, , ,

UZ Gent heeft al meer dan 1 miljoen apotheekzendingen verwerkt met mobiele Workflower-applicatie

Toen bij UZ Gent het bestaande systeem om apotheekzendingen te managen end-of-life was, werd beslist om een nieuwe oplossing te implementeren die perfect paste binnen het ziekenhuisbrede traceringsproject. Met Workflower bouwden we een procesgestuurde oplossing, aangevuld met een mobiele applicatie, waarmee het ziekenhuis dagelijks 700 apotheekzendingen verwerkt. Alles samen gaat het nu al om meer dan 1.000.000 zendingen! Het grote voordeel van het systeem is dat het proces beter gestructureerd is dan voorheen en dat je voor elke zending de status kan opvolgen.

“Met dit proces hebben we bij UZ Gent de BPMN-standaard geïntroduceerd. Hiermee willen we het procesmatig denken in het ziekenhuis bevorderen en een gemeenschappelijke taal creëren tussen technische mensen en domeinexperten.”

Yves Vander Haeghen, Senior Software Engineer UZ Gent

Transparant proces voor medicatiezendingen – stap voor stap

  • Wanneer er een bestelling binnenkomt, maakt een apotheekmedewerker het pakket met de bestelde medicijnen klaar. Hij of zij vult een Workflowerformulier in met de gegevens van de zending en kan daarbij specifieke parameters aanvinken: of het pakket gevaarlijke producten bevat en of deze temperatuurgevoelig zijn, of de zending dringend is en/of bij ontvangst afgetekend moet worden. Via een integratie met het apotheekpakket, zal het proces voor bepaalde categorieën geneesmiddelen automatisch geïnitialiseerd worden.
  • Aan de hand van een koppeling met de GS1 masterdata van het ziekenhuis ontvangt de Workflower-applicatie een unieke ID voor het pakket. Er wordt ook een label geprint in het juiste formaat en met de juiste symbolen, dat wordt aangebracht op het pakket.
  • Niet alleen de pakketten hebben een unieke code. Dat geldt ook voor alle locaties, medewerkers enz., die elk een GS1 ID hebben in de GS1 masterdata store. Op die manier krijg je een universeel systeem waarmee je voor elke activiteit kunt loggen en traceren wie wat wanneer doet, en waar.
  • De apotheekmedewerkers brengen de pakketten die klaar zijn naar een tussenruimte en dan neemt de logistieke afdeling het verdere transport voor haar rekening. De bodes hebben een mobiele applicatie ter beschikking die hun activiteiten aanstuurt. Alles gebeurt via scanning; klikken is amper nodig.
  • In de logistieke ruimte is er een dashboard waarop het team continu kan zien welke pakketten al in de tussenruimtes beschikbaar zijn en welke gepland staan.
  • Producten die dringend zijn, worden direct naar hun bestemming gebracht.
  • Producten die minder dringend zijn, gaan mee met de geplande rondes. De logistieke medewerkers scannen met de mobiele applicatie alle pakketjes die meekunnen op hun ronde en laden ze op hun transportkar.
  • Als ze op hun ronde de code van een ruimte scannen, vertelt de applicatie hun precies welke pakketten ze er moeten achterlaten.
  • Betreft het een levering die afgetekend moet worden – in geval van dure medicatie (bv. cytostatica), verdoving en koelkastmedicatiemedicatie – dan krijgen de medewerkers bij het uitscannen van het pakket een taak om de badge van de medewerker die het pakket in ontvangst neemt, mee in te scannen. Deze validatie vervangt het aftekenen op papier.

Voordelen van de applicatie:

  • Tracering van de medicatietransporten:
    Het proces is volledig traceerbaar dankzij een doorgedreven scanning: wanneer iets vanuit de apotheek in een tussenruimte wordt geplaatst, een zending aan een ronde wordt toegevoegd, iets wordt afgeleverd op een dienst…
    Dankzij de digitale aftekening die voor een aantal producten afgedwongen wordt door het systeem, heb je inzicht in de status en kunnen discussies vermeden worden. Er zijn ook minder problemen met medicatie die te lang op kamertemperatuur blijft liggen.
  • Inzicht:
    De logistiek verantwoordelijke heeft een beter overzicht van de gehele workflow en kan alles goed opvolgen.
    De applicatie voorziet ook data die je kan gebruiken in statistieken, bv. om het aantal zendingen op te volgen, om bij te houden hoe lang bepaalde middelen onderweg zijn, of om de efficiëntie van de leveringen te evalueren. Op basis van de data die je ter beschikking hebt, kan je het proces optimaliseren en de rondes beter afstemmen op de behoeften van de afdelingen.
  • Gebruiksgemak:
    De intuïtieve user interface maakt dat nieuwe collega’s in de apotheek en bodes snel met de applicatie overweg kunnen.
  • Flexibel aanpasbaar:
    De administrators van de apotheek kunnen de applicatie flexibel aanpassen zonder tussenkomst van IT of Amaron, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe dienst moet worden toegevoegd.
  • Compliance:
    Er is meer compliance en procesmatig denken door het gebruik van de BPMN-standaard.

Kaap van 1.000.000 bestellingen overschreden

Inmiddels heeft de ziekenhuisapotheek van UZ Gent al 1.000.000 zendingen met deze mobiele applicatie verwerkt.

“Dankzij het nieuwe systeem kunnen we gemakkelijk opzoeken waar een zending zich bevindt. Het is ook een grote verbetering dat alle koelkastmedicatie nu verplicht afgetekend moet worden. We hebben veel minder problemen met koelkastmedicatie die te lang op kamertemperatuur blijft liggen op de diensten en bij de af te tekenen zendingen kan je vlot nakijken wie de zending ontvangen heeft. Mooi meegenomen ook is dat Amaron heel bereikbaar en behulpzaam is als we vragen hebben over de Workflower-applicatie.”

Katleen Van Butsele, ziekenhuisapotheker UZ Gent

“Met behulp van de oplossing van Amaron kunnen we onze logistieke looplijnen optimaliseren zodat ze beter tegemoetkomen aan het voorschrijfgedrag van de verschillende diensten.”

Lynn De Gryze, logistiek leidinggevende UZ Gent

Op de foto hierboven (vlnr): Lynn De Gryze, Katleen Van Butsele, Yves Vander Haeghen (UZ Gent), Kelly Mouton (Amaron)