, waarmee het ziekenhuis ondertussen al 600.000 zendingen verwerkt heeft. Het grote voordeel van het systeem is dat het proces beter gestructureerd is dan voorheen en dat je voor elke zending de status kan opvolgen.
Transparant proces voor medicatiezendingen – stap voor stap
- Nadat een bestelling voor medicatie geplaatst is in het EPD, maakt een apotheekmedewerker het pakket met medicijnen klaar. Zij vult een Workflowerformulier in met de gegevens van de zending en kan daarbij specifieke parameters aanvinken: of het pakket gevaarlijke producten bevat en of deze temperatuurgevoelig zijn, of de zending dringend is en/of bij ontvangst afgetekend moet worden.
- Het systeem creëert een unieke ID voor het pakket. Hiertoe is er een koppeling voorzien met de GS1 masterdata van het ziekenhuis. Er wordt ook een label geprint in het juiste formaat en met de juiste symbolen en dat wordt aangebracht op het pakket en het apotheekorder.
- Niet alleen de pakketten hebben een unieke code. Dat geldt ook voor alle locaties, medewerkers enz., die elk een GS1 ID hebben in de GS1 masterdata store. Op die manier krijg je een universeel systeem waarmee je voor elke activiteit kunt loggen en traceren wie wat wanneer doet, en waar.
- De apotheekmedewerkers brengen de pakketten die klaar zijn naar een tussenruimte. Diegenen die instaan voor het transport, hebben een mobiele applicatie ter beschikking die hun activiteiten aanstuurt. Alles gebeurt via scanning; klikken is amper nodig.
- Als de medewerkers bijvoorbeeld een pakket moeten afleveren in een koelkast in een welbepaalde tussenruimte, dan scannen ze het label van de ruimte en de koelkast alvorens het product in die koelkast te plaatsen. Als een product niet zou thuishoren in die koelkast, dan krijgt de medewerker een melding.
- Zodra een pakket is overgebracht naar de tussenruimte, neemt de logistieke afdeling het verdere transport voor haar rekening. In de logistieke ruimte is er een dashboard waarop het team continu kan zien welke pakketten al in de tussenruimtes beschikbaar zijn en welke gepland staan.
- Producten die dringend op een afdeling afgeleverd moeten worden, worden direct naar hun bestemming gebracht.
- Producten die minder dringend zijn, gaan mee met de geplande rondes. De logistieke medewerkers scannen met de mobiele applicatie alle pakketjes die meekunnen op hun ronde en laden ze op hun transportkar.
- Als ze op hun ronde de code van een ruimte scannen, vertelt de applicatie hun precies welke pakketten ze er moeten achterlaten.
- Als de levering van een pakket afgetekend moet worden – bijvoorbeeld wanneer het medicatie betreft in het kader van een klinische studie – dan krijgen de medewerkers bij het uitscannen van het pakket een taak om de badge van de medewerker die het pakket in ontvangst neemt, mee in te scannen. Deze validatie vervangt het aftekenen op papier. Het voordeel is dat die niet kan zoekraken en voor minder puzzelwerk zorgt dan een handtekening die amper leesbaar is.
Kaap van 600.000 bestellingen overschreden
Inmiddels zijn er al 600.000 bestellingen met deze mobiele applicatie verwerkt. UZ Gent heeft nu concrete plannen om de applicatie ook te integreren met het apotheekpakket. Daardoor kan het proces al van bij de aanmaak van de bestelbon in de apotheekapplicatie geautomatiseerd verlopen.
“Dankzij het nieuwe systeem kunnen we gemakkelijk opzoeken waar een zending zich bevindt. Het is ook een grote verbetering dat alle koelkastmedicatie nu automatisch afgetekend moet worden. We hebben veel minder problemen met koelkastmedicatie die te lang op kamertemperatuur blijft liggen op de diensten. En bij de af te tekenen zendingen kan je ook vlot nakijken wie de zending ontvangen heeft”
Katleen Van Butsele, ziekenhuisapotheker UZ Gent
Met behulp van de oplossing van Amaron kunnen we bovendien de pijnpunten vastleggen en onze logistieke looplijnen optimaliseren.”
Lynn De Gryze, logistiek leidinggevende UZ Gent
